企业会计信息化档案管理.docx

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1、企业会计信息化档案管理摘要1：目前,我国的企业会计信息化档案管理的研究还处在一个局限于资料的保存和管理的操作层面上，对于如何深入理解会计档案管理的标准方面的探索一直没有进展。信息技术日新月异的发展速度使得传统的档案管理模式渐渐退出了历史舞台，怎样应用好电子档案，并使其在企业今后的会计信息管理中发挥作用成立了社会关注的重点问题。关键词上企业会计；档案管理；信息化；研究在我国，计算机技术的飞速发展和广泛应用让信息化早已成为了企业的核心思想。如何正确运用信息化成为每个想要提高自身竞争实力的企业都必须思考的问题。会计信息化作为企业信息化的重要组成部分，由于会计信息化下的会计信息可以瞬间生成，这样不仅可

2、以使企业的会计信息使用者能够快速、准确地获取最有效的信息服务，了解企业经营和财务方面的最新动态，还可以对企业决策的产生一定的影响。会计档案信息化管理是我国企业，尤其是中小企业发展的必然要求，信息是会计核算的源头，只有保证其准确性、及时行，才能使企业做出正确的决策。会计信息化建设达到一定高度之后，企业的整体实力自然也会随之攀升。1会计信息化档案的特点1.1 会计信息化档案的载体多样性传统的会计档案指的是一些以采用纸质材料才记载的会计凭证、会计账簿以及会计报表等。它们是记录、反映企业一段时间内经纪业务的重要资料和证据。但是这种纯手工的记载方式，不仅耗费人力、物力，同时也会产生一些不可避免的认为误差

3、，造成会计信息的失真现象。企业会计信息实行电算化后制成的会计档案就很好地摆脱了传统会计记载模式存在的弊端，既保留了传统意义上的纸质会计档案，又将同样的信息记载存储在计算机硬盘中，这样可以避免信息的丢失，同时也便于信息需求者查阅。1.2 表现形式的特殊性我们都知道，传统会计档案都是通过书面纸质记载和表现出来的，这样虽然不需要借助任何技术手段就可以直接查看，但是如果记载量稍大，就不利于信息需求者快速、准确地找到所需的信息记载。此外，这种记载方式占用的空间较大，信息包含量极其有限。截然不同的是，信息化会计档案需要借助计算机等科技手段方可使用，其信息科记录量很大，占用空间很小，查询和处理也很方便、快捷

4、。1.3 信息处理的便易性由于信息化会计档案管理是在计算机上实行的信息数字化,这样在很大程度上提高了会计信息存储和处理的效率,通过技术手段对庞大的会计信息群进行科学地、分门别类的管理,是企业的信息管理更具科学性和合理性，这样做还可以确保企业会计信息的安全性，有效防止信息泄露。1.4 保管条件较高会计信息化档案在享受了高科技带来的好处之外，也需要做出一定的“补偿”，信息化档案存储介质十分精密，这些电子数据往往会受到温度、湿度大等因素的影响而发生信息丢失情况，所以企业需要妥善保护好其存放环境，时刻关注存储介质的状态。2会计信息化档案管理中出现的问题2.1 信息安全性问题资源共享是互联网最大的优势之

5、一，但是，这却给企业会计信息的处理、传递和使用带来了不小的安全隐患。一是软件漏洞带来的隐患，二是恶意攻击计算机所带来的威胁。会计信息化使得企业会计信息记载不在停留在传统的手工记账、查账的阶段,通过电子存储介质，会计信息资料可以随意查询可拷贝，从而带了企业会计信息的安全性问题。要知道，会计信息是企业财务状况最全面的反映，如果被不法分子获取将会带了预想不到的后果。确保信息化档案安全成为了当下最重要的问题。2.2 主观因素造成的安全隐患内部控制工作的不完善。如一些单位内部控制不完善，没有严密的管理制度，使得会计信息化不能正常健康地运转。会计基础工作薄弱，导致手工与计算机并行时间过长，增加了会计人员的

