公司内部控制 采购制度汇编全.docx

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1、企业内部控制采购制度汇编2. 1采购授权审批制度制度名称采购授权审批制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1条目的为明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求，特制定本制度。第2条进行授权审批采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。第3条严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务1 ,采购员应当在职权范围内，按照审批人的批准办理采购与付款业务。2 .对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，采购员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。第4条专家论证适用情形对于重要和技术性较强

2、的采购业务，采购部应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。第5条请购使用部门、仓储部门及其他相关部门根据企业采购预算、实际经营需要等提出采购申请，经部门负责人签字后，及时向采购部门提出采购申请。第6条审批采购经理、财务总监、，软裁根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核、审批。1 .采购预算内采购额在X万元以内的，采购经理审批；采购额在XXXX万元的，由财务总监审批；采购额在XXXX万元以上的，由财务总监审核，总裁审批。2 .采购预算及计划外采购项目均由财务总监审核，总裁审批。3 .对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。第7条采购

3、1 .采购经理根据经过审批的采购申请组织采购员进行采购。2 .采购员进行市场调直,进行比质、比价，拟定供应商名单，经采购经理审核并提出参考意见，交总裁最终确定合格供应商名单。3 .采购部根据合格供应商名单进行采购谈判，采购员拟定采购合同后，交采购经理审阅，报相关负责人审批后签订购货合同。(1)采购计划范围内金额在X万元以内的采购项目合同，由财务部审核后交采购部签订购货合同即可。(2)采购计划范围内金额在X万元-XX万元的采购项目合同，须交财务部审核、财务总监审批后交采购部签订购货合同。(3)采购计划范围内金额在XX万元以上的采购项目合同，经财务总监审核、总裁审批后交采购部签订合同。(4)采购计

4、划外的所有采购项目合同，须由财务部核对后，交财务总监审核，总裁审批后，签订购货合同。第8条验收质量管理部门根据企业有关验收规定对采购的商品进行验收，对于在验收中发现的问题应及时报告采购部门，采购员根据验收情况进行办理。1 .验收过程中出现的采购商品或劳务数量不符合企业规定的情况，采购员需提出解决方案，报采购经理审批。2 .采购的商品存在重大质量问题，采购经理组织由管理层人员、质量管理部、财务部等部门开会共同讨论解决，解决方案报总裁审批后，采购部负责处理。第9条付款1 财务部应付账款会计对采购业务的各种原始凭证进行审核，具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备，内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正

5、确。2 .应付账款在X万元以内的，由财务总监审批；应付账款在XXXX万元的，由总裁审批。3 .预付款与定金在X万元以内的，财务部负责人审批即可，应付账款在XXN万元的，报财务总监审批，在XX万元以上的，由总裁审批。4 .审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。第10条账务处理1 .财务部在采购单据齐全的情况下，按照会计核算规定及时、准确地编制记账凭证。2 .将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及进口物资的报关单等支持性凭证附在记账凭证的后面，如凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。3 .每月应根据记账凭证准确、及时地登

6、记入存货”及货币资金、应付账款”分类明细账中。第11条对账1 .财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。2 .取得供应商对账单，审核其余额与企业应付账款余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，企业与供应商的月末余额应保持一致。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期2.2采购申请审批制度制度名称采购申请审批制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条企业为明确商品或劳务采购的申请与审批规范，特制定本制度。第2条本企业内所有部门的请购，除另有规定外，均依本制度的规定办理。第3条责权单位。1 .采购部负责企业所需物资的采购工作。2 .财务部负

7、责采购物资的货款支付工作。3 .物资使用部门和仓库部门提出采购申请。4 .财务总监、总裁根据权限审批采购项目。第2章请购审批规定第4条原材料或零配件的请购。1 .需求部门请购。(1)原材料或零配件由需求部门根据采购计划或实际经营需要提出请购单。(2)仓库材料保管员接到请购单后，查看材料保管卡上记录的库存数，将库存数与生产部门需要的数量进行比较。(3)当生产所需材料和仓库最低库存量合计已超过库存数量时，则同意请购。2 .仓储部门请购。(1)仓库部门在库存材料已达到最低库存量时提出请购申请。(2)仓库主管签字的请购单需要通过两方面的审批。采购员审查请购单，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是

8、否存在不合理的请购品种和数量。如果采购员认为请购申请合理，则根据所掌握的市场价格，编制采购预算。经采购员签署同意的请购单交财务部进行审核，如果该项请购在经营目标和采购预算范围内，财务部签字确认后可交采购部门办理采购手续。采购部应将处理过的请购单归档备案。第5条临时性商品的请购。1 .临时性商品的采购申请由使用部门直接提出。2 .使用部门需要在请购单上对采购商品作出描述，解释其目的和用途。3 .请购单须由使用部门负责人审批同意，并须经财务部、财务总监和总裁签字后，采购部方可办理采购手续。第6条经常性务项目的请购。1 .经常性服务项目指的是由同一服务机构或企业所提供的某些经常由艮务项目，例如公用事

