费用报销管理制度.docx

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1、XXX有限公司文件名称：费用报销管理制度文件编号：XXX文件版本：vx文件更改履历表(X0204-F1D/0)序号版本号更改履历说明发布日期实施日期O1V/0本管理文件由财务部制定并归口管理。编制：审核：批准：02V/1本文件由财务部修订。编制：审核：批准：03V/2本文件由财务部修订。编制：审核：批准：04V/3本文件由财务部修订。编制：审核：批准：05060708第一章总则1.1 目的为加强费用管理，规范公司日常费用的报销标准和审批流程。本着合理使用，有效控制的原则，结合电气板块实际，特制定本制度。1.2 适用范围1.2.1 本制度所称“费用”，是指因生产经营和管理需要发生的不涉及实物的资

2、金支出或虽涉及实物但不需办理实物入库的资金支出，包括差旅费、业务招待费、交通费、办公费、车辆使用费及其他费用。本制度所提及的货币单位均指人民币元。1.2.2 本制度适用于电气产品板块及下属各子公司。1.3 部门职责1. 3.1计划财务部1.3. 1.1负责制定和完善本制度、根据各部门预算内费用的范围、额度，进行费用报销申请单、报销凭证的审核，办理借支、报销或付款。1.4. 1.2受理报销申请审核要点：填写内容及所附单据是否满足条件；各级审核是否有效；审签金额是否超出权限；该部门支出是否超出预算。1.5. 1.3报销涉及借支的，应查询个人预支款明细账，明确是否有借款未核销；审核票据的合理、合法及

3、合规性。1.6. 1.4对个人借款和预付款超过两个月，各借支人应及时报销或冲账，对三个月以上不清账的，财务部原则上按“前账不清，不借新账”原则，并根据公司员工手册相关规定进行处理。1.7. 1.5财务部定期（每季或每半年）出具个人对账函，对逾期尚未及时清理欠款的个人，按备用金管理办法处理，情节严重者，通知人力资源部从其工资薪金中扣除。1.3.2费用报销部门1.3.2. 1对部门费用进行合理、有效的控制。1.3.2.2有权签字人对下属员工费用报销的必要性、真实性、合理性负责。确保所发生的各项费用标准符合本制度规定。1.1.1 3.2.3对已预先借支或预付的款项，须及时进行报销冲账或还款清账。1.

4、3. 2.4对财务审核过程中反馈的问题及时予以回复及关注。1.3.3费用归口管理部门负责管理归口费用的复审及制定相应管理办法。行政办公用品、各类礼品、电脑耗材、低值易耗品等，由人力资源与行政部负责统一采购，安排专人保管并统计采购、领用、库存情况。第二章报销原则及流程2.1基本原则1.1.2 1.1诚实守信原则1）员工日常费用报销所取得的原始票据，应真实记录反映员工从事的工作内容。2）员工日常费用报销，应公私分明，严禁虚报及其他违反本制度的行为；上述行为一经发现，公司将不予报销费用并记入诚信记录；对已支付款项的须追回其不正当所得并处以不正当所得额三倍的罚款，根据公司员工手册相关规定视情节严重程度

5、、诚信记录情况给当事人以相应处分，涉及违法犯罪行为的移送司法机关处理。1.1.3 谨慎签批原则有权签字人应对员工费用支出的真实性、合理性负责，谨慎履行签批权；无合理原因的支出或超标报销，一律不得予以批准，其直接上级审核者应对报销费用的真实、合理性评估负责，视情况承担连带责任及相应的处罚。1.1.4 预算管理原则各部门在费用审核时，要根据指标的实际完成情况在费用分配额度范围内按照费用控制的原则处理，对超出预算额度的部分，须最终经总经理审批后方可报销。1.1.5 定额标准原则手机通讯费等定额费用支出，按照实际岗位需要在薪酬中定额发放，不再走报销渠道。油费补贴、住宿等各项费用严格按公司规定或批准的额

