物业档案管理制度93.docx

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1、1档案管理制度一、建立管理档案的目的：1. 管理档案是所做工作的见证。推行整合型管理体系，对所开展的每一项工作进行记录，作为分析前期工作成效、改进后期工作的依据。2. 建立科学的管理档案，能有效地为物业的使用、维护、保养、改建提供指引和重要的科学数据信息。3. 有利于规范管理，理顺管理关系。我们服务对象是物业使用人，服务范围广泛，管理对象多而复杂，监督困难。建立一套完善、规范的管理档案，既便于有条不紊地开展工作，又方便业主对管理工作进行监督，使我们的服务始终能满足业主的要求。这样，就不仅仅要求我们开展实实在在的工作，而且要求我们能想业主之所想，业主未想到的我们也已想到，业主想到的我们已做好,真

2、正做到“超前”服务。在实际工作开展过程中或之后必须做好记录，并及时对业主进行回访，根据业主反馈的意见不断完善我们的服务工作。做到管理规范化，决策科学化，工作程序化，最终达到业主满意。4. 有利于收集有关法律、法规，及时引进管理的新方法、新理念，做好来往文件、信息、意见的记录、归档和处理工作。使我们的工作做到有法可依、有法必依，并不断改进和提高，始终保持管理的科学性、规范性和高效率。综上所述，档案资料管理工作作为物业管理的软件部分，与硬件的管理同等重要，缺一不可，两方面的工作必需齐头并进才能达到规范化管理的要求。二、总则1、 为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保

3、护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。2、 公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。3、 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。三、档案管理制度为了加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。包括：公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传

4、等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。档案借阅、借出制度1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。2、借阅档案资料：1）公司内部人员借阅档案的，须填写档案借阅登记表，阅毕及时归还；归还时，管理人员必须当面清点档案页数，之后再入库;2）非公司人员借阅档案的，须持有关单位介绍信，并经公司相关部门主管同意后方可借阅；3）借阅者必须爱护所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记；不得撕去档案内页；4）借阅者不得在阅览区域内吸烟、大声喧哗。3、借出档案资料：

5、1）档案使用人如需借出档案，须填写档案借出登记表，并按规定于1周内归还，不能及时归还的，经档案员同意可办理续借手续;归还时，档案管理人员必须当面确认档案完整性后方可入库。2）非公司人员若需借出档案，须持有关单位介绍信，并征得公司相关部门主管同意后，方可借出。3）借出人员须妥善保管好档案，不得遗失、抽换、拆散、涂改、转借，并负有保密的完全责任。4）借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。4、复印档案资料：1）档案使用人若需复印档案资料的，须经档案员同意;2）图纸资料若需借出复印的，须经档案员同意并严格控制复印份数。5、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总

6、经理同意，必须外借的，由总经理审批。四、文件材料的收集管理1、 公司指定专人负责文件材料的管理。2、 文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。3、 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。五、归档范围1、 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4、 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。、

7、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。六、归档要求1、 档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。2、 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开,文电应合一归档。4、 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。5、 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件

8、在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。七、档案的利用1、 公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅单，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。2、 档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。3、 必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。4、 不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄

9、或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。5、 必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。、 不准转借，必须专人专用。、 用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。八、档案管理办法1、 档案资料的日常管理：1) 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。2) 文件、合同资料要登记详细信息，并编制文件(合同)管理记录目录，以便检索利用。3) 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐摆放在文件/档案柜中。2、 档案资料的整理D公司对外发出的公文，如给政

10、府的请示报告类公文等；2) 公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件;3) 本公司与其他单位来往的文书及权益文书和照片、录音、录像等；4) 公司领导的批示、指示等；5) 重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；)反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；)公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；)本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；)本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方

11、面的文件材料等人事档案资料；10)本公司发布的各类广告、宣传材料；ID本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；12)外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等)所获得或形成的档案资料;13)财务档案资料；15)其他具有利用和保存价值的文件资料。例如：A.工程部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图和声像材料(亦即内业资料、竣工资料、设备说明书等)；其中前期文件由工程部负责收集，竣工图由施工单位负责编制；文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带回来的文件等;B.客服部：合同评审记录、房屋租赁合同、协议、广告宣传资料、客户资料、市场调研资料、外送文件、外来文件

12、等；客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查及分析记录等;C.管理部及办公室：联络函、活动计划、外送文件、外来文件等。3、 归档要求1) 归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。2) 一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，办公室以影印本归档。3) 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。4) 子文件应有相应的纸质

13、文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。5) 各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。4、 归档时间D即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：A. 公司规定的密级文件；B. 重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；C. 合同、协议书等正本及过程资料；.公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；.其他认为需要即时归档的资料。2） 定期归档A. 部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交办公室；B. 部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司办公室；3） 电子

14、声像档案的归档A. 重要电子声像档案应实时进行、随办随归。B. 一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次上传数据。C. 每年3月底前必须向办公室移交上一年度的所有归档电子文件数据集，办公室核实后刻录成光盘并将数据上传到公司的云端保管。5、档案保管1) 档案编号2) 档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。3) 档案分类各级名称经确定后，应参照档案分类编号规定,将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4) 档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。5) 档案分类及编

15、号的增补、修订等由办公室结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。)建立档案目录存于案卷盒内，便于查阅。、档案管理人员职责D按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2) 按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3) 工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。4) 档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。5) 必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。)不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。)必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。)不准转借，必须专人专用。)用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。10)工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。、档案保密要求D档案管理员和借阅档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。2) 档案分一般档案和有密级档案两类。3) 有密级档案只许在档案室查阅，不许带离办公室。有密级档案复制时，需经项目