工厂企业档案管理办法.docx

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1、企业档案管理办法ZZZZ有限公司企业标准Q/ZZZZ436-2007代替Q/ZZZZ436-20041范围本标准规定了本公司企业档案的分类编号；档案的形式；积累；归档；归档的要求，归档的范围、时间、鉴定、回收和销毁。本标准适用于本公司企业档案和科技图书的资料的归档。2术语企业档案是企业在生产、科研、基建、经营、教育等各项工作活动中直接形成的有保存和利用价值的并按归档要求整理归档的全部文件材料。3企业档案的分类编号3.1 企业档案分科技档案、文书档案、会计档案。1. 1.1科技档案1.1.1.1 产品档案1.1.1.2 基建档案1.1.1.3 设备档案1.1.1.4 科研档案1.1.1.5 综合

2、档案2. 1.2文书档案3. 1.2.1文书档案4. 1.2.2统计档案5. 1.3会计档案6. 1.3.1会计凭证7. 1.3.2会计帐薄8. 1.3.3会计报表3.1.3.4其它3.2档案的编目企业档案的编目分科技档案总目录、分类目录和底图目录，文书档案分案卷目录和全引目录、会计及统计档案目录。4档案形式、积累、归档4.1 厂内较大活动档案都应有目录、有数据、有文字凭证和实物照片等。4.2 每项活动一开始，应有提出和实施部门根据本部门工作范围，指定专（兼）职人员，做好对具有保存价值的文件材料的形成和积累工作。4.3 每个项目开始，完成（或告一段落），须有项目负责人或部门专（兼）职人员，认真

3、做好文件材料的积累、整理工作，及时向档案室归档。4.4 档案室有权向有关人员素取应归档的文件材料，有关部门或人员不得拒绝。5归档的要求20ZZ-02-28实施20ZZ-02-08批准QZZZZ436-20075.1 归档的文件材料（包括图样、照片、磁带、实物等）必须内容真实、收集齐全、手续完备。5.2 装具、用纸及其它各种材料须规格统一，钢笔（或毛笔）书写，禁止使用铅笔、圆珠笔及复印件（除特殊情况外），字迹工整图像清晰，装卷（盒）严实，装订不得使用钉等易霉、蛀、锈蚀物，便于档案的长久保存和使用。5.3 档案室必须对已收集档案负责做好分类、编目和必要的加工整理。6归档的范围6.1 科技档案6.1

4、.1 产品档案的归档范围6.1.1.1 全套产品底图6.1.1.2 全套工艺卡片底图6.1.1.3 全套技术文件底图6.1.1.4 主、关键项目表底图6.1.2 基建档案的归档范围6.1.2.1可行性研究报告、征地协议书及土地使用许可证6.1.2.2三废治理材料6.1,2.3全套竣工图6.1.2.4厂区总平面图6.1.2.5排污管理接线图6.1.2.6其它6.1.3设备档案的归档范围6.1.3.1 设备购买或报废申请书6.1.3.2压缩机管、蒸气管、照明线、动力线等图纸、资料。6.1.3.3动力站房平面图6.1.3.4设备随机全套技术文件、说明书、合格证及图册等。6.1.3.5其它6.1.4科

5、研档案的归档范围6.1.4.1科研项目（产品）的立项批复6.1.4.2项目（产品）试验报告6.1.4.3项目（产品）鉴定证书6.1.4.4得奖证书6.1.4.5其它6.1.5综合档案的归档范围6.1.5.1企业管理文件或材料6.1.5.2技术管理文件或材料6. 1.5.3环保、标准、节能、供销、质量管理文件或材料6.2文书档案6. 2.1文书档案的归档范围7. 2.1.1上级来文8. 2.1.2同级单位来文9. 2.1.3有关人员出差或开会带回的重要文件材料10. 2.1.4文件征稿（重要文件包括底稿）、各类规划、计划、总结、报告、请示、批复、决议、决定、规定、通知等。11. 2.1.5会议纪

