中等职业学院档案管理规范制度汇编.docx

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1、XXXX职业学院档案管理规范XXXX职业学院综合档案室二。二X年三月XXXX职业学院档案管理暂行办法2第一章总则2第二章机构设置与人员配备2第三章档案管理4第四章档案的利用与公布7第五章条件保障9第六章奖励与处罚9第七章附则10XXXX职业学院档案工作领导小组职责11XXXX职业学院档案工作制度13一、XXXX职业学院档案档案库房管理制度13二、XXXX职业学院档案档案室保管制度13三、XXXX职业学院档案借阅制度14四、XXXX职业学院档案保密制度15五、XXXX职业学院档案统计制度16六、XXXX职业学院档案销毁制度17七、XXXX职业学院档案设备维护使用制度18八、XXXX职业学院文件材

2、料的整理归档制度18XXXX职业学院档案工作职责20一、XXXX职业学院综合档案室的职责20二、XXXX职业学院档案管理员职责20三、XXXX职业学院档案管理员安全岗位职责21四、XXXX职业学院兼职档案员职责22XXXX职业学院档案归档范围23一、XXXX职业学院档案归档时间23二、XXXX职业学院档案归档范围及归档案卷质量要求23XXXX职业学院档案分类方案及保管期限表25一、XXXX职业学院全宗档案体系结构25二、XXXX职业学院档案保管期限25三、XXXX职业学院全宗档案分类方案及保管期限25附件1：XXXX职业学院档案工作管理机构63附件2：XXXX职业学院各部门应移交综合档案室的档

3、案资料65附件3：XXXX职业学院立卷归档工作流程80XXXX职业学院档案管理暂行办法第一章总则第一条为规范我院档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，依据中华人民共和国档案法及其实施办法，特制定本办法。第二条XXXX职业学院档案是指学院从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。第三条学院档案工作是学院重要的基础性工作，学院应加强管理，纳入学院整体发展规划。第四条学院档案工作由院长领导，其主要职责是：（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；（-）将档案工作纳入学校整体发展

4、规划，促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展；（三）建立健全与办学规模相适应的学院档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；（四）研究决定学院档案工作的奖惩和其他问题。分管档案工作的院领导协助院长负责档案工作。第二章机构设置与人员配备第五条学院档案机构包括学院综合档案室和各单位管理的档案室。第六条档案库房和管理设施。需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。第七条学院档案机构的管理职责是：（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案工作；（-）拟定学院档案规章制度，并负责贯彻落实；（三）负责接收、整理、

5、鉴定、统计、报送学院的各类档案及有关资料；（四）编制检索工具，编研、开发档案信息资源；（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；（六）开展档案的开放和利用工作；（七）开展学院档案工作人员的业务培训；（八）开展档案学术研究和交流活动。第八条学院应当为综合档案室配备专职档案工作人员，其人数由学院根据本院档案机构的档案数量和工作任务确定。第九条学院档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。第十条专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制，享受学院教学、科研和管理人员同等待遇。第十一条档案工作人员如在工作中接触有毒有害物质，学院应按照法律法

6、规的有关规定采取有效的防护措施。第三章档案管理第十二条建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学院档案管理水平。第十三条学院档案材料的归档范围是：（一）党群类：主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学院关于党群管理的文件材料。（二）行政类：主要包括学院行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料。（三）学生类：主要包括学院培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登

7、记表等。（四）教学类：主要包括反应教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按教办字1987016号文件的相关规定执行。（五）科研类：按国档发19876号文科学技术研究档案管理暂行规定的相关规定执行。（六）基本建设类：按国档发19884号文基本建设项目档案资料管理暂行规定执行。（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及接收、使用、维修改进工作中产生的文件材料。（八）产品生产类：主要包括学院在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。（九）出版物类：主要包括学院自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版物的审稿单、原稿、样书及出版

8、发行纪录等。（十）外事类：主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学院开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。（十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的会计档案管理办法（财会字199832号）执行。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。第十四条实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学院各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门人员及时整理档案和

9、立卷。立卷人应按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向综合档案室移交。第十五条归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T188942016）以及XXXX职业学院电子文件归档与管理办法执行。第十六条归档时间为：（一）各单位应当在次年六月底前归档；（二）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档；基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。第十七条综合档案室对档案进行整理、分类、鉴定和编号。第十八条按照国家档案局机

10、关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报院长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。第十九条采用先进的档案保护技术，防止档案破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。第二十条档案由学院综合档案室保管。需要时，根据需要可提供档案原件或者复制件。第二十一条学院与其他单位分工协作完成的项目，至少应保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交综合档案室保存。第二十二条个

11、人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学院可以通过征集、代管等形式进行管理。第二十三条定期检查所存档案和资料的保管情况，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向院长报告，及时处理。建立、健全档案库房管理规章制度。第二十四条认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。第四章档案的利用与公布第二十五条只有综合档案室按规定可以公布档案，其他任何组织或者个人无权公布学院档案。属下列情况之一者，不对外公布：（一）涉及学院机密的；（二）涉及专利或者技术秘密的；（

12、三）涉及个人隐私的；（四）档案形成单位规定限制利用的。第二十六条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。第二十七条查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请院长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家机密，应当经学院保密工作部门批准。第二十八条重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。第二十九条设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按档案著录规则（DA“181999）执行），提供开放档案目录、全

13、宗指南、计算机查询系统等，为利用档案创造便利条件。第三十条综合档案室是学院出具档案证明的唯一机构。利用档案用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，应当无偿和优先提供。第三十一条如有寄存的档案，归寄存者所有。如果需要利用，应当征得寄存者的同意。第三十二条积极开展档案的编研工作。第三十三条采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。第五章条件保障第三十四条档案工作所需经费应列入学校预算，保证档案工作的需求。第三十五条建设专用的、符合档案管理的档案库房，符合档案馆建设标准（建标1032

14、008）的要求。存放涉密档案应当设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。第三十六条设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需要的设备设施，加快数字档案室建设，保障档案信息化建设与学院数字化校园建设同步进行。第六章奖励与处罚第三十七条对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，应给予表彰与奖励：（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学院的。第三十八条有下列行为之一的，应

15、当对直接负责的主管人员和其他直接负责人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的,（六）其他违反档案法律法规的行为。第七章附则第三十九条本办法适用于学院各单位。第四十条本办法自2023年12月1日起施行。XXXX职业学院档案工作领导小组职责一、XXXX职业学院档案工作领导小组成员由主管档案工作的院领导、有关职能部门分管档案的负责人组成。二、XXXX职业学院档案工作领导小组在院长领导下开展工作，具体审议、监督、组织落实档案工作制度的执行。三、XXXX职业学院档案工作领导小组听取对学院综合档案室档案工作的意见，向院领导提出可行性建议，并报院长办公会讨论批准。四、XXXX职业学院档案工作领导小组对档案室工作提出改进意见和建议。五、XXXX职业学院档案工作领导小组每学年召开一次档案工作会议，特殊情况可召开临时工作会议。六