单位电话使用管理办法.docx

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1、电话使用管理办法制定部门：总务处2011年10月20日编订2015年07月09日第3次修订第1章总则1.1 目的111.2 适用范围111.3 管理部门1-11.4 管理部门工作职责1-11.5 保养部门111.6 保养部门工作职责1.7 使用（申请）部门及工作职责1-1第2章电话等级与分配原则2. 1内线电话等级2-12.2内线电话分配原则2-1第3章电话申请及核决权限3. 1申请作业314. 2核决权限3-1第4章使用管理5. 1长途电话4-14. 2权威密码之管理4-14.3 使用要点4-14.4 院内分机话线4-14.5 费用分摊原则4-1第5章移动电话使用与管理5. 1申请作业5-1

2、6. 2移动电话话机及通讯公司之选用5-15.3 移动电话话机之管理5-15.4 移动电话费用之管制5-15.5 移动电话之分配与管理5-1第6章附则6.1 实施与修订6-1附表附表一电话申请单A-1附表二长途电话登记单A-2电话使用管理办法2015年7月9日第3次修订第1章总则1.1 目的为使本院电话设备使用管理及费用分摊有所遵循，特订定本办法。1.2 适用范围本院各交换机、电话机等，有关通讯设备、通讯线路之使用管理及费用分摊等，均依本办法办理。1.3 管理部门各交换机系统(含值机台)由总务处统一保管与管理，并指定专人负责；惟各部门依其工作需要申请设置之局线(不经交换机系统之专用外线)或其它

3、通讯设备，得由使用部门自行使用与管理。1.4 管理部门工作职责(1) 交换机设备之购置、租赁及设备使用管理。(2)综理对外电信业务及电话费、电报费(含局线话费)缴纳及费用分摊。(3) 交换机值机话务员之操作训练与操作规范制订。(4) 分机号码编订。(5) 各部门各级电话数量统计。(6) 话务量定期统计与分析。(7) 电话电缆线路分布规划之委托与验收。1.5 保养部门交换机、电话机、线路及通讯设备统一由工务部门负责维修与保养，得由工务部门委托专业厂商负责作业，并指定专人负责。1.6 保养部门工作职责(1) 电话机之请购、验收、安装、拆迁、缴库等作业。(2) 电话线路之架设、维护及故障修复。(3)

4、交换机系统(含值机台)等相关通讯设备之施工、维护及修复作业。(4) 电话电缆线路之分布规划。1.7 使用(申请)部门及工作职责各式线路申装/撤或迁移，由线路实际使用部门提出申请，若线路为本院共同使用者，则由管理部门评估后提出申请。第2章电话等级与分配原则2.1 内线电话等级本院内线电话依使用者工作需要，分为甲、乙、丙、丁四个等级，功能说明如下：功能别级别国际长途国内长途市区内部甲级VVVV乙级XV丙级XX丁级XXXV说明(1)J表示可直拨，X表示不可直拨。(2)国际长途直拨，须以当地电信局开放直拨业务为前提。2.2 内线电话分配原则(1) 院长级(含)以上：每人一二线号码。(2) 部处长级：每

5、人一线号码。(3)科长级及须经常对外业务联络之人员：每一二人，一线号码。(4) 无须经常对外业务联络之幕僚人员：每二三人，一线号码。(5) 无须对外业务联络之现场单位，得视需要装设丁级电话。(6)会议室、简报室或其它公共场所，得由该地点管理部门依其需要性装设丙级电话(或丁级电话)，并注意使用权限管制。第3章电话申请及核决权限3. 1申请作业(1)电话之装设、迁移、撤销由申请部门填具电话申请单(附表一)并附电话配置位置图，依核决权限呈准转管理部门依核定原则办理后，转工务部门协助相关线路之装设、迁移、撤销、跳线与设定作业。(2)电话之装设申请，如需新配置电话线路者，申请部门应于电话申请单呈核准后，

6、开立工程委托单委托工务部门进行配线或小型交换总机系统采购作业。(3)如属须向电信局申请之通讯设备，其装设、异动则由申请部门以签呈依核决权限呈准转管理部门办理；申请部门应同时向院区工务部门确认是否需开立工程委托单，以建置实体线路，缩短作业时效。3.2核决权限核决流程申请部门管理部门申请内容电话等级申请人部处长院长级决策委员会科长线路装设移动电话审决会专用外线、甲级电话、数据专线审审决会乙级电话审决会丙、丁级电话审决会话机装设与线路迁移专用外线审审决会甲级电话审审决会乙级电话审决会丙、丁级电话决会线路撤销专用外线决会甲、乙级电话决会丙、丁级电话.J:决会使用权威密码审审决会通话记录/管理表单决会一

