企业销售合同管理操作规程.docx

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1、ZZZZ有限公司企业标准合同管理操作规程Q/ZZZZ-2008代替 Q/ZZZZ-20051范围本制度规定了合同操作的一般规定、招标、投标、订立、效力、履行、变更、转让、管理部门及管 理人员、考核、纠纷的处理、其他规定等。本制度适用于集团及集团成员企业及所属分支机构的成本核算。2 一般规定2.1 为适应市场经济社会环境，维护本企业的正常经营程序，保护本企业和相关员工的合法权益，促进 本企业的持续、稳定、健康发展，依据国家法律和行政法规，根据国家司法现状，制订本规程。2.2 本规程所称合同是指本企业与其他法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的一切 协议。2.3 本规程的适用范围为后

2、列九种有具体名称的合同。2.4 本企业有权对外签订合同的人员，以下一律简称为本方签约人。本方签约人必须严格遵循中华人 民共和国合同法第三条、第五条、第七条的法律规定，全面、深刻地理解并掌握经营活动必须将原则 性和灵活性有机结合这一行为宗旨和相应方法。2. 5本企业合同行为以相对稳定的地域分工为外部管理的基本依据。3招标、投标如果应当履行招标投标程序后再签订合同的，必须依据国家现行招标投标法规定执行；在不了解该 法律规范的情况下，可由法律顾问提出咨询意见。4合同的订立4.1 签约资格4.1.1 本方签约人,必须持有本企业法定代表人签发的签约资格证书（样式另行制订，有效期为一年, 期满经本企业考核

3、后合格的，应当给予盖章延续效力，以此类推没有签约资格证书的本企业人 员，其对外签署的任何文件或书面资料一概无效，本企业一律不予承认，由此所产生的一切责任，由该 员自行承担。4.1.2 1.2本企业将依据一定的标准，在本企业全体员工范围内，每年定期以笔试加口试的方式组织考试， 考试成绩张榜公布，定量择优选取本方签约人；本企业将举行相应的仪式，由法定代表人正式授予签 约资格证书。4.1.3 本企业在选拔销售人员和其他对外岗位管理人员时，凡持有签约资格证书者，在同等条件下 享有优先录用权。4. 2合同形式合同有口头和书面及其他三种形式。对合同的形式应作广义理解，不能仅仅限于只有合同文本纸， 才是合同

4、。4.3 一项口头合同关系的成立，必须具备下列原件证明材料a）对方开具的有效介绍信；Q/ZZZZ-2008b）对方有权签字人签字或盖有备案公章的收贷回单；c）铁路、公路、水路货运单、提单；d）对方通过银行转帐付款的汇票、本票、支票复卬件或本企业财务收款进帐单；e）与收货人名称一致的、由本企业开具、对方出具收条的增值税专用发票；f）有对方有权签字人签字或盖有备案公章的对收单。4.4 在下列情形下，可以采用口头合同a）对方已经付清对价现金的；b）经本企业法定代表人或本企业副职负责人事先书面同意。4.5 属于合同性质的材料，主要指以下可以有形地表现所载内容的形式a）本企业现行统一印制使用的合同书文本

5、；b）有对方印鉴或委托代理人签字的信件；c）电报；d）经对方盖章确认的电传；e）经对方盖章确认的传真；f）电子邮件。4.6 无论口头合同，还是书面或其他形式合同，每一项合同关系均应当具备以下必备条款：a）当事人的名称、法定代表人、法定地址；b）标的物；C）数量；d）质量；e）价款支付；f）履行期限、履行地点、履行方式；g）违约责任：h）解决争议的方法和管辖。4.7 本方签约人应当尽量采用本企业制订的统一合同书文本。4.8 本方签约人应当掌握徒手起草合同书的基本技能，特别是在对方要求使用其提供的合同书时，本方 签约人应当提出双方均不使用已经印制好的合同书文本而当场起草合同书。4. 9在与对方发生