6、度报销。1.1.6 实名报销原则任何级别的员工因业务发生费用，必须实名报销，禁止安排其他同事代为报销或者混在其他同事的费用中一并报销。任何人不能审核和批准自己的费用报销，不允许拆分费用由属下员工报销，自行审批。以上情形一旦发现，将不予报销并退回报销单据，并视为违反2.1.1条诚信原则进行处理。2.2报销单的具体要求2.2.1 报销单必须附发票和必要业务证明文件。各部门应规范业务合同的管理，一经签订，须上交一份到财务部备案。非营销类部门购买实物的报销单还应有验收证明或清单。费用报销除提供相关的发票或行政事业单位的收据以外，视业务实际，需提供费用报销明细表或说明表（见附件5）。2.2.2 2.2所

7、有报销的原始单据必须是正规的发票或行政事业单位开出的收据，按国家规定应该开具增值税专用发票的，应提供增值税专用发票，且票面严格按公司开票资料开具，各类信息须准确无误。发票应加盖发票专用章，行政事业单位收据应盖有收款单位财务印章和经办人签字或印章。以下为合法凭证,准予报销：a.税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票；b.财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；c.邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单。2.2.3 原始单据的提交须符合公司要求，所反映的经济业务须真实合法，内容应真实准确，并注明品名、数量、单价、金额等信息，凡是经过刮、擦、挖和涂改、小数改大数的凭证

8、，一律视为无效单据不予报销。2.2.4 报销单填写时用途应与发票内容一致，报销单填写顺序与发票粘贴顺序相对应，报销单的大写、小写金额均须填写，大、小写金额应相符。报销单后面须附费用说明表，按报销单填写和发票粘贴的顺序，对费用发生的日期、时间、地点、事由、金额等予以说明。对于可在CRM上进行费用管理的部门，如若CRM上的信息符合本制度的规定，CRM上的审批同样有效，可不再填写费用说明表，并且每月报销一次费用。2.2.5 一式几联的报销单，报销联应为发票正本或指定报销凭证；一式几联的发票收据，应用双面复写纸套写，增值税专用发票的，须提供发票联及抵扣联两联。对方开具电子发票的，报销时须附纸质版打印发

9、票。2.2.6 2.6公司对外的产品业务相关的分期付款的土建、安装、调试、试验、监理等与工程安装有关的费用应提供相关的造价预算、证明合同（签订时即时提供）、工程进度结算单、完工验收单（完工结算时一次性提供）、增值税专用发票。2.2.7 2.7员工填写报销单时，必须字迹清楚、工整，不得潦草；为保证财务凭证的保存，必须用黑色的签字笔或者注有黑色碳素墨水的钢笔填写，禁止用圆珠笔、铅笔填写报销单。2 ,2.8报销凭证的审批手续完备，即报销单据须依权限经相关领导审批通过后交财务部。3 .2.9报销人应认真核对增值税发票抬头公司名称和纳税人识别号，如有误，本次暂不报销并退回申请人重开。2.3 票据粘贴原则

10、性要求2.3.1粘贴效果：整洁、平整，厚薄均匀，层次分明，易于查询、归档和保存。2.3.2关键信息完整可见：关键信息（名称、金额、日期等）粘贴不得超过装订线（左侧2CM）、不得覆盖遮挡。2.3.3粘贴顺序：先按费用类型（如车船费、市内交通费、住宿费）、再按时间顺序粘贴。2.3.4发票抵扣联：增值税专用发票，只需粘贴发票联，抵扣联不用粘贴，用回形针夹在一起即可。2.3.5公司员工发生的差旅费应填写差旅费报销单，按单次差旅行程填写差旅费报销单。不同行程或差旅时间不连续的必须分开填写报销单，不得粘贴在一张报销单据上报销。2.3.6粘贴单：从2019年1月起，粘贴单采用A4纸，粘贴时横向放置。2.4

11、费用报销流程2.4.1费用报销实行两条线审批，即业务线审批和财务线审批。2.4.2业务线审批：首先应由报销人的直接上级审核，再根据审批权限走业务线审批流程，审批权限相关规定参照电气板块授权手册执行，部门经理以上为报销人的，则其上级既为审核人，又为审批人，审批流程不变。2.4.3财务线审批：即业务线审批完成后，将单据交财务部审核，由财务部处理后续报销支付流程。2.4.4所有有权签字人应及时安排时间审批，原则上必须在二个工作日内完成审批，转入下一流程节点。2.5报销时间2.5.1 非营销服务类部门：业务发生后返回公司五个工作日内，根据本制度和费用报销的有关规定，完成办理业务线报销审批手续。2.5.

