实验室如何对技术文件有效管理.docx

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1、实验室如何对技术文件有效管理实验室可以从六个方面来对检验机构标准技术文件进行有效管理。1、对标准技术文件进行统一管理由检验机构的质保部门负责标准技术文件的采购、登记、发放、回收、更新及销毁等工作。使用部门或个人根据需求填写标准购买申请单，经使用部门、质保部门负责人批准，质保部门的管理人员方可采购，这样可以有效地控制质量和成本。采购后管理人员要对标准技术文件进行详细建档，然后加盖受控章并编号，编号的规则根据需要能反应文件类别、发放的部门等信息，但必须保证编号的唯一识别性。发放时做好登记并要求接收人签字，接收人分两种情况，一种是接收人为标准技术文件的使用人，使用人有责任保管好文件，不得遗失；另一种

2、是接收人不为使用人，这种情况多为部门申购，接收人有必要建立所接收标准的使用台帐，以便后续的跟踪和回收。管理人员需要不定期检查接收人的标准台帐的建立和登记情况来确保作废标准回收工作的顺利进行。当有标准作废时，管理人员是按标准数据库中登记的接收人下回收通知。这种管理方法增强接收人和使用人责任意识，利于后续标准跟踪、作废回收和更换新标准工作的顺利进行。2、保证标准技术文件收集渠道正规检验机构的标准技术文件按来源可分为外来的标准技术文件和实验室内部进行方法确认的技术文件。对于外来的标准技术文件，比如国际标准、国家标准、行业标准和地方标准等。管理人员要保证收集的标准是发行机构或经过发行机构授权的单位的标

3、准合集、单行本、对标准进行扫描电子版本或国家相关部委的官方网站公告中发布的电子版本；收集的技术文件也要保证是国家相关部委的官方网站公告中发布的。因为非正规渠道收集标准技术文件里面可能存在错误，标准技术文件准确性关乎整个检验过程和最终结果的质量，检验人员依据错误的标准进行检验或判定，不合格产品判定为合格；合格产品判为不合格，给生产企业的信誉和经济造成损失，严重的可能会使企业面临倒闭。检验机构发生这样的质量事故除承担经济上赔偿，还使其社会诚信度下降。3、应用网络技术和数据库信息系统进行管理数据库信息已广泛的应用于各行各业，强大数据存储能力，不论是拥有几千份标准技术文件的专业性检验机构，还是拥有上万

4、份标准技术文件的综合性检验机构，都能满足管理的需要。对于管理人员使用数据库管理系统进行标准技术文件的管理，操作方便、快捷、高效、安全。比如在标准建档时可以在数据库中添加记录，详尽输人标准代号、名称、类型、状态、起草单位、归口单位、发布日期、实施日期、代替标准、被替代标准、取得认定认可状态等，使用者可以按各种关键词对数据进行检索，满足不同检索需求。同一标准有时要发放给多个人，这样一条标准就对应多个发放记录，数据库中表的一对多关系好正满足这种需要，检索到一个标准，它发放给哪些人一目了然。由于电子版标准的采购周期短、成本低、可打印等特点受到检验机构的青睐，将电子版标准保存在数据库中是最好的选择，使用

5、者查阅迅速而且高效，实现最大程度资源共享。管理人员收集到废止、变更信息和修改单时及对数据库动态维护，使用者同步获得这些变更信息，相比过去的手工管理高效、及时得多。对修订单信息提供的局限性，这些依赖人工的查找收集都要求标准管理人员丰富的专业知识和经验的积累。4、借助外部信息平台辅助有效性确认一个检验机构的在用的标准技术文件少则几千份多则上万份，确保它们全部受控在过去是一项十分繁重的工作。我们可以利用现代信息化技术作为辅助手段。国内有已多家标准研究院建设的标准信息服务网站应用标准跟踪系统提供这项服务，检验机构可以借助这些外部的平台来保障标准的受控，在跟踪系统的选择时应考虑以下几方面：1）是否是实时

6、自动跟踪，只有实时自动跟踪才能保证所得信息和更新的同步性；2）系统功能是否满足需要和操作是否方便，系统不仅要提供发生变更的标准信息还要提供即将作废标准信息，这样管理人员才能做到事前通知，使检验活动做好应变的准备；3）库存标准题录的数量，题录的数量越多就意味覆盖要跟踪标准越多；4）标准信息更新的及时性，从公告公布到信息更新的时间越短就越及时；5）费用等方面综合考虑进行选择。这些外部跟踪系统的信息有时也会有误，比如一些国际标准在国内网站更新的滞后性等，为了做好保障工作，对信息的准确性还要经人工确认,系统库存没有的标准变更信息还要采取人工查找收集，比如我国地方标准归所在地方管理，国内标准信息服务网站

7、库存的地方标准题录和文本有限，大部分地方标准信息要在属在省主管部门的网站上查找。国内跟踪系统5、实行分类管理，纳入个人绩效考核标准技术文件一般可分为取得和未取得资质或认可这两大类，建立相应的工作流程，实行分类管理的方法。当标准技术文件发生变更，管理人员要提前下发即将作废标准通知和回收通知确保作废日前收回作废标准，保证了检验机构在用文本的现行有效，防止已作废标准误用。已取得资质或认可的更新文本要及时收集发放，确保能力变更确认工作的顺利进行。未取得资质或认可的是否收集新文本要根据使用人的需求而定。为了确保作废文件得以回收和在用文件为现行有效可对使用人的进行考核，定期检查发现检验工作中使用自行收集的

8、标准技术文件没经管理人员确认、编号、登记除要及时进行纠正，可采取一定经济处罚来促使使用人在日常工作中自觉行成使用受控文件的意识；有作废文件要需要回收时使用人找不到或遗失，经济处罚也可增强保管好文件的意识。6、要求管理人员具有较强的专业素质在这个岗位上的管理人员除要有高度的责任心，还要具备较强的专业素质。不仅要熟悉检验机构相关专业的国内外标准的种类、各类标准制修订替代废止及发行的程序等这些标准化专业知识。还要有快速收集和处理信息的能力，上面提到的变更废止信息和修订单的收集确认，这些都要靠工作中不断学习和的长期积累。另外还要随时观注相关专业的技术发展动态，在国家、行业主管部门的网站和标准化期刊中收集首次发布的新标准和新检测方法信息；及时提供给相应的检验部门，为新检测项目的开发和科研工作提供情报信息。