7、、外线：含中继线、局线及其它须向电信局申请之各类专用线路或通讯设备。二、电话之异动如原使用部门已裁撤，则由存续部门或管理部门代为申请核决。三、院区交换机系统具备权威密码功能，且有大量拨接国内长途电话需求之部门，得申请使用权威密码，免经值机话务员，可利用分机拨打国内长途电话。四、通话记录指记录各分机拨出通话时间与受话号码。五、申请自费装设及使用专用外线、局线及通讯设备，其线路装设、话机、线路、设备迁移、撤销等，经呈院长级主管核准后，由申请单位自行办理。第4章使用管理4. 1长途电话(1)各院区间(清华大学附属医院，如第一附属医院、第二附属医院)有中继专线可供联络者，应先行使用，尽量避免使用局线直

8、拨。(2)挂接长途电话时，总机话务员即需将要求拨接人员之分机号码、发话人姓名、受话人电话号码及拨接时间，登记于长途电话登记单(附表二)后予以挂接。4.2权威密码之管理(1)申请权威密码者经核准后，由管理部门(或总机)指定专人通知当事人报备密码，并转请工务处专人输入计算机建档后使用。(2)每月管理部门(或总机)应依使用权威码之单位，以发生费用多寡排序出表，供相关部门据以检讨与管理。4.3使用要点(1)使向电话时内容应力求简单扼要，且预先摘记通话要点，以缩短通话时间。(2)市内电话(含市内专线)限公务接洽时使用，私事则应使用公共电话或私人移动电话。(3)本院出差人员及来访之宾客、厂商使用电话时，则

9、由接待部门人员代为挂接。(4)单位申请传真专用、刷卡专用等线路，应以专线专用为原则,严禁用以拨接国际长途或移动电话通话联络使用。4.4 院内分机话线分机专用话线不得擅自转接个人计算机网络使用，经查获者，提报人评会议处，并追缴网络使用所发生之电话线路费用。4.5 费用分摊原则(1)由单一部门或可明确归属成本负担之局线、移动电话门号及其它专用电话(设备)所发生之费用，由该线路(设备)使用部门负担。(2)国际电话费依总机代拨接实际发生费用，由使用部门负担。国内长途电话费由管理部门依全院实际国内长途费用，按长途电话登记单，中各部门拨接时间比对账单后进行金额分摊。直拨电话基本月租费及市内电话费将依电信局

10、电话账单金额进行分摊，惟中继线月租费等无法明确归属成本负担部门之费用，由院区公共成本负担(10000)o第5章移动电话使用与管理5. 1申请作业移动电话之申请应以长期外出洽公地点无电话可使用，且若未实时联络处理将造成院方损失或影响业务等情况，使用部门始可填具电话申请单(附表一)，呈院长级主管核准后，交本院总务处办理移动电话门号及话机请购领用作业。5.2 移动电话话机及通讯公司之选用使用部门应依使用地点及需要，申请适用之话机及通讯公司并于申请理由栏注明，以利采购部门配合。5.3 移动电话话机之管理(1)移动电话话机由申请部门统一保管者，申请部门应设专人负责话机借用与保管之责并输入HIS个人保管品

11、资料档，并设登记簿，记录使用者姓名、借用日期与时间，借用期间需负话机保管之责及控制该期间之通话量。(2)核定个人使用之移动电话，其话机保管及通话量由使用者负责。5.4 移动电话费用之管制(1)移动电话之使用应以在医院外，电话使用不方便之情形下使用。(2) 通话时间、内容应力求简单扼要。(3)每月通话费用均须呈院长级主管核准，并由使用部门负担话费，费用报支应检附通讯公司之通话明细表，俾以核对使用状况，若有异常状况则由使用者(含借用者)个人负责。5.5 移动电话之分配与管理：有关移动电话之分配与管理规定另订之。申请部门使用人职位（称）1职务名称会科计目申请类别1 .线路口增设线口撤销号码：2 .话

12、机口增设口迁移口撤销（电话号码现有数拟增（减）数）3 .移动电话口增设口撤销（电话号码现有数拟增（减）数）4 .权威密码：口新设口更改口取消（使用人人员代号，申请核准后，由总务处专人通知使用人，经告知密码后办理建档）电话等级1. 口局线2. 内线：口甲级（国际长途）线口乙级（国内长途）线口丙级（市区电话）线口丁级（内部专用）线3. 口其它装设拆迁日期地点申请理由申请部门院长主管经办管理部门1. 口拟分配号码说明：2. 拟不同意说明：科长：经办：施工部门一式一联：申请部门呈核，会管理部门审核施工部门管理部门(建档)表号：G1200301规格：A4附表一电话申请单电话使用管理办法A-12015年7月9日第3次修订殊二长强鞭登记单年月H分怫加人解辨人嬲何颓鄂娜煨名iiik雕神韩处制）长蒯蒯协加期;G1200302-A4A-22015年7月9臊3蝴T神撕管聊法