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1、会议管理办法1 目的为切实加强会议管理,规范管理程序,理顺会议流程,确保各类会议切实发挥领导决策、统筹协调、交流信息、推动工作等作用,特制定本管理办法。2 适用范围本办法适用于公司召开的各类重大会议。3 释义3.1 公司会议:是指公司通过集众议事的工作形式,贯彻上级指示、制定方针政策、决定重要事项、部署和检查工作。公司会议主要有例会、专题协调会、年终总结暨表彰大会等。3.2 会议管理:是指对各类会议会前、会中、会后相关事务性工作的管理。3 .3承办部门:是指根据职责分工和公司领导批示,具体承接工作任务的部门。4 职责4.1 公司领导4.1.1 1.1召集、主持相关会议。4.1.2 审核、确定会
2、议议题和参会人员。4.1.3 集中正确意见做出会议决议。4.1.4 签发会议纪要。4.2 会议承办部门4.2.1承办收集会议议题、拟定与会范围、通知会议、准备会议相关材料等会前管理工作。4.2.2承办会议签到、会议记录等会中管理工作。4.2.3承办制发会议纪要、保存会议有关材料、确保会议决议执行等会后管理工作。4.3会议与会部门4.3.1根据会议主办部门的要求,及时提供会议材料、准时与会。4.3.2协助会议主办部门拟写会议纪要。4.3.3配合会议决议的有效执行。4.4总经理办公室4.4.1督办会议决议的执行情况;4. 4.2协助会议承办部门,做好相关会议管理工作。5步骤和方法会议承办部门应遵循
3、“承办责任制”原则,承办会前、会中和会后的管理工作。5.1 会前管理5. 11确定会议议题议题提出须经公司领导审核后,方可安排上会。5.1.2会议名称、时间、地点、与会人员、列席人员的确定(1)会议名称应准确、简练、恰当的概括会议的主题思想,做到一目了然(2)会议承办部门应与公司领导、与会人员事先沟通,确保会议必须参加者可达到会议要求出席的人数后,方可确定会议时间。(3)根据会议议题,列出与会人员、列席人员名单或参加人员的部门、职务、人数等要求,限定会议规模。5.1.3通知会议由会议承办部门预定会议室,视会议规模下发备忘或会议通知至各部门,将会议要求明确、及时告知与会部门。如对会场布置、横幅、
4、音响服务、拍摄、录音有相关要求的,需及时知会相关部门。5.1.4准备会议材料与会部门如有会议材料,应在会议前1个工作日提交会议承办部门;承办部门务必在会前1个工作日内,将会议议程分送与会人员阅知。5.2会中管理5. 2.1会议签到会议承办部门在与会人员入场时,组织签到工作,掌握与会人员的出席情况,准确统计到会人员情况,并填写会议签到表。6. 2.2会议记录会议承办部门如实记录会议情况、反映会议内容和进程。主要记录会议名称、时间、地点、出席人员、主持人、议题、发言内容等,务必做到真实、准确、完整,不得随意增删改动。7. 2.3会场场务会议承办部门注意会议进程,灵活应变突发事件,确保会议进展顺利。
5、8. 3会后管理9. 3.1制发会议纪要会议承办部门将会议决议、要求记录后,形成会议纪要于会议召开后2个工作日内以公司名义制发,由此会议决议方才有效。同时由会议纪要的经办人将纪要及时抄送总经理办公室,便于其执行会议决议的督办情况。10. 3.2保存会议有关资料如有会议资料,承办部门应妥善保管,以备核查。11. 3.3督办会议决议的落实情况(1)总经理办公室根据会议纪要,确定督办标准与完成时限。在会议决议的执行期间,总经理办公室依据完成时限,随时通过口头询问、书面沟通等方式,向会议承办部门和相关执行部门了解决议的执行情况,并予以督促;(2)会议承办部门和相关执行部门自会议纪要下发之日起,应严格履行职责,确保会议决议按期落实、执行,如在决议规定的完成时限内无法完成,应及时将未完成原因反馈至会议承办部门和总经理办公室。12. 相关文件无13. 记录表单13.1 会议签到表13.2 会议纪要