物业公司财务管理制度规范.docx

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1、物业公司财务管理制度规范目录第一章费用报销管理作业规范2第二章日常财务管理作业规范3第三章固定资产管理作业规范4第四章财务月报、季报、半年报、年报管理作业规范6第五章收费窗口表编制、上报管理作业规范7第六章发票与收据作业规范9第一章费用报销管理作业规范一、目的：规范单据填写，减少不必要的浪费。二、范围：公司本部、各管理处。三、职责：费用报销单由物管员负责粘贴、填写，主任复核签字。四、作业规范：1、检查收到发票的合理性：（1）、检查发票的客户名称，应为“连云港市AA物业管理有限公司”，而不是“XX管理处”；（2）、金额大小写要一致；（3）、发票上不得有涂改。2、费用报销单的粘贴：要报销的发票紧靠

2、“费用报销单”的左边贴（费用报销单正面看），上边和左边部份与报销单对齐，如果有公交车资，应贴成台阶式，由下往上。但有金额的字要留在外面，的土票不要贴成台阶式，可一字排开贴。发票的粘贴一定要牢，不能一抖就掉。发票附件应跟在此发票后面，不能发票归发票，附件归附件。3、费用报销的填写：（1）、部门应是本管理处，不要写“物业管理有限公司某某管理处”；（2）、经办人处应写经办人的姓名；（3）、费用内容拦内填写的内容一定要与发票一致；（4）、贴在报销单后的发票附件张数要填在报销单上，不包括填写的报销单；（5）、如所购物品有请示报告的，请示报告的第二联原件要附在报销单后作为附件一并报销；（6）、个人购买的物

3、品不能和单位所购物品开在同一张发票上，否则此发票作废（7）、发票应分类填报，如保洁用品归保洁，保安类归保安，工程材料归工程等。不能一张费用报销单囊括所有。五、有关说明及要求：1、公司星期一、星期四上午报销。2、300元以上（含300元）用转帐支票付款，须用现金支付的，费用报销单须由总经理批注“现金支付”。3、各部门负责人员，牵涉到工作调动的应把发票、单据与下任交接，管理处主任审核确认，否则将承担由此造成的一切后果；六、相关表单：费用报销单。第二章日常财务管理作业规范一、目的：为加强公司财务管理和会计核算，使公司的财务管理规范化和制度化，结合公司的实际情况制定本管理作业规范。二、适用范围：适用于

4、全公司。三、职责：1、财务负责人负责对公司的会计机构和会计人员的领导和管理。2、财务负责人负责组织公司财务管理和会计核算，制定公司的财务管理办法和会计核算办法，审核财务报告并对财务数据的真实性、合法性负责。3、财务负责人负责制定公司财务计划、督促、检查公司资金、成本、费用、利润等指标的考核落实。4、财会人员必须认真贯彻执行会计法及有关法律法规，严格审查每笔经济业务的合法性，对不符合规定的成本费用开支，要坚持原则，拒绝支付。5、财会人员必须正确使用会计科目，按规定的核算办法进行会计核算，对取得的原始凭证，要认真审核，及时准确编制记账凭证，记载有关账簿。6、财会人员必须及时提供有关会计资料，并对所

5、提供的会计资料的真实性、合法性和准确性负责。7、财会人员应定期进行财产清查，保证公司各项资财的完整。发现问题应及时提出并积极参与改进或完善管理办法。8、公司各管理处必须认真执行各项内部财务管理办法，配合财务部门落实财务预算，分析本部门财务预算的执行情况。9、公司各管理处必须依法提供或填报各种原始记录和有关报表，认真做好各项基础工作，保证财务部门核算的真实、合法。10、公司各管理处必须及时收缴各项费用交存银行，并及时到财务部门对帐。四、作业规程：1、财务人员在收取管理处上缴的各项费用单据时，对其合法性、真实性及正确性要进行检查。2、财务人员对各管理处上缴的原始单据及各种收付款单据应及时编制记帐凭