6、合同关系以前,本方合同经办人应当掌握对方的营业执照和注册资金及资信情况等基 本概况。4.10合同的签字、盖章4.10.1 未经本企业法定代表人或副职负责人事先书面同意，本方签约人不得将已盖有本方法人公章或 法人合同专用章的空白合同书随身携带或使用。4.10.2 已拟毕全部约定条款的一式数份合同书，如果对方没有盖章或未带备案公章的，应当由有关各方委托代理人先在一式数份合同书上签名，然后，将一半份数的合同书 交对方，另一半妥善保存；在对方盖上备案公章，本企业收到合同书原件之后，再将妥善保管的另一半 盖上公章印鉴交对方。4.10.3 本企业可以对外使用并发生法律效力的印鉴有法人公章、合同专用章、财务

7、专用章，该三印鉴 必须在工商行政管理机关或中国人民银行或开户银行预留备案，由本企业财务部门和销售部门统一保 管，经本企业法定代表人或本企业副职负责人或财务部门正职负责人事先在对外印鉴使用审核单（样 式另定）上签名后方可用印。4.10.4 10. 4本企业的无印鉴介绍信，应当由财务部门分别保管、明确、有效时间必须注明，存根交财务部 门统一保管10年，在符合3.10.1规定的情况下，可以携带盖有本企业印鉴的空白介绍信。4.10.5 对方单位与本企业的合同关系，无论是口头还是书面形式的，对方单位的印鉴，只有经工商行政管理等部门备案的法人公章、第1号合同专用章、财务专用章，才为 Q/ZZZZ-2008

8、 有效；其他的诸如发票章、仓库章、分厂章、部门章等未经备案、无从核实、无法辨别其真伪的印鉴， 在法律上没有证据效力。4. 11合同的评审应当由本企业法定代表人、副职负责人、销售部门和财务部门负责人，从内容和形式两方面进行严 格审查后，在合同评审单（样式另行制订）上注明评审意见。4.12 订立书面合同时，如果结算条款约定为本公司先交货，对方要在收贷后再分期、分批付款的，对 方又不能提供有效付款担保的，依据公平交易原则，则应当约定在本公司所在地人民法院管辖。如果考 虑到各方面的原因，在付款条件对本公司不利的情况下，仍然准备与其交易的，则最低限度应当约定由 原告所在地人民法院管辖。4.13 与本企业

9、经营活动有比较密切关联的常用合同及其法律要求，按下列规定执行：a）买卖合同，其法律要求详见中华人民共和国合同法（下列）第九章。b）借款合同，其法律要求详见第十二章；C）租赁合同，其法律要求详见第十三章；d）承揽合同，其法律要求详见第十五章；e）运输合同，其法律要求详见第十七章；f）技术合同，其法律要求详见第十八章；g）委托合同，其法律要求详见第二十一章；h）行纪合同，其法律要求详见第二十二章。5合同的效力4.14 方签约人没有代理权、超越代理权或者代理权终止仍以原所在单位名义签订的合同，未经被代理 人追认，对被代理人不发生效力，由行为人自己承担责任。在这种情况下，本企业应当催告对方单位在 30

10、天内予以追认，在追认以前，不能履行合同；对方单位拒绝追认或者逾期追认的，本企业可以书面 通知撤消合同。4.15 定合同无效还是有效的最终权力，在人民法院或仲裁机构。4.16 同无效或被撤消后，不影响合同中有关解决争议方法的条款的效力。4.17 同无效或被撤消后，因该合同取得的财产，应当予以返还；不能返还的或者没有必要返还的，应 当折价补偿。有过错的一方应当赔偿对方因此所受到的损失。双方都有过错的，应当各自承担相应的责 任。5. 5本企业签约人可以在合同中与对方约定合同不生效的期限或其他条件。5.12 超越经营范围签订的合同，人民法院将不因此认定合同无效。但是，违反国家限制经营、特许经营 以及法

11、律、行政法规禁止经营规定的合同除外。5.13 合同法实施后，人民法院确定合同无效，将以全国人民代表大会及其常务委员会制定的法律和国务 院制订的行政法规为依据，而不再以地方性法规、行政规章为依据。6合同的履行5.14 书面合同签订以后，本方签约人应当复印三份，在10天内将原件一份交财务部门保存，原件一份 由销售部门保存，复印件一份交计划科，复印件一份交仓库，复印件一份自留备查。5.15 合同保管人员应当在电脑中建立合同履行台帐，及时、详细记明合同形式、合同编号、合同签 订时间、双方全称、产品名称规格型号、要贷数量、单价、已交货数量、增值税专用发票的开具和签收、 对方付款及欠款等情况，财务部门、销