6、要12. 2.1.6上级颁发的各类证书、奖状、奖章及先进个人、先进光荣榜。QZZZZ436-20076.2.1.7其它6.2.2统计档案的归档范围6.2.2.1统计管理类6.2.2.2统计分析6.2.2.3统计资料汇编类6.2.2.4统计报表类6.2.2.5其它6.3会计档案6.3.1会计档案的范围6.3.1.1会计凭证6.3.1.2会计帐薄6.3.1.3会计报表6.3.1.4其它7归档的时间7.1 科技档案7.1.1 产品档案产品档案归档时间，是在产品试验成功后，投产鉴定会召开前一个月进行归档。7.1.2 基建、设备档案应在次年3月底前归档。7.1.3 科研档案按本标准第4.3条规定归档。7

7、.1.4 综合档案有各兼职档案员在次年3月底前归档。7.2 文书档案文书档案在次年3月底前归档。7.3 会计档案会计档案在隔一年3月底前归档。8档案室的管理、借阅制度8.1 非本室人员未经同意，不得擅自进入库房，如因工作需要须经档案管理人员同意方可入内，凡借阅档案者须在阅览室内进行查阅。8.2 档案库房内严禁任何火种，任何人在借阅档案时不得吸烟、点火。8.3 库房内档案必须装箱，上架按系列排列整齐，库房内应保持清洁，走道须畅通无阻，借阅室、办公室必须另设。8.4 查阅有关保密文件，需经有关领导批准，并只准查阅不准擅自带出库房，如有特殊原因，需有公司主管领导签字方可借出。8.5 凡外单位需利用本

8、公司档案，需经公司主管领导签字同意后，在阅览室查阅。8.6 利用或查阅档案的职工必须爱护档案，不得随意涂改、划圈、转借。8.7 利用档案需办理登记手续，填写利用目的、利用效果，借阅时间期限不得超过一周。9档案的鉴定、回收和销毁9.1 档案的鉴定9.1.1 定期进行档案鉴定工作，在资料归档阶段，档案管理人员应正确地划定档案的保管期限，剔除重复、无利用价值的档案材料，对已过存放期限的档案材料，每年鉴定销毁一次，对确已无利用、保存价值的档案进行剔除和销毁。9.1.2 档案的保管期限分为永久（50年）、长期（15-50年）、短期（5年15年）三种，保管期限划分后，随着公司情况的发展变化，也可有所变更。

9、9.2 档案的回收QZZZZ436-20079.2.1标准及文件和资料的回收，有发放人员回收旧版资料，并交档案室，与其它资料一起处理。9.2.2旧图纸、技术文件的回收，有档案管理员和兼职资料员回收。9.2.3凡换版后收回的旧文件（包括技术文件、质量保证手册、程序文件、标准等）和旧图纸，需要盖“作废”章。9.2.4资料需要保留的作废文件、图纸，由档案员加盖“保留资料”印章后方可留作备查。9.3档案的销毁9 .3.1对确无保存价值的档案，由公司组织鉴定小组提出存毁意见后，由档案员执行并填写销毁清单,档案员应在管理帐册上予以注销。10 3.2对日常生产过程中更改收回的旧图纸、技术文件，档案室集中保管到每季度的最后一月的中旬定为销毁日，由技术部门指定专人销毁和监销，消毁清单见表1。表1消毁清单保存日期销毁旧资料（张、本）销毁人签字监销人签字9.3.3对已到保存期的科技档案、会计档案、文书档案，由档案管理员剔出并填写销毁清单，提出销毁申请，再由技术部门和公司办组织鉴定小组会同档案人员一同进行评价，经过鉴定，提出存毁意见,若确已失去保存价值的，经总工程师或有关领导批准并指定专人销毁和监销。附加说明：本标准由ZZZZ有限公司档案室提出。本标准主要起草人：ZZZZ本标准所代替标准的历次版本发布情况：QZZZZ436-1996QZZZZ436-2003Q/ZZZZ436-2004