水泥有限公司文件管理标准.docx

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1、水泥有限公司文件管理标准文件管理标准1目的贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。2适用范围本标准适应于各部、室、车间。3职责3.1 公司下发文件实行统一管理，做到规范、准确、及时、安全。克服官僚主义和文牍主义。3.2 各部室、各单位及各有关人员，对文件中涉及政府、总公司或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。3.3文件保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收同归档。秘密文件由阅文人妥善保管。文件机密级数，由发文单位的主

2、管领导根据文件内容确定。3.4公司发文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）、打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。3.5公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档。3.6草拟文件应注意：文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。3.7各级领导对送来的文件要及时阅批，当天批复。3.8各级领导阅、批文件应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。3.9公司所有文件，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份送综合管理部存档。有领导指示的，还应附批复件。3.10收文由综合管理部统一负责。收文

3、后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由综合管理部收同归档。3.11所有文件发放，一定要有登记、签收手续。3.12公司发文，一定要由综合管理部一编号：红头文文件：XXX字（XX年）XX号、情况通报：ZCPX2009-QKTB-,通知、工作联系函、普通文件：NO：,标准：ZCPX2009-XBZ-00X；合同：ZCPX2009-XXXX3.13红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等；由公司统一印制的红头文件纸张印制。格式：文号：3号仿宋字，标号2号宋体加粗字，正文：用3号仿宋体字，一般每面排22行（以3号字高度加3号字高度7/8的距

4、离为一基准行），每行排28个字。3.14情况通报：普通A4纸，3号仿宋字，正文：用3号仿宋体字，一般每面排22行（以3号字高度加3号字高度7/8的距离为一基准行），每行排28个字。3.15通知、工作联系函、普通文件：普通A4纸，标题为2号黑体字，正文为3号仿宋体字,一般每面排22行（以3号字高度加3号字高度7/8的距离为一基准行），每行排28个字。3.16标准：普通A4纸，封面上方编号为5号宋体字，标题为1号宋体加粗字，下方落款为5号宋体，正文内页：标题为3号宋体加粗，正文内容为5号宋体。3.17合同：普通A4纸，标题3号宋体加粗，正文为5号宋体。1.1 .2记录的存贮、保管1.2 记录由各归

5、口管理部门保管、存贮。保管期限根据记录的重要性分为三类：A类记录；各类质量检验记录由进行办公室保管，保存期限为5年。B类记录：各质量控制部门的产品质量记录、管理评审记录、内部审核记录、供方档案等由各质量控制部门保管，保存期限为3年。C类记录：各车间的产品记录、质量会议记录等一般记录，保存期限为1年。1.3 记录保存期满后，经各有关部门保管员确认，由各部门领导批准后处理。1.4 记录的保管应做到防潮、防火、防破损、防遗失。1.5 的更改记录由于笔误需要更正时，应用标记划在原始记录更改处，并写上正确的记录，更正的记录通过盖章或签字得到认可。1.6 的借阅记录涉及到本公司机密、数字，原则上不允许外借

6、。如遇特殊情况，经管理者代表批准后，方可在办公室查阅。文件编号：ZCPX-DAG1-OoI中材萍乡水泥有限公司档案管理规定（第1版）受控状态：受控口非受控口受控号：2009年月日发布2009年月日实施起草人:审核人:批准人:_起草日期：审核日期：批准日期：档案管理规定1目的加强企业档案管理，逐步实现档案管理科学化、规范化、为公司生产经营提供服务和支持。2适应范围本管理规定适用于公司及所属各部门档案管理。3职责3. 1企业档案管理实行总经理负责制。3.2公司档案室3.2.1 负责监督、检查、指导档案法规的贯彻落实情况。3.2.2 对公司各部门档案资料管理工作定期检查和考核评审，并监督其改进和完善

7、档案管理。3.2.3 负责对本企业各类档案的鉴定、销毁，确定密级和保管期限。3.2.4 2.4对做出贡献的专兼职档案人员建议给予表扬和奖励。3.2.5 对档案工作中造成重大失误、渎职和违法的档案人员建议给予批评、处分。3.2.6 负责基建、设备、电气、技术改造、人事、实物及公司文件的接收、立卷、保管工作。3.2.7 健全档案管理网络，负责指导各部门兼职档案员的档案业务工作。3.2.8 3其它单位负责所属工作业务范围内档案材料的收集、归档、移交、保管工作。4管理程序收集整理鉴定一立卷一入库判断是否需要一填写借阅薄一借阅人签字一归还一入库5内容与要求5.1 档案管理的原则采取“归口管理、分散控制”

8、的原则，由综合部负责综合管理，其它部门按管理职能对业务范围内的文件资料实施控制管理。5.2总体要求5.2.1 文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、基建和经营等各项活动的工作计划；列入有关部门的职责范围和有关人员的职位说明。5.2.2 新产品试制定型、基建工程竣工验收，必须有档案部门参加。文件材料不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。5.2.3 工程创优、科研成果评奖，归档的文件是否完整、准确、系统要作为一项考核内容，档案部门不签署意见不得申报成果。5.2.4 公司新购重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时,有关业务部门应会同档案管理人员检查验收随机材料，并及时归档。5.2.5 其它部