6、证，不得超过三个工作日。3、财务人员要每年定期与不定期对各管理处发票、收据的使用情况进行检查监督。4、财务人员每年对各部门的固定资产、低值易耗品进行盘查，检查，结果及时上报。6、财务人员每月8日前需报总经理公司上月资产负债表、损益表、各管理处损益情况分析、说明及各管理处应收账款明细表。7、财务人员每月2日要编制每月快报，每季度终了要编制季度报表，并上交上级财务部。8、财务人员季末、半年、年末要编制季报、半年报、年报报公司及股份公司。9、财务人员须于次年的3月31日前完成企业所得税汇算清缴。10、及时完成总经理布置的其他工作。11、各管理处收缴的各项费用必须当日核对交存银行，不坐支。12、公司各

7、管理处每年年底要编制下一年以每户为单位的应收物管费明细表。13、公司各管理处每季度要编制费用窗口表，并计算收缴率。收缴率=（实际收缴的本季度物管费应收缴的本季度物管费）*100%第三章固定资产管理作业规范一、目的：为了规范和加强所属企业固定资产的管理，保证固定资产的安全完整充分发挥固定资产使用效能，明确部门及员工的职责，现结合实际情况，特制定本制度。二、范围：本制度适用于全公司。三、职责：1、按上级规定标准建立和健全固定资产总帐，做到帐物相符。2、指导和检查各部门保管员的工作，帮助和督促他们建立和健全固定资产分帐，管好、用好本部门的固定资产。3、每年要普查一次固定资产管理和使用情况，认真处理损

8、伤、丢失、索赔和注销问题。四、作业规范：1、购置固定资产，由购置部门提出申请，公司总经理审核并由总经办统一报董事长审批。2、董事长审批同意后，购置单位须填制“支票审领单”派专人领取转帐支票购买，所购物品的金额不能大于审批董事长的报告金额。3、如总经办统一购买，则需开具领料单由使用部门领回，领料单一联交财务部做帐。4、对固定资产要进行账、卡登记，责任到人。对因责任人保管使用不善造成的固定资产非正常损耗或遗失，有关责任人和所在部门要写出书面检查，报公司处理。公司财务部应配合固定资产管理部门或人员定期检查清点，每年至少一次。3、对固定资产发生的小额修理费用，必须由固定资产管理部门或人员提出申请，经财

9、务部审核，总经理批准。对一次性的修理费用占所修理的固定资产原值50%以上（含50%）的，必须报董事长批准。4、对固定资产的转移、报废清理，必须由责任人提出书面申请，报财务部审核，公司总经理批准后报董事长及税务局审批，财务部销帐。5、固定资产折旧原则上采用平均年限法按月计提，固定资产的预计残值率为固定资产原值的3%。6、公司固定资产折旧年限的确定，按会计制度规定，具体类别及使用年限为：类别折旧年限房屋及建筑物30运输设备8其它设备五、有关说明及要求：1、本规范所称固定资产：是指房屋、建筑物及使用期限在一年以上、单位价值2000元以上的及与生产经营有关的机器、设备、工具等；属于经营主要设备的物品，

10、并且使用期限超过一年的，虽单位价值在2000元以下也应作为固定资产核算。第四章财务月报、季报、半年报、年报管理作业规范一、目的：为确保会计信息披露的真实、准确、完整。二、范围：适用于全公司。三、职责：1、应做到数字真实，计算准确，报表齐全，内容完整，说明清楚，手续完备和编制及时。2、公司应指定专人负责编制财务报告四、作业规范：（一）、资产负债表项目注意事项：1、“应收帐款”、“其他应收款”、“存货”、“短期投资”、“长期投资”、“在建工程、“无形资产”科目按提取减值准备后的净额填制。2、应收帐款，”应收国内帐款”（按单位名）借方余额（不含预付工厂的货款，对于预付的货款归如预付帐款科目中）+“应

