公司规范化办公程序的若干管理规定.docx

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1、公司规范化办公程序的若干管理规定规范化办公程序的若干管理规定一、文书处理程序：目的：为进一步加强和健全企业综合档案管理工作，规范文件的收集、整理、立卷、归档程序，以保持企业的档案材料完整齐全，能更好的维护企业利益，反映企业的历史面貌，记录企业的业绩文秘资源网，为企业开拓经营供应服务。参考文件：总公司档案管理方法、经济档案管理方法（XX字XX第111号）附件：档案库房管理制度档案补充修改制度档案借阅及档案材料复印制度档案鉴定与销毁制度档案的统计制度综合档案归档范围及保管期限工程经济档案内容及责任分工（一） 收文：1、上级机关下发的文件资料，应由综合办刚好分类、签收、登记、编号。各部室干脆收到和带

2、回的文件，应刚好送到综合办统一登记处理，各部室和个人不得自拆、自收、自力、，综合办刚好督促催收。2、综合办收到文件后，应依据iso14001及OhSaSI8001的有关程序刚好办理收文手续和文件承办单，确保做到平件不隔日，急件立刻办，不得积压。3、文件由公司领导批办后，按有关批示刚好转交承办部门签收办理，并将承办结果刚好反馈到综合办，通过综合办反馈到有关领导。综合办做好督办事项的登记。4、文件传阅要严格登记手续，加速公文运转，每份文件在传阅者手中一般不超过一天。阅文者应在文件承办单上签字，并刚好送还综合办。5、涉及几个部门合办（合阅）的文件，要按公司领导的批示看法交由主办部门组织办理，并负责在

3、办完后立卷归档。6、严格保密制度，依据文件的密级加强管理，依据文件规定的范围传阅，任何部门和个人不得丢失文件和外传泄密，若丢失文件发生，应立刻逐级上报，肃穆处理。（二） 发文：1、钢结构工程分公司公文文号主要有“XX字”、“XX党字”、“XX工字”、“XX团字”。2、行文办理程序包括拟稿、会签、核稿、签发、编印、校核、用印、登记、分发等，均要有相应人员签字。3、凡以公司名义上报的各项请示报告文件以及对外发出的正式文件，均按业务性质归口，由主管部室的主办人员起草拟稿，经本部室负责人核稿报呈公司领导签发。如需其他部室会签的文件，由主管部室会同相关部室会签，会签后再报公司领导签发。4、拟稿需依据公司

4、统一要求的格式，运用统一规定的发文稿纸，书写清楚，并连同手稿、附件，经公司领导签发后，由主管部室送综合办编发公文文号并打印分发。5、文件、资料、报表的打印，要严格按有关规定办理，主管部室负责校对，公文应在最终打印打字员、校对员的姓名。6、发文后，原稿连同附件交还主管部室，由专人负责保存、催办、立卷和归档。（三） 归档：1、 公司设立档案室，配备专职档案管理员，其它各部室设立兼职档案人员(各部室资料员、内业)，档案室归口综合办。2、 归档程序包括收集、整理、鉴定、排列、装订、编号、编目等程序，专、兼职档案员均应按以下步骤归档。（1） 收集：对经核对已齐全的收发文件由档案室帮助立卷部门确定立卷范围

5、，删除不需归档文件。（2） 整理：遵循文件材料自然形成规律，保持文件之间的有机联系。档案室帮助各部室对应归档文件进行分类，公司全部档案共分为十一类，即：综合类、党群工作类、行政管理类、财务管理类、审计类、生产经营类、建筑工程类、设备仪器类、科学技术类、建筑设计类、人事档案类。（3） 档案价值鉴定：对各部室分类后的文件，依据档案保管期限规定及其各类文件内容的重要程度进行鉴定，确定其保存价值，分为永（y）、长（C）、短（d）三种归档文件。（4） 排列：部室同一保管期限、同一类文件按发文时间依次排列。归档文件以“件”为单位，请示与批复可为一件。排列依次为：批复在前，请示在后；转发文在前原件在后；正文

