项目监理机构档案管理细则.docx
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1、工程监理档案管理细则一、目的为加强项目过程及竣工档案资料的归档管理,提高工程技术资料的延续性和严谨性,确保归档资料的完整、准确和及时性,促进公司及项目监理机构档案管理水平制度化、规范化,做到统一的分类、存档、编号、移交归档,使工程技术档案资料更好的服务于项目的各项工作及竣工结算,根据现行国家有关法律、法规、规范、标准和规定及公司相关制度和实际情况,特制定本实施细则。二、管理职责1、公司工程部负责对项目工程技术资料的收集、加工整理、立卷归档和移交进行指导、监督、检查。2、公司综合办公室是项目工程技术资料归档的职能部门,负责工程技术资料的接收归档,并在符合查阅的情况下给予工作支持。3、各项目监理机
2、构是工程技术资料管理的责任部门。负责本项目文件资料与质量记录的实施和管理。4、总监/项目负责人是工程技术资料管理的第一责任人,应亲自主持、指导项目监理资料的管理工作,应经常审核和检查项目监理资料的填写、收集、整理、归档等情况。对外发放监理工程文件和对内重要信息必须经项目总监或其授权代表批准并签署。5、资料员是工程技术资料管理的直接责任人,必须按照资料归档的规定要求进行过程管理活动,负责工程技术资料的接收、编号、登记、发放、回收、分类整理、保管、立卷归档和移交。6、各专业工程师是工程技术资料管理的主要责任人,对工程技术资料的形成、回复进行过程管理,配合归档。7、工程资料的日常管理应做到:注意时效
3、、及时整理、真实可靠、内容齐全、分类有序。三、档案管理工作内容1、负责各种工地会议纪要、施工方案、监理月报、工程报验单等的接收整理、登记、发放和借阅。2、负责工作联系单、变更单的接收、发放和登记。3、负责图纸、设备资料、技术协议、信函传真文件、综合文档等的接收、传递及移交公司档案室前的保管。4、及时向公司工程部移交公司规定的各类需永久或长期保存的资料档案。5、按规定向当地档案馆移交应进馆的档案。6、积极主动地向上级主管部门汇报档案工作情况,接受其监督、检查和指导。四、档案管理制度1、资料管理人员收到公司内部人员或相关单位人员给予的资料应及时登记,并应妥善保存各类档案和资料。2、资料管理人员应检
4、查文件档案资料的各项内容填写和记录真实完整,签字认可人员应符合相关规定的责任人员,并不得以盖章和打印代替手写。3、所有收发文应在收发文登记表上进行登记(按信息类别分别登记),应记录文件名称、文件摘要信息、文件的发放单位、文件编号以及收文日期4、工程档案资料按项目收集,档案应按系统分类统一存放档案盒贴上标签并做电子目录方便日后检索。5、设备档案资料按名称分类组卷,将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列,依照设备材料的自然形成过程排列并做电子目录方便日后检索。五、归档文件的规定1、项目监理机构在工程竣工验收合格后30日内向当地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案并取得建设工
5、程项目档案移交清单。2、项目监理机构在取得建设工程项目档案移交清单后15天内,按公司的规定向工程部移交工程资料档案。3、公司归档的工程技术文件应为原件(特殊情况需采用复印件的,应注明原件存放处)。文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。4、主送和抄送本单位的文件材料均应以原件归档。5、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面。图纸应采用国家标准图幅。书写材料的大小尺寸应规范,装订边空白间距应为25mm,装订边空白间隙内不能进行书写和留有信息。6、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张(70g/m2及以上)。图纸一般采用蓝图,计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件
6、。7、不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法统一折叠成A4幅面(297mmX210mm),图标栏露在外面。8、文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、黑色中性签字笔等,不得使用易褪色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。书写字迹工整,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。9、工程报验表、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单(含工程联系单)等表格均应用原件归档,各方人员必须签名齐全,不能以盖章或打印件代替签名。10、所有竣工图均应加盖竣工图章。利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据;凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过图面1/3的,应当
7、重新绘制竣工图。六、项目监理档案资料的立卷原则和方法1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用。2、一个建设工程项目由多个单位工程组成时,工程报验、工程材料报验文件应按单位工程组卷,对于监理的管理文件可按建设工程项目进行组卷。3、立卷可采用如下方法:单位工程:可按照工程管理过程、施工过程控制组卷;建设工程项目:可按照单位工程施工过程、项目管理过程组卷。4、立卷过程中宜遵循以下要求:案卷不宜过厚,一般不超过40mni案卷内不应有重份文件;不同载体的文件一般应分别组卷。5、卷内文件的排列文字材料按事项顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件
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