9、门在各项管理工作中形成的文件、资料，由本部门按其职责业务范围，指定各部门专（兼）职档案资料员负责收集整理，将应归档文件资料组成保管单位，按其归档范围整理归档，由部门负责人审定，进行立卷、保管，业务上接受档案管理人员的监督与指导。5.3档案的移交5.3.1凡人事、实物档案业务范围内形成的文件资料，由承办单位负责人指定相关部门及移交内容有：公司文件及批复、土地证及征、租地协议、技术开发部的技改项目竣工资料、基建项目竣工资料、物资管理部采购的有保存价值的设备（包括自制）的随机文字材料及图纸、颁发给公司的奖杯、奖章、奖牌、奖状、奖旗、证书、员工人事档案材料等。5.3.2移交时间5.3.2.1基建工程或

10、其他技改项目，在任务完成后10日内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案室移交。5.3.2.2各项管理工作中形成的文件材料，属档案室归档范围的，在第二年上半年内，将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案室移交。5.4归档要求及范围5.4.1 凡是能反映公司及各部门工作活动的，具有查考利用、保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录都应归档。5.4.2 归档的科技资料、文字报告及图纸的质量要求：文字清晰，齐全，无碎角，要求原件.5.4.3 归档的文件材料必须及时、准确、完整。5.4.4归档的份数：各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频

11、繁的文件为两份。5.4.5档案室归档范围上年度形成的公司文件、上级机关下发的文件、文书归档范围的文件材料，基建项目形成的竣工资料，设备仪器的随机资料，新建项目、技术改造的竣工资料，实物档案，员工人事档案材料，档案工作中形成的文件材料。5.4.6公司各职能部门归档范围5.4.6.1综合部a机要文件；b公司办公会议纪录，董事会会议材料：c工商行政事务工作中形成的文件材料；d公司治安保卫工作中形成的文件材料；e交通管理工作中形成的文件材料；f内部体系文件、各种台账、表格等。g人力资源计划、员工劳动合同、人员调配管理、工资管理、退休员工的管理形成的文件材料；h员工教育、培训工作中形成的文字、文件声像材

12、料；i劳动保护、保险工作中的文件材料；j公司下发的各类文件、管理标准等；k内部体系文件、统计报表、各种台账、表格。1公司规划、机构设置及发展战略工作中形成的文件材料；m认证工作与标准化管理工作中形成的文件材料；n对外合作项目工作中形成的文件材料；O计划统计工作中形成的文件材料；P公司下发的各类文件、管理标准及内部体系文件，各种台账、表格等。q企业文化建设工作中形成的文件材料：r公司在工作活动中形成的有保存价值的照片资料；S公司在工作活动中形成有保存价值的影像资料；5.4.6.2财务部a会计凭证；b会计账簿C会计报表；d生产财务和成本核算；e公司下发的各类文件、管理标准及内部体系文件、各种台账、

13、表格等。5.4.6.3技术部a产品研究开发工作中形成的文件材料；b新技术、新工艺、新购技改设备、新材料、新方法的引用、采用及推广工作中形成的文件材料；c实施重大技术方案、大修计划、生产部下属各车间设备的大修计录等文件材料d技术对外合作项目、技术改造的管理工作中形成的文件材料；e基建、固定资产管理工作中形成的文件材料；f基建合同计划、预算、决算等资料；g新项目前期依据性文件材料、基础性文件、设计资料、协议资料、竣工资料；h计量管理工作中形成的文件资料；i公司下发的各类文件、管理标准及内部体系文件、各种台账、表格等。5. 4.6.4化验室a质量管理、质量检验、质量控制监督工作中形成的文件材料；b新

14、品种水泥、新建材、新技术、新方法、新产品的实验研究工作中形成的文件材料;c统计报表；d公司下发的各类文件、管理标准及内部体系文件、各种台账、表格等。5.4.6.5物资供应部a物资采购工作中（合同、协议等）形成的文件材料；b物资仓库工作中形成的文件材料；c物资核算、统计工作中形成的文件材料；d公司下发的各类文件、管理标准及内部体系文件、各种台账、表格等。5.4.6.6生产部a水泥成品、半成品等产品和生产组织工作中形成的资料；b月度、季度生产计划及检修计划；c生产调度工作中形成的文件材料；d生产技术、设备、安全环保管理及矿产资源管理工作中形成的文件资料；e生产工艺及产品工序质量控制管理工作中形成的

15、文件材料：f生产成本的控制和管理、工序成本的考核工作中形成的文件资料；g生产统计和生产管理活动分析工作中形成的文件资料；h公司下发的各类文件、管理标准及内部体系文件、各种台帐、表格等。5.4.6.7各车间a公司下发的各类文件、管理标准等；b三类文件及各种台帐、表格等；c计划、设备大修、中修记录；d巡检工值班、点检记录；e设备说明、润滑记录。5.4.6.8营销公司a公司下发的各类文件、管理标准等：b产品销售计划、总结、会议记录与纪要；e价格管理、销售业务（包括合同、协议、函件等）工作中形成的材料；d客户服务管理、订货会市场分析形成的文件材料；e广告宣传材料；f销售财务与统计工作中形成的材料；g售后服务材料；h内部体系文件、各种台账、表格等。5.5档案分类5.5.1党群工作类5.5.2行政管理5.5.3经济管理类5.5.4生产技术管理类1.5.5 产品类1.5.6 科学技术研究类5 .5.7基本建设类6 .5.8设备仪器类5.5.9会计档案类5.5.10员工档案类