6、在前附件在后；文字材料在前，图纸、照片在后。专题会议、案件处理等材料分别集中排列。（5） 装订：文件按“件”装订，永久、长期保存的文件要去掉金属物，用XX局指定的装订材料装订，不得压字。（6） 编号：归档文件按文件编号，在文件首页上端空白处加盖归档章，填写年度、室编件号、机构、保管期限等，以固定文件位置。（7） 编目：归档文件以同一部室同一保管期限同一类文件按室编件号依次装盒，并逐件编制归档文件书目和盒内备考表，经部门经理审核签字后，档案室检查验收，办理档案移交手续。3、 归档范围内的公文材料（详见附件综合档案归档范围及保管期限）应保证其全面性、有序性和保密性，且文件材料必需精确地反映出公文的

7、形成过程和公司在经营管理等各项活动中的真实内容和历史过程。4、 由综合办负责对公司日常经济管理工作中形成、办理完毕并具有查考保存价值的公文、材料、领导批示（包括各种图、文、影像资料）等整理（立卷）、归档并负责妥当保管证件及文件。5、 重要会议形成的公文，包括录音带、录像带、照片等有关材料，由综合办负责收集并整理、归档。6、 公司在各经营管理工作中形成的重要文件资料由各职能部门按其业务范围（责任分工详见附件工程经济档案内容及责任分工），由各部室兼职档案人员按有关规定负责收集、整理、核对，并于每年度3月底前将上年度内形成的应归档的文件材料分类立卷，由部门经理审核签字后向档案室移交，归档备查。7、

8、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年。保管期满后，由财务部编织会计档案移交清册，经部门经理审核签字后，归档备查。8、 工程项目档案应与竣工验收同步完成立卷，由技质部负责组织鉴定归档工作。9、 设备仪器档案在开箱验收后，由主管部室审定，随即归档。10、 人事档案中工资审定、职称评审、入党入团等材料须经上级批复后，1020天内由有关部室编制人事档案零散材料移交单后，随时归档。件（如：工程设计图纸、财务软件数据备份、会议资料影音文件等），各部室应按季度上报综合办，由综合办统一刻录光盘备份存档。12、涉及多部室联合办理的公文，原件由主办部室整理归档，其他部室保存复印件或

9、其他形式的公文副本。（四） 利用：归档后的文件应编制档案总书目和档案分类书目等其他检索工具，以备借阅（有关规定详见附件档案借阅及档案材料复印制度）。（五） 统计：详见附件档案的统计制度。（六） 保管：做好“七防”工作和档案材料的保密工作。（七） 销毁：详见附件档案鉴定与销毁制度。二、 印信管理程序：1、 分公司印鉴、介绍信及营业执照由综合办保管和运用，一切用印、开具介绍信、运用营业执照原件及复印件都要通过综合办。2、 综合办要确保印信工作的正常开展，防止滥用和出现漏洞，加强对印鉴、介绍信及营业执照的管理。3、 印信工作要依据状况、内容、范围并且经过相应的批准手续及用印登记，方能办理。4、 分公

10、司法人章由财务部保管，除与财务工作有关的用印外，其他用印需到综合办办理有关用印手续。5、 需运用营业执照原件或复印件的部室，应向综合办办理有关审批及登记手续。营业执照原件借出原则上不得复印，并应刚好归还。复印件应加盖公司公章并注明“仅限于运用字样。6、 介绍信开出，内容要明确具体，要填写有效期限、介绍信编号及持有人姓名，介绍信正文与存根应一样，如介绍信开出后未用，应交回综合办，附于存根备查。7、 介绍信持有人将介绍信遗失应刚好报告，涉及重要事项，还应通知前往办事的单位，以防事故。8、 须严格遵守纪律不得开假证明和空白介绍信，如确因特殊状况需持空白介绍信外出办事，须经公司主管领导批准。9、 各部

