集团公司档案数字化服务外包管理办法.docx
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1、集团公司档案数字化服务外包管理办法第一章总则第一条为指导*(集团)有限公司(以下简称“集团公司”)电子文件归档工作规范化进行,根据*(集团)有限公司电子文件归档管理办法*(集团)有限公司传统载体档案数字化管理办法等相关标准规范规定,结合集团公司实际工作,特制订本办法。第二条本办法规定了集团公司档案数字化服务外包工作中相关主体之间的关系、工作规范及档案服务管理体系建设要求。第三条本办法适用于集团公司指引发包方科学开展档案数字化服务外包工作,选择合格的承包方;指导承包方有效开展档案服务管理体系建设,提升服务能力,为档案服务外包工作提供参考依据。第二章档案数字化服务外包范围第四条档案数字化服务外包范
2、围(-)本办法适用于非涉密档案数字化服务外包工作。(二)参照*(集团)有限公司文件材料归档范围和档案保管期限规定*(集团)有限公司会计档案管理办法*(集团)有限公司建设项目档案管理办法,确定档案数字化服务外包范围。第三章档案数字化服务外包工作规范及流程第五条总体要求发包方应坚持合法、安全、可控原则,开展档案数字化服务外包工作。第六条发包前期准备工作(一)发包方应按照*(集团)有限公司传统载体档案数字化管理办法要求,确定档案数字化服务外包的范围、内容、流程、技术、质量和安全要求;(二)发包方应根据*(集团)有限公司传统载体档案数字化管理办法规定及实际工作需要,明确档案数字化操作规范、验收标准及工
3、期。第七条选定承包方(一)承包方应为天津市依法注册的独立法人,且经营范围中含有承接档案管理及档案数字化服务范围的企业;应具备从事数字化服务所持有的档案信息化软件著作权。(二)发包方应考察承包方的技术能力、资质及信用,了解其是否存在不良记录。将财务状况、项目经验、硬件条件、管理制度、实施方案、工期控制、风险控制、售后服务等纳入对承包方的评价体系。(三)发包方应对承包方人员资质进行调研,参与本项目员工是否具有档案上岗资格证书,是否为企业固定人员(社保不少于一年),项目负责人是否具有国家信息安全水平证书。(四)发包方应考察承包方是否了解国家、行业规范,熟悉档案业务流程,工作能力及质量标准是否能够满足
4、要求。第八条签订合同确定承包方后,发包方应与承包方签订合同。第九条档案数字化服务过程管理(一)选定场所1 .档案数字化加工场所一般应选择在发包方的办公地点。2 .档案数字化加工场所应设在相对独立的、封闭的区间。3 .档案数字化加工场所应满足防水、防潮、防日光及紫外线照射、防尘、防有害气体、防有害生物、防火、防盗等要求。4 .发包方应自行或要求承包方在档案数字化加工场所安装视频监控系统。视频监控系统应覆盖档案数字化加工场所的出入口、档案存放区、信息存储区和工作区,实施全方位监控。档案数字化加工场所设于发包方办公地点之外的,发包方应定期检查视频监控系统,视频监控数据自产生之日起保存不少于1年;发包
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