大学校园规划与基建处基本建设项目档案管理实施细则.docx

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1、校园规划与基建处基本建设项目档案管理实施细则（2023年修订）第一章总则第一条为了规范校园规划与基建处基本建设项目档案（以下简称“基建档案”）管理，充分发挥基建档案在工程建设、使用维修和改建扩建等活动中的作用，根据中华人民共和国档案法中国地质大学档案管理办法（试行）等文件精神，结合校园规划与基建处工作实际，制定本实施细则。第二条基建档案是指基本建设项目从立项、招标投标、勘察、设计、材料采购、施工、监理、检测、试运行及竣工验收等过程中形成的文字、图表、声像、电子等具有保存价值的各种文件材料。第三条基建档案管理纳入校园规划与基建处年度工作计划，各科室应协助、配合综合事务办公室开展基建档案管理。第二

2、章资料整理与装订第四条应归档的资料包括但不限于：合同及合同资料要件、勘察资料、设计资料、造价咨询资料、监理资料、施工资料、甲供材资料、结算资料、联合验收资料等。第五条资料整理责任人按照附表1、附表2、附表3、附表4、附表5、附件6、附表7的内容要求认真筛选、整理、装订归档资料，及时汇总至资料提交责任人。(-)质量要求归档的文件原则上应为原件。因故用复印件归档时，原则上应加复印件提供单位公章或档案证明章，确保与原件一致。归档材料应字迹清楚，图样清晰，书写材料宜采用黑色签字笔书写，不得使用铅笔、圆珠笔等，复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。归档的材料，必

3、须完整、成套、系统，移交的电子文件在内容、格式、相关说明及描述上应与纸质档案保持一致。文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm210mm),图纸宜采用国家标准图幅。电子文件应当采用符合国家标准或能够转换成符合国家标准的文件格式，利于信息共享和长期保存，具体格式要求详见下表，专有软件产生的其他格式的电子文件应转换成规定的文件格式，若不能转换为通用格式时，应同时收集专用转件、技术资料、操作手册等。文件类别格式文本(表格)文件PDF/A图像文件JPEG、TIFF图形文件DWG、DXF、PDF/A视频文件AVI、MPEG2、MPEG4音频文件WAV、MP3经信息技术手段加密的项目电子文件应在

4、解密后再归档，压缩电子文件应与压缩软件一并归档。图像电子文件、视频电子文件应主题突出，曝光准确、影像清晰。图像电子文件分辨率应达到300dpi以上，对视频文件宜采用200万以上像素拍摄。电子文件离线存储采用光盘。光盘要求外观完好、整洁无损、无计算机病毒，存储介质应设置成禁止写入状态。（-）装订要求按时间先后顺序和主次、重轻顺序安排卷内材料秩序，结果在前，起因在后，如：批复在前，请不在后；正稿在前，定稿在后；结论在前，证据在后等。以本（件）为单位装订成册，每本厚度不超过50mm,装订方式为胶装；竣工图必须与文字材料分开装订，图纸按A4幅面并在图纸左边留有25mm的装订边，标题栏即图签必须在最上层

5、并露出；原装订方式符合要求的，应维持不变；装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。文件材料装订应尽量减少对归档文件本身的影响，装订封面用纸采用牛皮纸，格式详见附件1、附件2、附件3。施工图、竣工图应按GB/T10609.3的规定统一折叠，蓝图若大于16开，图纸折叠采用图面折向里方“手风琴风箱式”，先竖后横，将蓝图折成A4图纸的规格，即先将图纸折叠成297mm,然后再按手风琴式折叠成宽210mm,折叠后，标题栏必须在最上层并露出来。底图采用卷筒式或平放式保管，透明底图须用缝纫机线订图边。（三）编写文件目录若每本（件）材料包含多项内容，需

6、在每本（件）材料的首页编制文件目录，格式如下：目录（后面的数字代表页码）1 .工程概况12 .施工质量管理检查记录表53 .开工报告214 .工程技术文件申报表285 .施工组织设计306 .设计变更联系单557 .工程施工定位记录表678 .隐蔽工程检查记录1029 （四）编写页码以本（件）为单位编制页码。每本（件）一个流水页号，即每本材料都是从1开始编制页码，若干本不可连续编号；页号编写：单面材料，页码书写在材料的右下角；双面材料，正面书写在的右下角，反面书写在左下角。折叠后的图纸一律写在右下角。页码统一从目录后第一页开始编写，无目录的从封皮后第一页有字的页面开始编写；（注：有图有字的一面

7、算一页，无图无字的无需编页码；手写页码要求字迹工整，统一用铅笔，不得随意涂黑画X,不得有破损。）文件已印刷成册并编有页码的，可保持原有页码不变。（五）电子文件的整理要求电子文件与纸质文件对应建立多级文件夹存储，其中总文件夹以“部门号-年度-分类号”命名，二级文件夹以“部门号-年度分类号-卷号”命名，三级文件夹内的文件以“部门号-年度-分类号-卷号-件号”命名，以“北区拓展基地维修改造工程”为例（此项目的分类号为JJ1219）,具体示意图如下：、515-2018-JJ1219-11515-2018-JJ1219-2_,.515-2018-JJ1219-1515-2O18-JJ1219-1.O1北

8、区拓展基（M）竣工资料.pdfJb515-2018-JJ1219-1（XX）2-ji515-2O18-JJ1219-1.O3一,515-2018-JJ1219-n笫六条资料提交责任人应认真审查收集的归档资料，对不符合要求的，给出明确整改意见，资料整理责任人应及时整改。第七条承办合同执行的科室作为资料提交责任人，应在规定时间内向综合事务办公室提交一套归档资料，具体详见下表：序号阶段归档资料提交时间1合同签订后合同（正/副本）及合同资料要件合同签订后3个工作日内2竣工结算付款前勘察资料结算付款报账前3个工作日内设计资料造价咨询资料甲供材资料施工资料监理资料结算资料I结算资料II3联合验收后联合验收

