公司档案利用管理办法.docx

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1、公司档案利用管理办法第一章总则第一条为促进公司(以下简称集团公司)档案工作发展，提高档案利用效率和档案服务质量，根据企业档案工作规范(DA/T42-2009)、电子文件归档与电子档案管理规范(GB/T18894-2016)等相关规定，结合集团公司实际工作，特制订本办法。第二条范围本办法规定了集团公司及所属单位档案提供利用的标准要求。本办法适用于集团公司档案利用管理工作，所属各单位应参照本办法，结合自身实际，制定本单位档案利用管理制度。第二章档案利用细则第三条各单位应积极开展档案利用工作，主动了解档案需求，开展档案的电子著录和扫描等数字化工作，编制适用的检索工具，为集团公司的生产建设、经营管理和

2、科学研究等工作提供档案信息服务。汇编类档案资料如需印发或出版，应经本单位领导批准，并报上级主管部门备案。第四条各单位档案部门应设立档案阅览室，健全档案借阅和复印制度，严格履行档案借阅手续。第五条档案形成部门工作人员因工作需要借阅纸质档案时，应填写档案借阅申请表（见附件1）,写明借阅范围和用途，由本人到档案馆（室）借阅，严格履行借阅手续。第六条外单位或部门借阅本部门纸质档案时，必须持有档案借阅申请表，借阅档案应经档案形成部门负责人同意后方可借阅。涉密档案应经主管部门负责人批准后方可查阅有关内容，不得借出档案部门。第七条声像档案实行两套制，以复制件为主提供利用。声像档案借出应经形成部门同意后方可借

3、阅。借出的声像档案不得在有磁场和不洁环境中保存，不得转借他人或擅自复制。第八条纸质档案借阅期限：文书档案为15天，建设项目档案为1个月，声像档案为7天，会计档案应在档案部门查阅，原则上不准借出档案馆（室）。若因特殊情况需延长借期，应及时到档案部门办理续借手续，对超期未办理续借手续的人员，档案部门有权停止其档案借阅权利。第九条根据档案利用者需求，可对纸质档案进行缩微、抄录、复制、复印等工作，经档案人员核对无误后，可加盖“档案专用章”。第十条电子档案按照有关规定应纳入提供利用范围。已完成数字化扫描的档案，原则上不再提供档案原件。第十一条档案部门应规范电子档案在线利用流程，档案利用者应严格遵循线上借

4、阅要求，在借阅期限内可在线阅览及下载，借阅期限到期，自动收回利用权限。第十二条电子档案提供在线利用时，应采取身份认证、权限控制、电子水印等安全保密措施，保障电子档案安全利用。第十三条未经档案人员同意，档案利用者不得强行破解加密电子档案，不得私自拷贝电子档案，如有上述行为，档案人员有权依法追究其法律责任。第十四条凡查、借阅档案，档案利用者均应在档案借阅登记簿（见附件2）上登记并签字。第十五条档案利用者应对所借纸质档案（包括复印件）负有保护和严守秘密的责任，不得损毁、丢失和抽取、拆散档案，不得自行转借、翻印，严禁在档案上批注、涂改、圈点、折叠、污损。若档案在借阅利用中造成损坏、泄密等不良后果和影响

5、，档案人员将依法依规严肃追究责任。如若丢失档案，由责任者所在单位按照档案法有关规定,视情节轻重给予处理。档案利用者应提交书面报告，经本单位领导审批后，交档案部门存档备查。第十六条档案利用者因公差、休假、探亲、调动工作和离休、退休时，应及时将所借档案归还。档案人员需定期检查档案归还情况，并及时催还。归还档案时档案人员要认真检查，点交清楚后，签字确认注销。第十七条因利用档案产生经济效益和社会效益，档案利用者应填写档案利用效果登记表（见附件3）,各单位档案部门做好收集和汇总工作。第三章附则第十八条本办法由公司党委办公室负责解释。第十九条本办法自X年X月X日起执行。档案借阅申请表借阅单位（盖章）：借阅人：借阅档案名称：借阅时间：借阅档案形式（原件或复印）：借阅期限：I归还日期：借阅事由：相关领导意见:年月日档案借阅登记簿年度:案卷形成年代保管期限档号案卷题名卷数调卷日期调卷者收卷者还卷者单位姓名电话日期姓名姓名档案利用效果登记表制表单位:利用人姓名单位职称档案号卷数时间案卷标题利用后的效果利用档案综合效益值：档案部门填写利用档案所创社会效益：利用档案所创经济效益：注：表格填不下时可附页