12、2 计划财务部门：受理经业务审批后的单据，五个工作日内处理完成报销支付。每周五及每月最后一个工作日为系统结账时间，不对外支付。2.5.3 保证金、标书费可安排加急审批支付，不受以上时间限制。2.5.4营销服务类部门：长期出差或驻外人员（即营销服务类人员），每月15日前将上月发生费用单据传递至计划财务部；由计划财务部下月15日前完成报销支付。列表所示：业务部门业务发生期间处理时间业务部门财务部门非营销服务类部门N（日期）N+5个工作日（N+5）+5个工作日营销服务类部门N（月）（N+1）月15日前（N+1）+1月15日前举例说明:业务部门业务发生期间处理时间业务部门财务部门非营销服务类部门201

13、9年1月1日2019年1月8日2019年1月15日营销服务类部门2019年1月1日-31日2019年2月15日前2019年3月15日前2.6签字权限授权1 .6.1费用报销的审批签字人员需符合电气板块授权手册的规定。2 .6.2有权签字人可进行授权，签字权限授权分为临时授权和长期授权。临时授权是指有权签字人因故无法履行职能，在短期内或对某一事项进行授权，长期授权是指有权签字人将某一权限或部份权限授予他人执行。授权人需签署授权委托书（见附件一），并及时交财务部备案。3 .6.3授权委托的对象，必须为有签字权限的二级部门（正）经理及以上级别的人员（参见附件二岗位职级表），授权委托事项不得再次转授权

14、。4 .6.4任何授权委托对象仅限于向有权签字人直接汇报工作的下一级人员，且应符合第2.6.3条款规定。第三章费用报销管理一差旅费3.1 差旅费报销范围适用于我司在职人员在中国境内的费用报销。3.2 出差的定义出差是指离开工作常驻地派往外地临时公干。3.3 差旅费管理的基本原则1. 3.1厉行节约、注重效率、提高效益。3. 3.2实事求是、有章可循、严格执行。4. 3.3分级管理、预算控制、过程考核。3.4 报销内容3.4.1 交通费：指出差期间的机票费、车船费；市内交通费；行李托运费；机场建设费；购（退）票手续费等；3.4.2住宿费：指出差期间的酒店住宿费。3.4.3差旅补贴：指出差期间的膳

15、食补贴费用。3.5报销标准3.5.1交通费标准1） A、B、C、D级员工发生的飞机票、汽车票、火车票、轮船票等费用，凭票实报实销，飞机只限乘坐经济舱，高铁和动车只限乘坐二等座票。2） E级员工出差：A.在省外出差，应乘坐火车或巴士。确因紧急公务需要,经分管副总批准可以乘坐飞机经济舱，填写出差审批表时应注明乘坐的交通工具。B.在省内出差，应乘坐汽车、火车和轮船。3）市内交通费以地铁、城市巴士为主，确需搭乘出租车的，应取得正规发票并在票面注明起止地点和所办事项。按单次差旅行程日均不超过40元的标准凭票实报实销。4）其他规定A、员工因公发生的飞机票、火车票等的订票手续费须注明原因，凭票实报实销，保险费不予报销。B、发生退票费用的，必须详细说明退票原因并经部门负责人审批同意后方可报销；无退票原因、因个人原因导致误点所产生的退、改签、交通、住宿等额外费用不予报销。GC级及以下员工出差时往返机场，应乘坐机场大巴或地铁，严格限