9、资料联合验收通过后3个工作日内第八条综合事务办公室应认真清点提交的归档资料，并对归档资料进行规范性审查，有不符合要求的，及时督促资料提交责任人完善。第三章档案装盒及著录第九条综合事务办公室负责基建档案的装盒、著录并及时联络学校档案管理部门办理基建档案验收。第十条综合事务办公室应按照档案文件的分类顺序依次装盒，一盒装满后，顺次装入下一盒；同一保管期限的文件尽量装在同一盒中，若一盒中有不同保管期限的文件，该盒保管期限从长；盒子以5厘米为主，根据文件的厚度可装一至多件，以档案盒装满为宜。第十一条为便于文件检索，电子文件与纸质文件同步归档，电子文件不需要单独提交移交目录，只需在纸质文件移交目录的著录项

10、“电子文件件数”中填写电子文件具体件数。对于单套制的档案资料，根据学校档案管理部门提供的移交目录模板进行著录，著录表格式见附表8。电子文本文件著录模板同纸质文件一致，只需在著录项的备注一栏注明“电子文件声像档案单独著录，著录表格式详见附表9。第十二条纸质文件和电子文件整理完成后，综合事务办公室负责联络学校档案部门上门验收，并编录档案号。档案号为：部门号+年度+基建项目档案分类号+案卷号（盒号）。其中，校园规划与基建处的部门号为515；年度为项目竣工年度；分类号以项目分类，同一竣工年度的项目文件从JJ12U开始为第一个项目；卷案号为盒号，从1开始依次流水；序号为件号，用四位阿拉伯数字表示，从OO

11、O1开始依次流水，格式实例如下：档号序号515-2018-JJ1211-10001第四章档案保管与移交第十三条综合事务办公室应做好基建档案移交档案馆前的资料保管、台账管理工作。（一）需查阅或复印工程档案的人员，应认真填写基建档案查/借阅登记表（详见附表10）后，在工程档案室内进行查阅，查阅人应遵守保密制度，严禁涂改、毁损、抽拆和改变档案内容。（二）外借档案资料原则上一律为复印件，确需原件时，借阅人需写书面借条，报请处分管领导批准同意。外借时间一般不超过7天，确需延长的，须按上述程序办理续借手续，续借时间不超过15天。第十四条综合事务办公室应每月整理档案借阅情况，到期未还的，及时催还；问题突出的

12、，及时报告处领导协调解决。第十五条经学校档案管理部门工作人员检查验收合格后，综合事务办公室负责登陆学校档案管理系统，上传著录表格数据、提交归档申请并办理档案正式移交。第五章附则第十六条发生下列情况之一者，依据中华人民共和国档案法中国地质大学档案管理办法（试行）给予处罚。（一）不按时移交档案材料；（二）不按时归还从工程档案室借出的案卷或档案材料；（三）损坏、涂改案卷或归档材料；（四）丢失案卷或归档材料。第十七条本细则由校园规划与基建处负责解释，自发布之日起执行。附表1合同资料要件明细附表2甲供材/施工资料明细附表3监理资料明细附表4与工程相关的勘察、设计、造价咨询等资料明细附表5工程结算资料（I

13、）明细附表6工程结算资料（II）明细附表7工程联合验收资料明细附表8基建档案著录表格格式（纸质、电子文本文件）附表9基建档案著录表格格式（数码照片、录音、录像文件）附表10基建档案查/借阅登记表附件1施工/监理/勘察/设计/造价等资料归档封面格式附件2施工图纸（竣工图纸）封面格式附件3资料汇编封面格式序号文件类别具体内容资料整理责任人1项目立项文件 立项批复及申请报告 会议纪要 用地批准文件口规划批准文件口拆迁批准文件口设计审查文件口可行性研究批复文件口其他批复文件规划管理科承办合同执行的科室2技术标准文件口工程类：设计图纸口服务类：技术指标及要求（服务范围、服务时间、验收标准等）口货物类：（

14、技术参数、到货时间、验收标准等）承办合同执行的科室3采购预算文件工程类：口工程量清单、控制价口工程预算书口服务类：取费依据文件口货物类：预算文件造价与建材管理科承办合同执行的科室4资金落实及采购批准文件政府采购预算申报表承办合同执行的科室5采购公告及文件招标审签资料口招标文件口竞争性谈判/询价文件承办合同执行的科室6确定合同相对方的文件中标通知书、投标文件（招标项目）询价/谈判/洽商纪录口预算审核文件口清标文件承办合同执行的科室造价与建材管理科7合同文本及审核意见审签流转单及合同审签文本承办合同执行的科室8合同主体资格审查资料口营业执照口资质许可口法人代表身份证及其授权委托证明（如有）口其它（

15、项目团队人配备审查等）承办合同执行的科室注：1.第2项中涉及有设计图纸的，图纸页数在10张以内的，可折叠成A4幅面，不必装订成册；超过（含）10张的，应按照本细则第六条要求折叠后装订成册，封面格式详见附件2o2.原装订方式符合第六条要求的，可维持不变，仅需补充页码即可。序号文件材料名称具体内容资料整理责任人1工程管理文件材料工程概况表、管理机构及负责人基建项目管理科/修缮项目管理科施工许可证开工报告工程竣工报告工程停工、更工报告施工进度计划分析项目大事记施工日记不合格处置记录建设工程质量事故调（勘）查记录建设工程质量事故报告书施工总结2工程技术文件材料工程技术文件报审材料图纸会审、设计交底记录设计变更、洽商记录技术交底记录施工组织设计、施工方