文件化信息控制程序.docx

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1、XXXXXXXXXXXXXXXXXXX文件编号QP-01版次A0文件化信息管理页次1/6制订部门XX部制/修订履历制/修订日期制/修订内容版次页次生效日期制定审核批准分发部门总经理管理者代表财务部工程部业务部行政部生产部品保部采购部XXXXXXXXXXXXXXXXXXX文件编号QP-01版次A0文件化信息管理页次2/6制订部门XX部1 .目的对公司品保管理体系文件进行控制记录,确保各部门所使用的文件为有效版和运行的证。2 .适用范围适用于与公司品保管理体系有关的所有文件和记录（含客户指定记录）控制。3 .定义3.1 文件化信息:公司所有文件和记录。4 .权责4.1 管理者代表负责组织品保手册、

2、程序文件的编写；4.2 相关职能部门负责本部门品保管理体系文件的编写、审核、发放、更改；4.3 各部门负责本部门内品保管理体系文件的存档、回收及归类管理；4. 4行政部4.4.1负责品保管理体系文件的识别、文件发放与回收、文件归档、保存等；4. 4.2负责文件变更/更改通知、文件保密、调阅、销毁、稽核等管理；4. 4.3负责制作、修订文件编码；4. 4.4对各部门文件管制工作和品保记录管理与维护，过期需留存记录的保管的督导作用；4.4.5外来文件（包括属于顾客财产的文件）的管理。4. 4. 6各部门：负责品保记录的收集、分发、登记、整理、归档、保存及维护。4 .作业程序4.1文件管理作业流程图

3、（见附录）4. 2文件分类4.1. 1用于指导公司体系运行及操作的指导性文件，分四阶4.2. L1一阶文件：手册类，如品保手册等；4.3. L2二阶文件：程序文件；4.4. L3三阶文件：作业文件（作业标准、检验标准、技术文件、试验标准、操作规程、岗位职责、规章制度等）；4.5. L4四阶文件：品保记录表单。4.2.2外来文件：包括国际标准、国家标准、行业标准、顾客提供的技术文件、图纸以及国家颁布的有关政策、法律法规等。4.3文件制作/修订4.3.1文件制订：各部门根据本部门的工作需要，制作/修订相应文件时，应填写文XXXXXXXXXXXXXXXXXXX文件编号QP-0I版次A0文件化信息管理

4、页次3/6制订部门XX部件制/修订申请表，并注明原因与修订内容，文件制作部门依文件编码原则编号；4. 3.2文件初版发行时，文件版次为A0版；修订后升版为A1,A2,A3（版次以数字序号表示），版次依此类推，修订10次后改版文件升级为BO, Bl, B2, B3（版次以数字序号表示），依此类推；若修改点少且文件页数较多时，可针对当页更改版次，而整份文件的版本不变，但需在修订记录上标识；4. 4文件编码原则4. 4.1 一阶文件：GHD （公司代码）+QMS （品保管理体系）+流水号4. 4.2二阶文件：GI1D （公司代码）+QP+流水号4. 4.3三阶文件：GHD （公司代码）+m+部门代码

5、+流水号4. 4.4四阶文件：GI1D （公司代码）+部门代码+流水号+版本号4. 4. 5部门代码见下表：部门代码总经理ZJ管理者代表GD品保部PB财务部CW业务部YW行政部XZ生产部SC采购部CG工程部GC4. 4. .6各部门发布通告之编码规则：GHD （公司代码）+部门代码+年份+月份+流水号4.5文件签核4.5.1 品保手册由管理者代表制订、审核，总经理批准；程序文件由各部门/管理者代表制订，管理者代表审核，总经理批准；4.5.2 5. 2三阶文件由部门相关人员制订，部门负责人审核，管理者代表批准；4.5.3 文件制/修订并通过审核、批准后，交行政部统一发行、存档。4. 6文件登录管

6、制4. 6.1行政部接到待发放的文件后，依相关系统文件的要求进行审查，确认文件格式、签核、编码、文件版次等符合现行系统文件要求后归档；4. 6.2行政部将审查符合现行系统文件要求的文件登入文件一览表。4.7文件发放与回收4. 7.1行政部在接到文件后，须在一个工作日内完成文件发行，同时完成旧版文件的回收工作；4. 7.2行政部将原稿留存于本部门，文件复印后加盖发行印章，并发放至相关部门签收,同时回收旧版文件，并签名确认记录于文件发放/回收记录；XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX文件编号QP-O1版次AO文件化信息管理页次4/6制订部门XX部4. 7. 3各种文件管制印章（文件报废章例外）

