!养成良好的经营分析工作规范[2].docx

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1、养成良好的经营分析工作规范（文/ExceIPro的图表博客）笔者所在的这个行业，从集团公司、省公司、市公司到县公司的每个部门，都有很多人从事所谓的经营分析工作。这些人整天与报表、数据打交道，有人戏称为表哥表姐，每个月初固定的那么几天都要做经营分析，有人戏称为yuejing”,平时还要应付领导各种各样的数据需求，或者专题分析，非常繁琐、枯燥和辛苦。因此，要想轻松的应付这种工作，必须形成良好的工作习惯和规范。1、规划并建立分析底稿。经营分析人员要开展分析，首先需要从外部获取大量的表格和数据，这些数据的取数来源、文件格式、更新周期、数据质量都不一样，要做好分类整理，在一个大目录下分来源存放。获取外部

2、报表后，要形成自己的分析工作底稿。不要直接在这些文件上开始进行表格、图表的制作。通过使用粘贴、链接和V1OOkUP等技术，分析底稿从原始文件中引用数据，根据分析目的，制作规范的表格、图表。每月源数据更新时，分析底稿可以自动更新链接，或只需扩展引用公式更新。分析底稿可以形成很多个，一个分析目的即可形成一个，成为一个个的分析模块。分析底稿可以在一个目录下存放，也可进一步按部门、业务、产品或客户群等分开。我的体会是，分析底稿非常重要，其中要写好备注说明，将数据的来龙去脉、更新方式、分析逻辑、注意事项都注明清楚，越详细越好，以备时间长了自己会忘记当时的构建思路。一旦更换工作岗位，也便于工作交接，使后来

3、人能快速接手。我看到的写备注说明的人太少了，如果你能做到这一点，你就已经超越了95%的分析人士!2、从分析底稿到分析报告的图表链接。分析底稿中做好的表格、图表，要引用到分析报告PPT中，很多人直接更制、粘贴，建议千万不要这么做。这样做的问题有：* 报告版本易混乱，极易发生数据未更新完整的情况；* 在PPT中的对象框内编辑，受到空间限制，不便编辑操作；* 易使文件体积过大。2003中直接粘贴时粘贴的是整个exce1文件，粘贴多个图表时文件会被反复粘贴进去。* 易发生数据泄密。一旦对外发布PPT版本报告，整个exce1文件就都放出去了。建议的操作方式是选择性粘贴一粘贴链接。在Exce1中复制要引用

4、的表格或图表，转到PPT中，菜单编辑一选择性粘贴一粘贴链接一exce1工作表对象，确定。这时PPT中只是一个显示外观的链接，表格、图表以及数据源均在exce1文件中进行调整修改。这样链接的好处是：* 方便每月数据更新。每月数据更新时，整个更新流程从原始文件一分析底稿一分析报告，自动更新链接，准确高效。在分析底稿种更新、修改图表，没有操作空间的限制。* 在不同报告中复用表格或图表。分析底稿以及其中的表格、图表，类似于程序开发中的模块，可以被多份报告引用，快速建立和完成领导需要的报告。* 屏蔽分析逻辑思路和细节数据。对外发布PPT报告时，接受者无法查看图表背后的数据，更不会看到你的分析底稿。* 文

5、件体积不致于太大。当PPT报告中的表格、图表来自于分析底稿的链接时，更新方式有：* 在打开PPT文件时询问是否要更新链接，选是则自动更新所有链接，需要先确定分析底稿已更新正确。不建议采用此方式。IicrosoftOfficePowerPoint如不您更龄出链拉，PosrPoiN将试睡素最褥的信息.1)姐果您不更新该防我，PowerPoint格使用以前的信息.注，文件链接可用于访问和共享机密信息而不需要名的权限，并且可能执行耳他有若泄住.如果嫌不信任该演示交稿的戏，谱不要更就该站接.奥新福报I徽冶神*在菜单编辑一链接的对话框中，有所有的链接列表，可进行更新、断开等操作。同样不建议采用此方式。链接

6、C1):类型更新关闭Dcccccccc.一经营概况.乂1$!分公司！1经营概况x1s!分公司！一,应收帐款X1GSheet1!i主营收入x1s!分公司！1.八语音业务.乂1，!语音！语1.政企客户分析.10分项1一政企客户分析.乂1$!分客1一政企客户分析.*1$!分项政企客户分析x1s!分项家庭客户分析.x1s!家庭.工工工工工工工工工R表表表表表表表表表动动动动动动动动动自自自自自自自自自国立即更新包)打开源文件Q)更改源文件C)f断开施接)源类更文型新D.家庭客户分析x1s!家庭客户累计收入增长情况！家庭客户分析X1MicrosoftOfficeExce1工作表自动。手动)每个月的分析报

7、告定稿后，可匏制到按月份的归档目录下保存，文件名上带上月份或日期，做好版本管理。下个yuejing期来临的时候，免制上个月的文档作为工作开始的基础,轻松进行数据更新，重点进行分析和结论拟写。最后，做好上述文档目录的备份，至少每周刷新一次备份文档，以防不测，如果因事故丢失文档，你会欲哭无泪。备份可使用公文包方式，快捷迅速。据跳出的对话框进行更新的方式，这样不便于判断。5、在做月度经营分析报告时，由于版本较多，为便于后期的索引，建议按月进行规范，这样可以清晰的看到属于哪个月份的报表，从而实现轻松办公。（如A公司财务报表，可采用I1-A公司财务报表-0912,11代表报表类别，0912表示09年12

8、月报表）6、对外发布时，建议用Pdf格式，好处是避免OffiCe2003和2007版本不一致而造成的无法打开的情况，同时也可以避免出现很多链接而造成的数据泄密情况；*在PPT文档中的表格、图表对象上，右键一更新链接，在更新数据的同时，可从更新结果确认分析底稿是否正确，有问题时直接双击可打开分析底稿进行编辑，保存后修改结果立即反映在PPT中。作为一个谨慎的分析人士,建议采用此方式，逐一更新检查每个链接。3、分析报告的发布和归档。对外发布报告尽量使用PDF版本。如需对外发布PPT版本，请记得先断开所有链接。如果不这样做，一是链接列表易暴露你的分析逻辑，二是当接受者打开你的文档时，如果不小心选择了更

9、新链接，而你的文档中有100个链接的话，他需要点击100次鼠标！需要打印PPT报告时，强烈建议使用fineprint软件。自己用的草稿版本，可以每面打8张或4张胶片，对外的报告版本可以每面打2张胶片，当然都是双面打印！这样既便于阅读、又节约纸张。每次看到有人单面打印或者每面只打一张胶片，我都感到非常惋惜。爱护地球，保护环境，从我做起，从fineprint开始！这篇文章对自己的启发很大，下面是个人的体会，欢迎大家进一步探讨。1、要提高自己的工作效率，就要对自己的工作进行分析，该怎样进行分析呢？主要就是通过优化流程，EXCe1里的编辑-链接功能有很大的作用，可以快速实现转换，这一点对今后的工作启示还是很大的，特别是在写经营分析报告时。2、以经营分析报告为例，要做好数据链接，要做好2个基础表，首先是数据原始表，然后是数据加工表，（数据加工表中单位可能是万元或千元，可能只要数据底稿的关键部分,数据加工表是通过基础表进行的二次加工），经营分析报告中的数据表是通过数据加工表（编辑-链接）得到的。方便数据及时更新，只需要在数据底稿更改一次，后面的均可实现自动更改。3、为便于工作的长期性，要成规范的操作习惯，则在数据加工表中应注明来龙去脉，以便于后期的查看，以免遗忘。4、在更新时，建议采用分析判断的方式进行更新，从而提高工作效率，不建议使用直接根