员工档案管理规范.docx

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1、员工档案管理规范1 .目的为记录公司招聘和录用人员、人员异动、员工离职等人力资源变动的过程，以规范人力资源操作规程。2 .适用范围某某有限公司全体员工。3 .个人档案应含内容3. 1员工信息基本资料：身份证、学历证、学位证、技术等级证明原件之复印件等。3.2员工求职审定材料：求职表、履历表、面试记录表、离职证明、健康证明员工异动审批表等。3.3合同协议类：员工与公司签定之劳动合同或协议等有效文件。3.4员工异动记录：升职、调职、降职、调薪等。3.5奖惩记录3.6请休假记录3.7绩效考核表3.8培训记录表3.9年度工作计划及年度工作总结4.个人档案管理程序及政策规定4.1自员工报到之日起，按照员

2、工工号建立员工个人档案。内容包括员工基本信息资料和员工求职审定资料。待劳动合同签订后，将劳动合同一并放入。4.2有任何员工异动、奖惩等重要事件的文件资料都应按时间先后顺序放入，按先发生先放入的原则、最新的资料应放在个人档案的最上面。4.3员工的档案的所有资料应保证纸张的完整和统一性，可用纸制文件夹，在文件夹的封面标上员工工号。4.4所有员工的工号应永久保留，离职人员的档案在员工离职当日在档案本上做上标记，以便识别其性质，每年整理一次将当年的离职人员的档案放入公司规定指定文件收藏地。4.5员工信息保存年限4.5.1信息永久保留的员工：历任公司部门经理以上的员工、各分公司及分公司负责人、与公司发生

3、过劳动争议并且在劳动部门立案的员工、在公司任职期间被公检法等部门拘留审查、逮捕法办的员工、对公司有过重大贡献由公司领导指定特别永久保留信息的员工、在公司有未报账款、未还财物携款、物不辞而别的员工、被公司开除、除名、违纪辞退、经济性辞退的员工、应作违纪处理改作强制劝辞的员工、涉嫌盗窃、挪用、贪污公司财物暂未查实的员工、曾任职公司财会、采购、司机、业务、仓储及门卫的员工、担任过10万元以上工程项目经理或工程师的员工、因工死亡的员工、因工或非工伤病住院医疗期满公司依法解除劳动合同的员工、有特殊技术或技能的员工、离职后与公司发生业务关系员工、离职时有暴力实际行为或以暴力相威胁以求利益的员工、掌握公司商

4、业秘密的员工。4.5.2信息保留到离职后十年的员工：任职经理级员工。4.5.3信息保留到离职后两年的员工：以上项以外的员工。4.6由人力资源部指定人员负责管理所有当地人力资源部管辖范围内的员工挡案。只有此指定人员可以查看员工档案并为所有员工负责其档案的建立、更新和保密。如果员工直接主管要查看其属下的资料，需向人力资源部提出申请，经确认后方可查看。4.7人力资源部指定人员不得玩忽职守，透露员工资料，否则将受到公司处分，严重的将被解除劳动合同。5.员工工号编制5.1位数：9位5.2编排：XXYYYY#,XX代表：区域名（列表如下表），YYYY代表加入公司年份,#代表当年加入公司的序列号。上海总部:SH,珠海：ZH,东北：DB：华北：HB,华南：HN,华中：HZ,西北：XB