9、业、期刊杂志、保安等服务项目。2 .使用部门需要这些服务时，提出请购单，由财务部、总裁进行审核、审批。第7条特殊服务项目的请购。1 .特殊服务项目请购是指保险、广告、法律和审计等服务采购申请。2 .总裁、董事会或股东大会进行审议批准。3 .审议人员参照过去的服务质量和收费标准，分析申请人提供的需要内容，包括选定的广告商、事务所及费用水平是否合理等，经总裁批准后，这些特殊服务项目才能进行采购。第8条资本支出和租赁合同。1 对于资本支出和租赁合同，应该由经办部门提出请购，总裁、董事会或股东大会进行决策。2 .对重要的、技术性较强的请购项目，应当组织专家进行论证，集体决策和审批，防止决策失误而造成严

10、重损失。第3章请购单规定第9条请购单的开列和递送。1.请购单的开列。(1)请购经办人员应根据库存量管理基准、用料预算以及库存情况开立请购单。(2)请购单分为计划内采购请购单和计划外采购请购单。(3)各部门在生产、基建、维护工作中需采购的各类物资、工具、仪器仪表以及房屋装修、维修等各类开支，都必须按计划内采购请购单和计划外采购请购单所列内容填报。(4)请购单经使用部门负责人审核后，依请购核准权限报有关领导签字批准，并根据内部管理要求编号，送采购部门。2 .需用日期相同且属同一供应商提供统购材料，请购部门应根据请购单附表，以一单多品方式,提出请购。3 .紧急请购时，由请购部门于请购单中注明原因，并

11、加盖“紧急采购”章。4 .材料检验必须经过特定方式进行的，请购部门应于请购单上注明要求。5 .物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况填制请购单，提出请购申请。第10条免开请购单部分。1 .总务性用品免开请购单，并可以总务用品申请单委托总务部门办理采购。总务用品分类如下。(1)礼仪用品，如花篮和礼物等。(2)招待用品，如饮料和香烟等。(3)书报、名片、文具等。(4)打字、刻印、账票等。2 .零星采购及小额零星采购材料项目。第11条请购事项的撤销。1 .撤销请购事项时应由原请购部门立即通知采购部门停止采购，同时在请购单第1、2联加盖红色“撤销”的标记并注明撤销原因。2 .采购部门撤销请购时，注

12、意办理以下事项。(1)采购部门在原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。(2)原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门通知撤销，并由物料管理部门将原请购单退回原请购部门。(3)原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。第4章附则第12条本制度经总裁审批，自颁布之日起执行。第13条本制度由采购部负责解释。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期2.3采购预算管理制度制度名称采购预算管理制度受控状态文件编号第1条目的为了避免盲目采购，从总体上统筹使用资金，提高资金的使用效率，确保采购资金合理的需要，特制定本制度。第2条采购预算管理的含义1 .采购预算是采购部门为配合企业年度销

13、售预测或生产数量，对所需求的原料、物料、零件、劳务等的数量及成本编制的用货币形式进行具体、系统反映的数量计划，以利于企业整体目标的实现及其资源的合理配置。2 .预算管理就是指企业内部通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核来管理企业的经济活动，反映企业管理的成绩，保证管理政策的落实和目标的实现，促使企业不断提高效率和效益。3 .采购预算管理是企业预算管理的一个分支，应与预算系统的其他系统相互协调。第3条编制采购预算1.编制采购预算是指根据企业经营目标确定采购预算项目，建立预算标准，采用一定的编制方法和程序，将企业在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。(1)根据企

14、业年度销售计划，由相关使用部门(生产部门、开发部门、管理部门等)填写本部门的采购预算申请单，上交采购部。(2)采购员;匚总、整理各部门采购预算后，编制采购总预算，由采购经理补充完善后，交财务部和预算管理委员会逐一核准，采购员调整、完善采购预算，上交总裁审批。第4条执行采购预算1 .将审批的各项采购预算指标及时地下达给相关责任部门及人员。2 .对预算执行过程进行监控。第5条分析和调整采购预算差异1 .在预算执行过程中,采购部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行匕匕较，编制预决算分析报告。2 .如果有差异，要分析差异产生的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的

15、具体措施。第6条采购预算资金控制1 .在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度。2 .部门负责人只能在自己的权限内进行审批，限额以上的采购申请应按企业请购审批制度办理请购，严格控制无预算的资金支出。3 .对于预算内的采购项目，请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。4 .对于超预算和预算外采购项目,采购部及财务部对需求部门提出的申请进行审核，最终由总裁审批后才能给予办理。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期2.4采购控制制度制度名称采购控制制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条目的明确采购方式、采购数量、采购订单、供应商选择等各项规定，确保采购过程透明化。第2条责权单位1 .采购部负责本制度的制定、修改、废除等工作。2 .总裁负责本制度制定、修改、废除等的审批。第2章采购方式控制第3条采购方式分类3 .订单采购方式(1)采购部根据批准的请购单签发订购单，订购单上注明求购商品或劳务的具体项目、价格、数量、交货时间等，送交供应