Outlook日历基础知识培训.docx

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1、Out1ook日历基础知识培训有四种不一致日历条目可供选择。在OUtIOOk日历中，您能够将活动安排为约会、会议、事件或者任务。具体选择哪种条目类型取决于两个方面：一是还涉及到其他什么人，二是您希望如何显示条目。通过在日历中正确选择条目，活动的进展、发生的时间与涉及的人员就会目了然。让我们先从最重要的情况开始。您需要先熟悉如何找到日历，然后才能查看其中的内容。下列是查看日历的两种快速方法:在“导航窗格”中单击“日历”。在“待办事项栏”顶部的“日期选择区”上单击一个日期O43月日三四五六26272812345-578910111213141516171819202122国242526272829

2、30311看到日历后，您能够使用窗口顶部的按钮进行导航及显示或者隐藏全面信息:1 .单击“天”、“周”或者“月”可快速切换视图。2 .使用“前进”与“后退”按钮能够方便地在日历中移动。3 .此外，您还能够使用其他按钮来显示或者隐藏天或者全面信息，具体取决于您选择的视图。16日二十五8早”9IOi会议室史建明2康托医可有片公司会以三10显示任务时的排席演:截止日期开始日期截止日期为会议准箭复印件4取干洗衣物2006-9-22（星期五）2006-9-22（星期五）2006-9-26（薪二）2006-9-26（）Yr日历中的一天，每种类型的条目出现一次。既然您看到了日历，那么就能够开始安排活动了。有

3、四种类型的条目供您选择。通过熟悉这些不一致的类型，能够更有效地安排活动。1 .约会：约会是在预定的时间发生的活动，只涉及您一个人。2 .会议：会议也是在预定的时间发生，就像约会一样。不一致之处在于，您通过电子邮件发送会议要求，借助它来邀请其他人。3 .事件：事件是持续一整天的活动。与约会或者会议不一致的是，事件不可能在日历中划分时间段。设立了事件后，您仍可在当天的日程中显示其他条目。4 .任务：任务是只涉及您一个人的活动，它不需要预定的时间。在Out1ook2007中，日历的“天与“周”视图中有一个显示任务的新区域。假如您明白自己将会很忙，但不涉及任何其他人，请使用约会。您能够输入约会，在日历

4、中划分时间段，以安排时间研究项目、撰写报告，或者者在下班途中办情况。要建立约会或者者任何类似的日历条目，一种快速方法是，将指针放在“天”视图中所需的时间上，单击，然后键入全面信息。在此图片中，我们展示了执行此任务的步骤：1 .将指针放在日历中所需的时间上，然后单击。2 .键入全面信息。3 .约会需要更多时间？只需拖动手柄即可延长约会的时间。显示任务时的排序依据:截止日期开始日期截止日期为会议准备复印件26-9-22（星期五）2006-9-22（星期五）1r取干洗衣物2006-9-26（星期二）2006-9-26（星期二）5r会议在预定的时间发生，而且涉及其他人与会议地点。日历中的会议能够是由您

5、建立的，也能够是您应他人的邀请而参加的。会议将显示在您与其他有关人员的日历中。在日历中，您能够通过会议条目中的信息区分会议与约会。在会议中，您将看到这些内容：1 .会议地点2 .会议组织者的姓名Out1ook中的会议是借助会议要求建立的，会议要求通过电子邮件递送给与会者。16B星期一二十五I康拓医药有限公司会议I8910101会议室史建明显示任务时搦E序依据:截止日期开始日期截止日期V为会议准备复印件2006922喇五）2006922（星期五）取2006-9-26（3二）2006-9-26（觐二）T早操任务假如您想在日历中看到某些活动，而且这些活动不需要安排特定的时间，也不需要涉及一整天，那么

6、您能够在日历中招这些活动作为任务。当您在“天”视图或者“周”视图中查看日历时，您将看到“任务”区域。比如，假如您有许多情况要办，请将每项情况作为任务输入。当您完成一项任务时，请勾消它。完成的任务将贴附于完成该任务的那一天上，使您随手即可获得已在该天完成的任务的整洁列表。我们在图片中展示了这一点：完成的任务带有复选标记与一条横穿它的线。您能够输入带有预定开始日期与截止日期的任务。假如您未能在截止日期完成任务，任务将会自动向前移，并出现在当天上，直至您重新安排它或者勾消它为止。提示要快速重新安排任务，请使用“周”视图，并将任务从一天拖到另一天上G）显示_1_作周O显示全周电2007年2月5日-20

7、07年2月9日5日星期一6日星期二7B星期三8日星期四9日星茹五89OO1011活动可能会反复发生，但这并不意味着您需要反复输入活动。要告诉Out1ook某个约会、会议或者事件会重复不断地发生，请使用“定期”功能。活动的频率被称之它的定期模式。正如您在图片中的“练习”约会中看到的一样，定期约会是重复出现的，同时显示一个定期图标可。要设置定期模式，请打开约会，然后在“约会”选项卡的“选项”组中单击“重复周期”按钮。0砺为：忙CQWn?科性1ZY重要性-商9提醒：15分钟重复周期时区分类J重要性.任厕要打开定期日历条目，以查看其全面信息或者对其进行更换，请双击它。然后，您会看到一条与图片中的消息类

8、似的消息，该消息为您提供两个选项：“打开本次事件”假如您想查看或者更换一个实例，而不是整个序列，请选择此选项。比如，在特定的某一天，您可能想比平常晚半个小时做练习，但并不更换平常的时间。“打开序列”假如您想查看或者更换整个序列，请选择此选项。比如，您决定将练牙约会的所有实例的时间都推移半个小时。打开序列后，要更换其定期模式，请单击“约会”选项卡上的“重复周期”按钮。W砺为：忙CQ-U加私人性质1ZYf重要性-商9提理：15分重复期时区分类J重要性,低厕提示在使用定期项目时请记住下列几点: 请勿删除定期条目，而是更换“结束F1期”。这样可为您保留过去事件的记录。 关于单个活动，您可能需要创建几个

9、不一致的定期日历条目才能实现该活动所需的定期模式。比如，假如要设置在每月的第15天与最后一天发生的发薪U事件，需要为之设置两个定期事件。创建任何类型的日历条目时，都会自动设置提醒OMook会在约会与会议开始之前15分钟通知您。在图片中，我们展示了更换任意日历条目的提醒时间的步骤，具体做法是：打开该条目，然后在“约会”选项卡上的“提醒”框中调整设置。1 .双击约会，打开它。2 .选择提醒时间。3 .提醒将在所指定的时间显示。您是否希望生U能够引起您的注意？是否希望个人约会能与商业约会有所区别？Out1ook能够做到这一点。有色类别闪亮登场了！有色类别同意您命名颜色，并在需要时更换名称。使用颜色能够突出显示一些条目，让人一眼就能注意到。安排会议时，您需要选择一个其他人能够参加的时间。Out1ook可让您与同事互相告知什么时候谁会很忙、i隹会外出、谁会空闲。日历条目的边框颜色指示该时间已安排为闲、暂定或者外出。您将在自己的日历中看到边框颜色，同时能够更换颜色。新创建的约会与会议会自动输入为忙，而事件会自动输入为闲。通过使此信息保持最新与准确，您将从同意与其他人共享日程的功能中受益。备注假如将某个事件的时间设置从闲改为任何其他状态，则该事件对应的一整天将会变暗。假如您更换了其他人创建的会议的时间设置，而该会议的组织者更新了会议时间，您所做的更换将会被覆盖。