7、应尽量盖于文件空白处。4. 8文件作废与销毁4. 8.1旧版文件回收后由行政部加盖“作废”印章并由行政部销毁；4. 8.2文件旧版原稿由行政部加盖“作废”印章，隔离保存一年后方可销毁；4. 8.3文件资料原稿销毁须建立目录文件销毁明细表并经管理者代表确认后方可进行。4. 9外来文件的管理4. 9.1外来文件：指客户提供文件（顾客财产）/供应商提供文件/业界标准/相关法律法规等；5. 9. 2属于顾客财产的外来文件，由行政部分类用文件夹进行整理归档，另外保存；6. 9. 3无需发放各部门及现场使用的外来文件（国家,法律法规及业界标准设备说明书及参考资料等）由行政部接收并加盖“外来文件”管制章,并

8、登于外来文件一览表,原稿留存于行政部；7. 9.4需发放各部门及现场使用的外来文件，如客户提供的作业指导书，检验规范及蓝图规格等，行政部接受后登录于外来文件一览表，同时将原稿复印加盖外来文件控制印章分发至相关部门，做好文件发放/回收记录，外来文件的版本更新发放和回收依文件的发行回收流程执行；8. 9.5外来文件根据需要并经客户同意转化为公司内部文件，由行政部登录于文件一览表，并注明内部文件编号，行政部按4. 7发行，同时做好文件发行与回收记录。9. 10文件的保存4. 10. 1行政部对各类文件应分明别类，并用文件夹装订好，作好标识；4.10. 2行政部对文件资料的存放应固定地点，保存时须采取

9、防火，防湿,加锁等措施以保证不发生损坏、遗失，并确认其有效性和安全性。4. 11记录的控制5.1品保记录是维持品保活动的证据，因此在生产、经营活动中，各部门应自我要求，保证品保记录的真实性、正确性及完整性。4.11.1记录的标识、储存、保护、存取、保存期限和处置必须满足本文件和客户要求。4. 12品保记录的形成4. 12. 1文件制作部门在制作文件时应充分考虑所采用记录的适用性，并满足法规和客户的要求；4.12.2各部门在填写品保记录时应字迹清晰可读、内容完整，不得随意涂改。如因某XXXXXXXXXXXXXXXXX文件编号QP-01版次A0文件化信息管理页次5/6制订部门XX部种原因不能填写的

10、项目，应能说明理由；4. 12.3因笔误或计算错误需修改原记录，修改者必须签名（或盖章）；4. 12.4记录的“审核”和“批准”栏必须由权责人员手签，每份记录须经两人以上签名，“审核”与“批准”栏可以是同一人，但“制定”与“审核”栏不可为同一人，记录日期按“年/月/日”顺序完整填写。4. 13记录的收集与归档4. 13. 1品保记录制作部门应保留原稿，并视需要分发给相关单位；4.13.2多联式品保/环境记录，被分发单位之记录保存期限同原始发行单位；4. 13.3记录之整理归档由各部门执行；4.13.4各类品保记录依不同要求分别设定保存期限，具体见记录一览表。4. 14记录编号、管理及使用4.

11、14. 1记录应进行编号管理，记录的编号依文件控制程序作业；4.14.2记录如有修订，以新版正式发行日期起计算1个月内新旧版共同使用，1个月后必须使用新版本，旧版本空白表格一律回收作废；4. 14. 3各部门应指定专人负责对记录进行整理、归档，并作相应的标识方便查阅；4.14.4各部门人员调阅相关记录需进行登记并及时归还原处。1.15 记录的储存与保管记录应储存在防腐、防潮的地方，并妥善保存防止损坏、丢失等。1.16 废止记录之处理过期或失效之记录可由各部门自行申请报废处理，或整理封箱并标示清楚后移交行政部统一处理。5 .相关文件文件化信息管理6 .相关记录6.1 文件一览表6.2 文件发放/回收记录6.3 文件制/修订申请表6.4 4外来文件一览表XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX文件编号QP-01版次A0文件化信息管理页次6/6制订部门XX部6.5 文件销毁明细表6. 6记录一览表