12、售部门、仓库须当天核对完毕，存入电脑，以备及时、有效、准确地提供查询。如有连续三个月未支付货款的，应全面统计后在月度工 作例会上提出处理意见。5.16 口头合同的履行，必须按下列规定执行：6. 3.1双方所有商谈合同基本条款的文字材料，由本企业经办人负责集中，信函、传真件、电报、名片 Q/ZZZZ-2008 等即行复印，然后统一交财务部门、销售部门保存并另行编辑输入合同履行台帐；6. 3.2除现金付讫提货外，凡其他约定款到发货的，必须由财务部门填制到款通知单交销售部门有 关工作人员；6. 3.3销售部门有关工作人员编制发货通知单（样式另定）的依据为下列三项：a）有效合同书；b）企业法定代表人或

13、本企业副职负责人亲笔签字的发货许可单（样式另定）；c）仓库工作人员必须依据发货通知单填制产品发货单，该单的填制应当字迹清晰、名称规 范齐全、内容完整，保证人亲笔签字应当及时，不能遗漏。6. 3. 4产品交付按下列规定办理：a）用本单位车辆送货的，应当由经办人或驾驶员负责将产品交货单交买受人盖章或委托代理人 签名后，产品交货单原件带回后即交本单位财务部门；b）本单位代办托运的，运输单证上所有栏目的填写，应当准确、清楚，印鉴必须清晰，以免无法鉴 定；C）买受人前来本企业（包括本单位驻外工作机构，下同）自提产品的，除当场付讫现金以外，必须由提货人持其单位介绍信提货，并在产品交货单上签清楚 姓名。d）

14、如没有单位介绍信提货的，应由提货人在产品交货单上签清楚姓名，当场取得提货人的身份 证、行驶证、驾驶证复印件后，即将这些复印件附于相关产品交货单之后交本单位财务部门； 否则，产品不得离开本企业仓库。e）产品交货单上的收贷人名称，与现金收据、转帐收据、对方付款票据、介绍信等上面的付款 人、买受人名称，必须前后统一。6. 4本企业合同管理人员,应当及时根据产品交货单、代办托运的运输凭证、介绍信、到款通知单、 对帐单等材料，编制合同履行台帐，以便及时、有效地提供合同履行信息。6.5 发票的处理6. 5.1本企业财务部门应当根据产品交货单代办托运凭证，开具增值税专用发票。7. 5.2收取本单位增值税专用

15、发票的，无论是本企业人员，还是对方单位人员，均必须由收取人出具有 效收条；该收条原件由本单位财务部门负责妥善保管。8. 5.3本企业财务部门填制进账单，付款人的名称、开户银行、银行账号等内容，必须填写清楚、完整。6.6 在每个会计年度结束前，对未结清的全部应收账款，均应当以对账单（样式另制）进行核对， 对账单应当由欠款人盖章；对账单由本企业相关业务人员为主、财务人员为辅负责取得，原件由财务部门负责保管；对账单是企业的分配考核依据之一。6.7 每个会计月度,财务部门应当通过电脑编制应收账款明细表，列明日期、合同形式、合同编号、 经办人姓名、债务人名称、合同金额、交货金额、付款金额、欠款金额、最近付款时间、诉讼时效、债 务人现状、备注等内容，应收账款明细表应在工作便会上通报，以实现对应收账款及时、有效的动 态管理目标。6.8 对六个月未付款的应收账款，应当确定为难收款；经办人员或者财务人员应当就该笔应收账款，以 书面形式提交难收款报告单（样式另定），该报告单应当包括业务发生经过、未付款原因、责任 分析、对方单位现状、何种解决途径等内容。6.9 经本企业法定代表人决定提起诉讼的难收款的案件，应当由本单位销售部门合同管理人员为主，