项目外协管理办法.docx

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1、项目外协管理办法1目的和适用范围1.1 目的为确保XX信息技术股份有限公司（以下简称公司）项目外协的质量、环境、职业安全健康、信息安全等方面满足规定的要求，规避项目外协所带来的风险，规范相应的管理流程和控制措施，特制定本管理办法。1.2 适用范围适用于公司对外发包的项目，包括公司以合同方式承接的对外工程项目、公司科研项目、固定资产投资项目，各子公司项目外协管理业务可参照执行。2引用标准3术语和缩略语3.1项目外协，是指公司以项目方式向外协供应商发包，由外协供应商组织实施的项目。4管理职责4.1 公司分管领导职责4.1.1 1.1负责审批金额大于5万元的项目外协申请。4.1.2 负责审批固定资产

2、投资项目外协申请。4.1.3 负责审批争议外协合同评审结论，审批重大项目外协采购事项及异常外协采购事项。4.2 外委会组织机构外委领导小组组成如下：发布日期：实施日期:组长：XX总经理；常务组长：XX分管副总经理；成员：商务中心、运行与安全管理部、财务评价部、市场拓展分公司、外委申请单位主要负责人。外委领导小组办公室设在商务中心。4. 2.1外委领导小组职责以召开外委领导小组会议（以下简称为“外委会”）的形式，负责审批确定外委工程的名称、工作内容、外委理由、工期、外委推荐单位、材料供应方式及费控价，每次外委会形成会议纪要。4.3 分公司（研究院）/项目部门职责4. 3.1外委会通过后，项目部门

3、负责外协项目在欧冶平台做询价单申请，填报外委会上确定的推荐供应商及费控价等相关信息。5. 3.2负责评审外协合同的执行风险；负责监督与控制项目外协业务的实施过程；负责办理项目外协的阶段确认及验收评定；6. 3.3负责项目外协供应商业绩评价和工程项目外协的竣工验收工作。7. 3.4对项目外协业务管理负主体责任，负责监督与控制项目外协实施过程，确保项目外协过程的质量、环境、职业安全健康、信息安全等方面满足公司的相关管理要求。4.4 商务中心职责4.4.1负责对申请单位所申报的外协业务申请进行审核（含外协供应商的遴选和评价）。4.4.2负责组织召开外委会，并负责整理会议纪要。4.4.3负责拟定并提供

4、外协合同文本及合同附件；4.4.4负责外协合同法律审查，项目外协业务相关法律事务的处理和指导。4. 4.5负责项目外协采购合同的商务执行。4.5运行与安全管理部职责4.5.1负责协调固定资产投资外协业务中各部门的职责。4.5.2负责根据评审过的初步设计清单或评审过的详细设计清单审发布日期：实施日期:核固定资产投资项目外协业务申请。4.5.3负责制定项目外协业务的安全管理要求。4. 5.4负责指导、检查各部门项目外协业务的安全管理工作，对口上级部门的外协安全检查。4.6 财务评价部职责4. 6.1负责评审项目外协合同的资金风险。5. 6.2负责审核并办理项目外协合同款项支付。4.7 科技创新部职

5、责4.7.1负责协调科研项目外协业务中各部门的职责。4. 7.2负责审核科研项目外协业务申请（含外协供应商的遴选）。4.8市场拓展分公司职责4. 8.1负责审核项目部门填报的费控价。5管理程序5. 1总体要求按照“谁用工，谁负责”的原则，业务发包的分公司（研究院）/项目部门是具体项目外协管理的责任部门。如外协业务形态特殊，需要制定更加具有针对性的项目外协管理制度（如施工外协、运维外协等）的情况，由业务发包的责任部门制定相应的管理制度指导外协业务的具体实施。5.2 项目外协业务流程项目外协业务流程见项目外协业务流程图。5.3 .1外协业务评估与外委会评审在引入外协前，项目部门必须对外协的范围、采

6、取外协带来的效益提升、以及采取外协所存在的风险等因素进行评估。项目部门在接到工程任务后，需要将主体工程中的一些工作内容外委时，必须准确填写工程外委申请表报商务中心，包括项目名称、工作内容、工期、外委理由、推荐外委单位（一般不少于三家）、材料供应方式等内容，附工程外委单及工作量申报表（无工作量不填），并依据工作量申报表做出费用预算书，提出费控价方案。市场拓展分公司对费控价方案进行审核。发布日期：实施日期：商务中心对申请单位所申报的工程外委申请表进行审核，内容包括：预算是否超出主合同该外委部分费用，并对费用预算进行审核，审定费控价；对推荐单位进行审核，是否符合相关资质和能力要求，对不符合要求的单位