6、工作量，也达不到预期的效果。同时由于数据安全保密方面的制度不健全，导致我国会计信息化软件的数据安全保密性弱。有数据安全保密性的会计信息化软件很少，多数软件中，数据完全暴露在所有用户面前，容易造成数据的随意查询、修改和破坏。对会计信息化的认识、理解不全面。很多企业片面地认为会计信息化就是使用财务软件进行简单的记账和处理，习惯性地认为会计电算化就是会计信息化档案管理，这样的认识误区降低了现代信息技术应用于会计工作的作用和意义。3对策及实施3.1 确保安全性确保会计信息安全的首要前提是完善管理制度，企业需要在审度相关法律、法规的基础上制定和完善本企业内部档案管理制度，实行分级管理，管理人员各司其职，

7、对不同岗位赋予不同的权限，严格岗位责任制，加强相互监督和约束。企业还需要建立内置系统级的安全策略。给计算机设置入网访问控制，访问是需要验证用户账号和口令，另外设置防护关口，譬如防火墙。对信息查看者做查看记录，定期检查存储介质的情况和防护软件的效果。对传输、存档的会计信息化档案要提供保密功能,最好使用相关的档案管理软件能对产生的会计数据提供相应的加密措施,即使数据丢失,没有特定软件解密仍不能读取数据,保证其不会泄密。对一些内部重要财务信息要与互联网断开，只接入财务系统内部局域网，这样可以有效防止信息泄露。3.2 建立数据安全系统通过准则类法规对会计信息化进一步约束，使会计信息化工作走上规范化的道

8、路。应注意数据库的加密技术，防范非法人员的入侵，设计增加在重要数据修改前的自动备份功能。严格机构和人员的管理与控制,严格系统操作环境管理和控制系统。操作环境包括两个方面:系统操作过程和系统的维护。操作过程控制主要通过制订一套完整且严格的操作规定来实现。操作规程应明确职责、操作程序和注意事项，并形成一套信息化系统文件。建立计算机机房管理制度，给计算机设备创造一个良好的运行环境，保护机器设备，同时防止各种非法人员进人机房，保护会计运行程序和数据的安全。3.3 构建科学管理体系制定和实施企业会计信息化档案管理体系建设的策略需要考虑以下几个方面:一是明确建设目标，即建立完整的数字化档案管理体系，实现数

9、字化档案的快速查阅和管理；二是合理规划档案管理流程，制定档案管理的标准和流程，确保数字化档案管理的高效运转；三是选择适合企业实际情况的信息化工具和系统，如文档管理系统、知识管理系统、电子档案管理系统等；四是加强培训和管理，提高员工对数字化档案管理系统的认知和使用能力，并加强对数字化档案管理的监督和管理。企业会计信息化档案管理体系建设需要注重实施过程中的细节管理和持续优化。例如，对档案管理过程中的问题及时反馈并采取措施加以解决；定期进行档案管理系统的更新升级，保证其与企业业务的匹配度；加强对档案管理系统数据的安全保护，避免数据泄露和损坏等问题。结语：我国会计电算化事业的蓬勃发展，会计业务的执行主

10、体也相应地发生了改变，现代化会计档案管理工作也随之发生变化。计算机网络信息技术的快速发生推动着企业会计工作逐步走向信息化，企业财务人员也从传统的手工记账质凭证中解放出来，转而实现了会计档案管理的电子化、数字化。企业在享受网络带来的便利性的同时也要注意防范风险，重视信息化的安全，才能使计算机技术在企业信息化档案管理中发挥越来越多的作用，才能确保企业安全、稳定地发展。参考文献：孙瑾.会计信息化档案管理中的问题及对策J.人力资源管理,2010,04:269.张雪珍.会计信息化档案安全与维护问题及对策J.财会通讯,2010,13:148-149.3欧阳琦.事业单位会计信息化档案管理论析J.才智,2013,13:309.宋建琦.我国企业会计信息化问题及对策研究A.中国会计学会会计信息化专业委员会.第九届全国会计信息化年会论文集（上）0.中国会计学会会计信息化专业委员会:,2010:6.