《银行运营档案管理系统业务管理规定》制定说明.docx

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1、银行运营档案管理系统业务管理规定制定说明一、制定背景档案管理是运营基础工作的重要组成部分，也是营业机构日常业务管理的重要载体。实现运营档案电子化管理，是优化柜面作业流程、提升我行基础管理水平的迫切要求。2009年会计档案管理系统（一期）的成功投产，实现了业务系统报表、清单的电子化存储、在线查询和展现，向档案电子化管理迈出了坚实的脚步。然而，随着业务的发展，在系统应用过程中基层也反映了一些系统优化的具体问题。为了确保系统的先进性，总行认真跟踪、专题调研，于2009年下半年提出了系统优化改造需求。此外，由于系统一期管理范围主要集中在AB1S等业务系统生成的电子报表,对于临柜业务产生的传票等纸质档案

2、，仅记录了其生成日期、册数、保管编号等基本信息，没有保管传票的影像信息，我行会计传票的查询、调阅仍保留着传统的手工翻找方式；同时大量的实物档案长期没有专业存放场地、设施和有效的保管，也存在翻查困难、保管不善等问题。为全面规范运营档案管理，实现档案管理电子化，2010年初，总行启动了运营档案管理系统（二期）（以下简称ADMS）建设工作，将系统一期升级改造，影像资料的归档、在线查询、展现以及实物档案库房的电子化管理作为系统二期建设的三个主要目标。2010年底，系统二期完成研发工作，20年下半年成功投产。为做好配套制度建设，规范业务操作，总行结合系统二期功能，并依据银行运营档案管理规定，在对原银行会

3、计档案管理系统管理暂行办法（办发（2008）1247号）修订的基础上，制定了银行运营档案管理系统业务管理规定（以下简称规定）。二、主要内容（-）新增内容。1 .新增电子档案管理规定。为全面实现运营档案电子化管理,ADMS（二期）在一期电子报表管理的基础上，将影像资料纳入系统管理。规定对电子档案的保管、查询、调阅、移交、销毁等方面的系统操作要求进行了详细规定。2 .新增实物档案库管理内容。实物档案库管理是ADMS（二期）新增的一项主要功能，主要实现了对实物档案的保管、跟踪定位、流转等的电子化管理，为实现实物档案的集中管理提供了有效系统支持。办法中增设实物档案库管理一章，对库区管理、档案出入库管理

4、、库房档案盘点、调阅等库房管理操作要求进行了规定。3、细分了各类用户权限。考虑到各类用户的管理权限和使用要求不同，规定在ADMS（一期）的基础上新增了6类用户角色，分别为运营部档案管理员、档案负责人、档案主管总经理、档案库管理员、档案库操作员和查询用户，删除了系统操作员角色，其权限与系统管理员合并。同一机构下的用户通过用户角色区分权限，满足了各类用户的不同管理需求。另外，规定对于原档案管理员的角色定位也进行了调整，将原全辖档案的管理权限转交给运营部档案管理员负责，档案管理员用户只负责对本机构档案的管理，设置在总行及以下各级行除运营管理部外的其他机构、部门和营业网点。4.取消与档案管理相关的清单

5、、登记簿的手工登记。为减轻柜面操作压力，提高前台服务效率，ADMS（二期）将涉及档案管理的各类清单、登记簿改由系统在业务处理完成后自动生成，无需再由档案管理人员进行手工登记。（二）修改内容。1 .调整了机构管理模式。一是，为满足IFAR报表纳入ADMS的管理需求，ADMS（二期）对机构管理模式进行了调整，以IFAR机构表为基本模板，包括所有应用ABIS的机构以及未应用ABIS的境内外机构。后督中心和实物档案库房则采用设置虚拟机构号的方式进行管理。二是，考虑到机构撤并后，还会偶尔发生账务，若将机构删除，会导致档案丢失，因此规定规定机构撤并时，不再删除该机构，而是通过机构修改功能，将撤并机构状态调

6、整为“撤并”，同时，对运营档案管理系统机构信息变更表做了相应调整。2 .变更了档案销毁方式。ADMS（二期）档案销毁流程与一期相比有较大变化，电子报表和影像资料的销毁将通过“通知与公告栏”提前告知各应用机构，经审批通过后，由技术人员定期从数据库中清除，无需再通过人工发起销毁申请。纸质档案的销毁包括电子记录的清除和实物销毁两部分，需从档案库房发起销毁申请，经审批通过后，组织实物档案销毁。实物销毁需联动库房档案出库功能。据此，规定全面修订了档案销毁部分的管理规定。（三）删除内容。取消原办法中“档案审核”内容。为减轻柜面档案审核压力,规定取消了原办法中“档案管理员或操作员应每日审核本网点生成各类会计档案资料的完整性和准确性”的规定。一级分行运营部档案管理员可通过ADMS（二期）新增的“报表加载情况监控”功能，辅助监控电子报表加载情况。对于未正常加载的报表，运营部档案管理员应及时查找原因，确认为漏发报表的，应及时上报总行科技部门申请补发，并做好补发报表后的核对确认工作。