某公司会议管理办法.docx
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1、某公司会议管理办法1.0目的:为使公司会议管理规范化和程序化,提高会议质量和效率,特制定本办法。2.0适用范围:适用于公司所有正式会议。3.0职责:3.1 行政管理部负责公司性会议组织,公司会议室统筹安排,跨部门会议的协调,重点会议出勤率和跟踪、重点会议决议的追踪;3.2 会议主办单位负责会议通知的草拟、与会人员确认、会议资料准备与发放、会议记录、决议跟踪等相关工作,保证会议目标的达成;3.3 会议主席(主持)负责会议决议或指示事项的确认;3.4 与会人员准时参与会议,按要求提供会议资料,参与讨论、会议决议执行。4.0定义:4.1 会议:是指三个或三个以上的人(其中一个为主持人),为发挥特定功
2、能而进行的一种面对面的多向沟通方式。4.2 例行工作会议通常称为例会,一般是会议召开的时间基本固定,会议的流程、议题和与会人员也基本固定。4.3 专题性会议:就某一项工作、某一个问题召开的,会议任务比较单一,讨论的问题比较集中。4.4 临时性会议:就某一主题临时性召开的会议。5.0管理办法5.1 会议分类5.1.1 公司会议按照举办性质分为:公司性会议、跨部门会议、部门内会议(含大区会议、区域会议、门店会议)。5.1.2 公司会议按会议目的分为:决策会、宣导会、沟通会、评审会、报告会等。5.1.3 行政管理部每年检讨一次公司定期各类例行性会议举办目的与方式及必要性,作成公司例行性会议一览表,经
3、总经理批准后发放各部门。(见附件一)5.1.4 各部门依照业务需要,可召开临时性或专题性会议。5.2 会议准备5.2.1 会议主办单位根据会议的需要确定会议主题、与会人员和时间,提前两个工作日以上拟定会议通知(见附件二),提出会议申请。例行性会议仅在第一次召开或议程变更时须拟定会议通知,若未作变更的例会可直接由主办单位电话或口头通知相关与会人员即可。5.2.2 会议通知单的审批:例会会议由会议主持人批准,部门内会议由部门经理或中心总监批准,跨中心会议及公司性会议由行政总监批准。5.2.3 主办单位至少提前一个工作日将已审批的会议通知单交行政管理部,并通知所有与会人员。5.2.4 主办单位应根据
4、会议议程提前做好会前沟通与会前资料准备:5.2.4.1 会议主办单位准备好相关的会议资料,随会议通知单提前发给与会人员;5.2.4.2 与会人员根据会议议程准备好相关的会议报告资料,至少提前四个小时用电子文档发给会议主办单位;5.2.43会议主办单位应追踪上次会议决议达成情况,并汇总所有与会人员的会议资料(必要时调整会议议程的时间),至少提前两个工作时发放主持及所有与会人员。525预备会:对于重要的会议(比如月、年度计划会议等),必须召开预备会。预备会要把正式开会的有关问题提前通报,并请与会者给予重视,作好发言的准备。5.2.6会议主办单位至少提前一个工作时布置会场和准备好会议的相关会议设施。
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