11、收外汇帐款”（按运编号）借方余额+“预收帐款”（按单位名）的借方余额3、其他应收款，“其他应收款”（按单位名）借方余额+“备用金”余额+“其他应付款”（按单位名）借方余额。4、存货，“存货”的借方余额。5、预付帐款，“预付帐款”借方余额+“应付帐款”借方余额+“应付外汇帐款”借方余额+应收国内帐款借方余额中的预付货款部分。6、应收补贴款，“应收出口退税”期末余额。应交税金，“应交税金”期末余额。7、应付帐款，“应付帐款”（按单位名）贷方余额+“预付帐款”贷方余额+“应收国内帐款”贷方余额+“存货”贷方余额。8、预收帐款，“预收帐款”贷方余额+“应收外汇帐款“贷方余额。9、其他应付款，“其他应付

12、款”贷方余额+“其他应收款”贷方余额。10、预提费用，“预提费用”（按子目归类）贷方余额+“应付外汇帐款”（按运编号）贷方余额+“待摊费用”贷方余额:“预提费用”（按子目归类）借方余额并入“待摊费用”中。（二）、利润及利润分配表编制要求：除编制报告期数，还要编制上年同期的损益数据。五、有关说明及要求：1、月报为月度终了的二日内报出；2、季报为季度终了的五日内报出；3、半年报为七月八日之前报出；4、年报为年度终了后的十日内报出；5、董事会要求填制的报表。六、相关表单：资产负债表、利润表、现金流量表、利润分配表、会计快报、管理费用分析表、财务费用分析表。第五章收费窗口表编制、上报管理作业规范一、目

13、的：有利于各管理处，尤其是小区在收取物业费过程中，对业主的缴费明细进行统计、汇总。从财务角度来看，便于财务部门对公司各管理处物管费应收总额、实收总额进行核算,计算物管费收缴率，分析各管理处的一定期间内的财务状况。二、范围：本规范适用于公司各管理处。三、职责：1、管理处物管员、主任或负责人需对上报的费用窗口表的真实性和准确性负责；2、财务部确定窗口表的具体格式和内容。四、作业规范：1、编制及填写要求大厦费用窗口表。大厦管理处的物管费“应收总价”一栏，依照合同金额填写。“实收金额”栏，填写实际的收入金额。在实际工作中，“实收金额”，往往大于“应收金额”，因为除了合同规定的每年应收取的物管费外，管理

14、处通过提供有偿服务可以收取如特约服务费、服务费等收入，这些是产生金额差价的原因，可以在表格的“备注”栏里加以说明；如有管理处不是在年初入驻的，需在“备注”栏里注明费用的收缴期间。小区费用窗口表。小区的费用窗口表需详细填写“楼号”、“单元号”、“房号”、“姓名”、“面积”、“物管费单价”。“应收总价”=物管费单价X每户建筑面积,“应收总价”包含开发商补助。小区物管费收取中，应区分物管费100%收取和空置房物管费，这是产生差价的最根本原因，因此，在“备注”栏里，应每家每户详细注明。“实收金额”，由各管理处根据统计记录填写。新楼盘常有许多空置房，需详细注明空置期间，如2011年上半年空置，下半年正式

15、入驻，则需在“备注”一栏里注明，2011年上半年空置，下半年物管费100%收取。2、填表人和复核人需签字确认，复核人为管理处的负责人或主任。3、费用窗口表按统一格式，每季度上报。五、相关说明及要求：六、附管理处费用窗口表一份第六章发票与收据作业规范一、目的:规范公司开票流程,更好的明确业主的经济权利和公司提供的劳务。二、适用范围:全公司三、职责：(1)票据应由专人领取,统一保管.小区管理处领用发票需持管理处主任的书面委托书.(2)发票及收据的开具为本公司的财务人员及各小区的管理员、主管以上人员.四.作业规范：1开具发票的作业规范(1)收取物业管理费、特约服务费、装修管理服务费、停车服务费一律开具发票.(2)客户名称:小区为X号楼X单元.门牌号(例如:2号楼1单元506室,应写成2-1-506)；大厦为甲方单位的全称；开具停车服务费时,还应加注车牌号码,停车服务费不得简写为“停车费”.(3)服务项目:为上述(1)中内容,其中物管费、特服费、停车服务费还应注明收费日期,起始日期应具体到日(例如:2012.1.1-2012.6.30或写成2012年1月1日-2012年6月30日).(4)小写合计金额栏,其数字前均应填