11、室印鉴（包括合同专用章、财务专用章、选购专用章等），应由各部室专人保管，部门经理监督，加盖印章亦应履行相应审批及登记手续。10、 如工作业务须要加盖总承包公司印鉴时，需由部门经理填写用印审批表，报公司主管领导签字后，方可到总承包公司办公室办理有关用印手续。11、 印鉴不准出室，不得借给他人运用，各印鉴保管部室要刚好清洗保养，以确保盖印清楚。12、 公司印鉴、介绍信及各部室印鉴均要坚实加锁，不能随意放置。如因管理不善，造成事故，要视状况追究责任。三、 公函邮寄程序：1、公司公函（包括财务汇票、工程档案、合同文本等）需运用ems（邮政特快专递）邮寄的，由综合办统一办理。2、一般公函（对时间及平安系

12、数要求不高的），本着降低成本削减办公费用的原则，由各部室按平信自行邮寄。3、公函办理ems邮寄时，经手人要严格登记手续，综合办应刚好处理，保证当日递送，不得拖延。4、公函邮寄只限各部室因工作须要而对外发出的各种信函，因私邮寄不予办理。四、 办公设备及用品运用程序：范围：公司的办公设备是指办公运用的计算机及其外设、复印机、传真机、扫描仪等为固定资产管理的设备。办公用品是指办公用复印纸、水笔、笔记本、信笺等低值易耗品O目的：为了节约开支杜绝奢侈，确保公司办公设备及办公用品的合理运用。参考文件：总公司行政办公设备管理规定（XX字XX第125号）1、 办公设备由综合办依据须要，经主管领导批准后统一购置

13、。2、 办公设备由综合办会同选购部统一编号、建帐管理,各运用部门负责日常维护和保养。3、 办公设备损坏由综合办查明缘由，联系修理，并建立相应的修理台帐。4、 办公设备报废需由综合办会同财务部共同确认，残体由综合办处置。5、 办公设备运用要严格依据操作规程严禁自行拆卸部件。6、 办公用品由综合办统一购置管理。7、 办公用品要依据实际工作须要，于每周的周二上午依据部门所需，由专人一次性集中办理领用手续。8、 特殊须要的办公用品要提前在综合办登记，经领导批准后统一购置。9、 综合办依据领导审批后的选购清单进行办公用品的购置，并将选购物品分类进帐。五、 图书购置、借阅程序：1、 图书资料由各部室经理编

14、制购书支配，报公司主管领导批准，由各部室自行购置。2、 购置图书后，购置人应持图书及发票到综合办办理图书入库及借阅手续，由综合办在发票联签字后方可到财务部办理有关报销手续。3、 图书资料应由综合办加盖公司公章、编写图书书号及进行图书资料的登记。4、 综合办应依据iso14001及OhSaSI8001的有关程序，在相关图书资料上加盖“有效版本”章。5、 借阅人员应疼惜图书，因个人缘由损坏、丢失图书资料的要照价赔偿。六、 信息传递程序：1、 公司上下级、各部室之间的状况沟通，信息沟通，在企业经济运行中起着重要意义。对于总公司下行的信息（包括fax、e-maiI、电话通知、信函等）由综合办统一查收，并做好记录，报呈公司领导后下发相关部室承办。、各部室要细致对待与上级、同级、下级以及有关单位之间的联系，接到有关信息后，应立刻作好记录，将记录内容刚好传达到有关部门和人员，并刚好处理有关事项。2、 各部室间的信息沟通可通过会议、简报、个别沟通等多种形式进行。3、 公司建立健全呈阅件制度，各部室可接受呈阅件的形式向公司领导汇报工作，提出建议。综合办应加强呈阅件的管理，做到件件有落实，事事有回音。