7、进行调整，或增补推荐单位；根据项目情况推荐外委采购方式。对不符合申报要求的外委申请予以退回。对审核通过的外委申请进行汇总，组织安排召开外委会Q外委会对每项外委申请进行讨论评审，内容包括：工程内容、外委理由、工期要求、外委采购方式、外委单位推荐名单、材料供应方式及费控价等，确定是否同意外委、费控价、外委采购方式等评审结果，并就评审结果形成会议纪要。5. 2.2（关键控制活动）外协业务申请外委会评审通过后，各分公司（研究院）/项目部门将各项目的外协申请，通过欧冶采购平台询比价或宝华招标方式确定项目外协最终的供应商及中标价格。结合业务需求，优先选用公司优选供应商名单中的外协供应商，在保证必要竞争性的

8、前提下，逐步将相应的外协业务向其集中或整合。欧冶平台询比价可采用功能计价或工时计价方式。项目经理通过BSMS录入项目外协审签信息，项目外协审签信息由分公司（研究院）/项目部门、营销部门、公司分管领导逐级审批（科研项目外协审签信息由分公司（研究院）/项目部门、科技创新部、公司分管领导逐级审批；固定资产投资项目外协审签信息由分公司（研究院）/项目部门、运行与安全管理部、公司分管领导、公司固定资产主管领导逐级审批）。审签信息审批通过后，商务中心通过BSMS接收外协采购申请。5. 2.3（关键控制活动）外协合同评审及签订外协合同文本及相关附件由商务中心外协业务员拟定，原则上外协合同文本采用公司外协合同

9、模版。外协合同中必须明确对项目外协不得进行转包。签订正式的外协合同前，必须对外协合同进行评审。合同评审时，需提供欧冶平台竞价结果或评标报告。合同评审通过后，发布日期：实施日期：商务中心办理外协合同签订手续。外协合同评审及签订的具体要求详见采购合同管理细则。5.2.4（关键控制活动）外协合同阶段确认及验收评定项目部门在项目外协业务过程中，须按项目的实际进度及合同的阶段要求完成相应的阶段确认工作。外协项目完成后，项目经理按项目验收要求登录BSMS录入项目验收评定信息（含供应商评价）并提交项目部门领导审批。外协项目完成后，各外协供应商线下需提交纸质版的工程预（决）算书、工程竣工验收单、工程工作量签证

10、单、合同等资料，按要求完成决算审核、项目部门审核、商务中心审批等流程，项目经理按项目验收要求登录BSMS录入项目验收评定信息（含供应商评价）并提交项目部门领导审批。5.2.5外协合同采购付款项目外协结算周期严格按照合同约定执行，不得随意变更，不得提前支付。原则上，项目结题前不得结算完毕。外协合同采购付款具体相关要求参见采购合同管理细则。5. 2.6外协合同变更及撤销外协合同的变更应按权限逐级审批，合同金额超过5万的变更需提请公司分管领导审批。具体相关要求参见采购合同管理细则。一旦发生合同异议，应由合同双方协商解决。如涉及合同变更，按合同变更流程执行。5.3 外协项目安全管理中标的外协供应商需到

11、运行与安全管理部办理安全措施、消防等相关协议，运行与安全管理部协助外委承包方向财务评价部缴纳安全生产保证金。外协供应商到党群工作部（人力资源部）办理综合治安协议。发包的项目部门作为外协项目安全管理的责任部门，必须按公司安全管理制度进行项目的安全管理。与外协安全管理有关的记录、文档，项目部门需按照公司安全管理部门要求执行。5.4 外协项目信息安全管理发布日期：实施日期：对于承接软件外协项目的外协供应商，必须与公司签订保密协议，承诺对外协项目的履行保密义务，并遵守公司信息安全的相关管理规定。5.5 外协相关文件归档外协业务过程中形成的各类文件及材料，应识别具有保存价值的部分，并按照文件文书档案管理

12、规定的要求办理归档。具体见如下清单（包括且不限于）：序号归档文档裁剪指南1承揽合同或技术服务类合同文本纸质归档2廉洁协议纸质归档3技术附件纸质归档4保密协议纸质归档6安全协议纸质归档7比价记录电子归档8招标文档电子归档9邀请招标审批表或不进行招标审批表电子归档6相关文件6. 1QWOOO1采购合同管理细则6.3 12供应商管理办法6.4 10合同管理办法7报告和记录表式7.1项目外协业务流程图。实施日期：8文件变更记录发布日期：xx（管理）文件修改变更记录文件编号：14修订部门：商务中心序号更改原因修改后版本号修改人修改日期主要更改内容123456拟稿：日期：审核：日期:实施日期:发布日期:JC000501保密级别：内部事项发布日期:实施日期: