基层档案收集工作的基本原则.docx

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1、基层档案收集工作的基本原则齐全完整是收集工作的基本原则。齐全是对整体而言，把本机关制发的和外来的文件材料全部收集起来，谓之齐全。完整是对个体而言，把一份文件的正件与附件、印件与底稿等，不缺件、不少一页的都收集起来，谓之完整。齐全完整要始终贯穿整个收集工作以至整个立卷归档工作全过程。为保证这一原则的贯彻落实，必须注意抓好以下几项工作。全面收集1收集文件要有整体意识，即不论是本机关制发的，还是上级党政领导机关、上级业务主管机关、同级机关、不相隶属机关、下级机关发来的；不管是单位保存的，还是单位领导或各部门以及个人存放的；不管是文字材料，还是图纸、报表、声像材料；不管是现实的，还是以往的，只要是在机

2、关工作活动中形成和使用的文件材料，都要想方设法通过各种渠道进行全面收集。重点收集2在全面收集的同时，还要注意重点收集。从机构方面讲，本机关的机要收发部门、各内部机构等是收集的重点。从个人方面讲，单位主要领导、办公室主任、秘书、机要收发人员、内部机构负责人以及内勤人员等是收集的重点。从文件内容讲，记述和反映本机关主要职能活动和历史面貌、方针政策性强、科研价值高、凭证作用大的文件材料是收集的重点。注意账外文件的收集“账外文件”指未经收发登记和打印、编号的文件，主要包括以下各类：本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本机关领导在会议上的讲话、发言以及会议上印发的本单位

3、典型材料。代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。上级机关批转、转发本机关的文件。国家、省、市和上级机关领导视察、调查、检查本机关、本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料。本机关召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政领导办公会、工作会议、专业会议等形成的会议记录、纪要、简报、领导人讲话稿等文件材料。本机关各种基础数字统计报表和分析材料，如党员、团员、干部、离退休干部、公务员统计报表，机构编制、人事、劳动工资、社会统筹、保险、固定资产、纪检监察案件统计报表，主管业务统计报表，财务决算，审计结论等。本机关目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以

4、及突发事件、重大活动中形成的文件材料。本机关各级党组织在工作活动中形成的文件材料。本机关干部职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料以及党员、干部、职工名册。本机关制定的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等。本机关编印的简报、出版物定稿、样本，包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等。本机关请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本机关的批复。本机关与外机关签订的各种合同、协议书等。本机关检查下级单位的工作、调查研究时形成的文件材料。新闻媒介（报社、电台、电视台、杂志社）报道、转载本机关工作活动的文章、图片、采播通知单等。本单位领导班子及成

5、员的述职报告。政府部门在整个采购过程中所形成的报告、标书、合同等，如用户申请报告、项目要求、设计方案等反映采购要求的文件；招标通知、竞标登记、竞标单位的标书、竞标会议议程、专家名单、专家意见、竞标结果，采购合同记载竞标和采购合同鉴定过程的文件材料；合同变更、设计更改、验收意见、合同执行报告、争议处理等记载合同管理执行情况的文件材料。注意检查已归档文件材料的质量检查已归档文件材料的质量应注意以下几项：收文的正件与附件是否齐全完整。收文与收文阅办处理单是否齐全完整。收文阅办处理单应与收文一并归档，收文阅办处理单是收文传递过程的真实记录，载有领导针对来文做出的有关批示，在履行传递职能过程中充分起到了

6、传达领导意图、明确职责的作用，避免相互推诿、扯皮，提高工作效率。因此，两者应一并归档，以便切实有效地维护机关文件传递活动情况的历史原貌，保持文书处理工作的延续性、继承性和规律性。发文的定稿与正本是否齐全完整。文件的定稿与正本（即打印件）应一并归档，因为一份文件的定稿和正本是密不可分的整体，定稿指单位领导签发的最后定稿，它反映了文件形成的过程及有关人员在文件中所负的责任，是正本的依据，正本是收发文机关或执行部门开展工作的依据，具有法定的实际效用。定稿和正本各有各的作用，缺一不可。所以，国家档案局发布的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定中规定：“机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文

7、件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档，国家档案局发布的中华人民共和国行业标准归档文件整理规则（DA/T22-2000）中进一步规定：“归档文件的整理单位文件正本与定稿为一件”，河南省档案局归档文件整理规则实施细则中规定：“归档文件以件为单位进行整理正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）作为一件”。计算机输出的文件定稿也不例外，除正式文件由责任领导人在发文稿纸上签发意见外，大部分的一般文稿都是在“原汁原味”的机读文稿（即最后定稿）上直接签发意见后再印制或输出正式文件。凡属计算机输出的定稿，一是要附发文处理签，二是要加盖骑缝章，避免弄虚作假，以维护文件的真实性和凭证性，确实发挥文件的法

8、定效力，但不必重新抄写，否则就破坏了文件的原貌，同时也失去了办公自动化的优势。检查已归档的文件签发手续是否齐全，如印件是否盖有单位印章，定稿与正本是否残缺不全等，凡手续不全或缺页的文件应补齐。本机关的请示与上级机关的批复、下级机关的请示与本机关的批复是否齐全完整。如达不到齐全完整，可依照下列几种方法处理：A、对有批复缺请示的处理。一般来讲，有批复肯定有请示，如缺请示文件，应认真查询。一是找承办请示事项的部门或个人查询，二是找发出请示的单位查询，找出请示后与批复一起归档。B、对有请示缺批复的处理。此类情况有以下几种处理方式：a、有批复但未归档。一是有关申请添置固定资产、调拨经费的批复文件，一般习

9、惯于由财务部门或业务部门直接用批复原件去办理划拨、添置手续，办理完毕后将批复原件和凭证一起归入会计档案，对此，应明确要求其在手续办理完毕后将批复原件交文书处理人员归档，并提供批复的复制件与会计凭证一并归档。二是批复文件未经正式收文渠道传递，而由经办部门或经办人员直接取回后留存，对此应要回原件归档。b、电话批复、口头批复未形成文字，或未批复但实际上已经办理，既成事实。此类请示文件在归档之前，应由承办人员在请示文件上注明办理的具体情况，并加盖公章后归档。c、直接在请示原件上批复的文件将此份请示文件直接归档即可。d、一个问题或一件事情经多次请示才予批复的，将批复文件所针对的最后一份请示随批复一并归档，前几次请示文件可不归档。e、未批复也未办理的请示文件属于正在办理过程中的文件，可暂不归档，但必须妥善保管以备查找。如此类请示文件较多，已没有批复的可能，可单独整理。