项目采购流程核心控制规范.docx

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1、项目采购流程核心控制规范采购流程控制节点核心控制要求成果保存记录关注类过程审计节点关键类过程审计节点1合约规划/年度采购计划1、合约规划、甲供材料设备采购计划及年度采购计划应与开发计划匹配。并随开发进展调整。2、区域公司合约规划及甲供材料设备采购计划确定后3个工作口内抄送集团采购部3、集团采购相关计划确定后3个工作日内抄送区域公司区域公司：合约规划一一分为集团采购、区域采购两部分；甲供材料设备采购计划集团：集团年度采购计划、集团年度战略采购计划、区域采购监控计划合约规划-集团采购合约规划-区域采购集团年度采购计划集团战略采购框计划区域采购监控计划2单项采购工作计划1、对于关注及关键类采购需要编

2、制单项采购工作计划。其他采购由区域或集团采购部自行确定。2、在采购启动前完成。采购实际进度变化后进行调整3、工作计划中应包含所有采购控制节点工作4、采购执行部门参与评估，由采购部门和执行部门负责人确定5、该类采购工作计划批准后3个工作日内抄送集团采购部/区域公司单项采购工作计划单项采购工作计划3采购申请1、采购申请由执行部门发起。审批通过的采购申请应于采购启动时间开始前提供给采购部门。2、采购申请应明确采购内容、技术要求、采购背景、供应商资质基本要求、供应商特长、选择供应商的核心指标、采购完成时间、预算等内容，达到书面交底的目的，使采购部门根据申请部门提供的上述内容，能完成招标或谈判文件的编写

3、，提高供应商征集和评估速度3、供应商资格应做到质量和成本的平衡，不易过份追求高资质、或资质过低；采购申请采购申请表CEO参与影响项目外观品质的样品质量确认监控CEO参与影响项目外观品质的样品质量确认监控4公开招标流程按国家或当地政府相关流程执行5其他采购方式采购流程项目采购流程核心控制规范采购流程控制节点核心控制要求成果保存记录关注类过程审计节点关键类过程审计节点5.1采购供应商征集1、明确征集供应商的资格要求、明确结束时间2、全集团范围（除参与合约谈判人员、审计人员）3、实名推荐、结果公示4、当供应商资质跨多个档次时，各类供应商数应均等，避免出现同档次供应商无可比性的情况1、备选供应商资格预

4、审资料文件（电子、书面）备选供应商数据库备选供应商资格预审资料5.2供应商资格预审及考察1、资格预审条件清楚、明确，并满足国家或当地政府机构强制性要求；并有明确的不能入围的条件2、资格预审条件应于后续招标或谈判文件中的要求一致3、为节约时间和成木，可进入围后安排考察4、资格预审及考察人员需由执行部门、相关专业部门、采购部人员、区域成本部（区域施工类采购）、主管领导、采购授权审批人组成。5、当供应商资质跨多个档次时，各类供应商数应均等，避免出现同档次供应商无可比性的情况入围供应商数量：设计类：100万以上不少于8家施工类：500万以上应不少于8家营销类：50万以上应不少于8家工程咨询和服务类：5

5、0万以上不少于8家材料和设备：50万以上不少于8家其他采购一般入围供应商不少于5家。特殊情况入围供应商达不到以上标准，请予以说明入围供应商数据集团采购参与评估和考察过程监控SVP及CEO参与资格评估监控项目采购流程核心控制规范采购流程控制节点核心控制要求成果保存记录关注类过程审计节点关键类过程审计节点5.3谈判文件审批1、领取招标文件或谈判文件应有保证金。一般为采购金额的2%,最高限额以当地政府规定为准。特殊情况可以下调或减免，但需经采购审批授权人批准。2、确定供应商的原则：技术标满足要求情况下，选择合理低价者。3、招标或谈判文件包含合同文本。文件中应明确付款条件、废标条件。4、技术应答文件和

6、商务应答文件分开密封回复5、文件应经过技术、采购、成本（施工类）、执行部门、财务、法务等相关人员的评估，并获得授权领导的批准；6、直接和指定采购的谈判性文件可仅包含：工作内容、要求、技术和商务报价要求及合同文本。对于紧急等特别采购可根据实际情况再进行简化。7、随谈判文件，同时完成技术评估标准审批。技术标准草案由技术部门提出。谈判文件技术条件评比标准谈判文件技术条件评比标准集团采购部参与文件评估监控集团采购部参与文件评估监控SVP及CEO参与审批监控5.4谈判文件发放竞争性谈判需要有发放记录竞争性谈判文件收发记录5.5谈判文件应答接收1、接收文件进行等级。明确递交人、接收时间、接收入、接收内容。

7、2、接收前对外观包装等进行仔细检查。避免接收到不合格的竞争性谈判文件收发记录5.6供应商提报1、对于需要与供应商进行深入沟通的，应组织供应商提报。2、提报大纲及要求、评估内容和标准由采购推进部门组织执行部门编写。2、提报后参与人员反馈提报评估表提报评估结果提报评估记录集团采购、合约参与旁听CEO参与影响项目外观品质的样品质量确认监控集团采购合约参与旁听SVP及CEO参与评估监控CEO参与影响项目外观品质的样品质量确认监控项目采购流程核心控制规范采购流程控制节点核心控制要求成果保存记录关注类过程审计节点关键类过程审计节点5.7谈判文件应答评估和谈判1、施工类清标、标底等相关内容，按照集团成本相关

8、流程执行。2、技术和商务应答文件开启、评估、谈判分别进行。3、确定是否有废标供应商。如出现废标供应商，但处于特别目的（如作为谈判的参考）需进行废标供应商特别入围审批。由上一级采购授权审批人审批。区域公司最高审批人为区域VP。4、技术评估完成后，进行最终的商务谈判技术评估结果商务谈判结果应答文件技术文件开启记录应答文件商务文件开启记录技术评估表商务评估表5.8合同条款谈判1、以执行部门为主、采购推进部门及合约人员等参与。2、谈判内容不包括价格。双方达成一致意见的合同文本，并经过我方内部电子审批5.9合同电子审批1、合同谈判达成一致后进行电子文件审批2、合同评估及审批人与谈判文件的评估及审批人一致审批通过的合同电子文档集团合约参与合同评估监控5.10供应商确定1、合同条款谈判完成并经过内部电子文件审批后，方可进行供应商确定审批。2、由相应授权审批人审批3、如需发中选通知书，应在供应商确定后发布。确定供应商发放中选通知供应商审批表合同供应商数据记录SVP及CEO参与供应商审批监控5.11合同审批及盖章1、合约人员为最后评估人2、由相应审批人批准后盖章3、最终版合同电子文档提供集团采购部备案最终合同文本集团合约参与合同评估监控SVP及CEO参与合同审批监控