合同管理规范(合同管理办法).docx
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1、合同管理规范第一章总则第一条为规范公司合同管理,规范企业经营行为,防范与控制合同风险,有效维护企业的合法权益,预防合同纠纷,促进XX企业依法经营、依法管理,保持公司健康持续发展,根据中华人民共和国民法典等有关法律、法规结合我分公司实际,特制定本规范。第二条适用范围(一)适用于XX公司名义对外签订的合同或者协议。(二)具有合同性质的意向书、备忘录等法律文件的管理适用本办法。(三)廉政合同和劳动合同的管理,按照其他相关规定执行。(四)公司为签订合同进行的资信调查、意向接触、商务谈判,以及合同的起草、审查、签订、履行、变更、解除、争议处理等活动,应当按照本办法的规定执行。(五)公司各部室(中心)、各
2、分公司公司不得作为经济合同的签订主体,合同的签订主体仅限于公司,不得对外提供担保,对外签订合同,一律使用公司的合同专用章,不得使用内部机构章或财务专用章。(六)合同签订工作应当在合同开始实际履行前完成。合同生效后,合同执行部门应当严格按照合同的约定全面及时履行合同义务,跟踪和监督合同对方履行合同的情况,保障实现公司合同权益。第三条原则(一)全面管理原则。对外开展经济活动应当签订合同,并且应当履行合同审批流程。(二)合法合规原则。签订合同应当符合法律法规及公司内部管理规定的要求。(三)全程控制原则。对合同的谈判、起草、审查、签订、履行等各环节进行全过程管理,有效防范合同风险。(四)高效支撑原则。
3、应当根据经营管理需求,采取多种手段,不断提升合同管理效率,有效支撑业务经营活动。(五)分工协作原则。合同归口管理部门、合同协助管理部门、合同承办部门和合同执行部门应当按照各自分工履行相应的合同管理职责,协作配合开展合同管理工作。(六)签订合同应当遵循平等协商、公平自愿、诚实信用的原则。(七)合同管理实行综合管理与专业管理相结合的原则。综合部负责对合同实行综合管理,财务部根据有关财务制度负责对合同进行专项管理。承办部门负责对合同实行专业管理。第四条定义(一)合同是指公司为了某种经济目的,依照中华人民共和国民法典及其有关法规规定,对外签订的,明确双方权利义务关系的书面协议,包括以书面形式及口头形式
4、订立的合同,不包括劳动合同。(二)重大合同是指分公司签订标的额在人民币五十万元以上的合同。(三)合同争议是指各单位依法订立的合同因不能履行、不能全部履行或不能按期履行所引起的民事争议。(四)合同示范文本是指为提高交易活动效率,根据国家法律法规规定,由集团公司、省公司和分公司确立的文本。(五)虚假合同是指通过虚签合同、假借合同形式规避财经法律法规要求,规避公司财务管理制度和规范;或者以合法形式掩盖非法目的,破坏公司正常管理秩序、实现不法利益获取、给公司造成损失或可能造成损失的合同,主要包括但不限于通过假借合同形式,虚构对外合作业务内容、虚构交易活动项目、虚拟交易主体、虚构工作量进行结算、擅自提高
5、结算标准、采用低进高出或高进低出等方式实现资金转移、钱款套取或利益输送等不法目的。(六)合同倒签是指合同双方在合同签订生效之前已经开始实际履行合同内容,而在合同履行过程中或在合同履行完毕后补签合同的情形。主要表现为合同签订日期晚于合同期限的起始日期。第二章职责第五条综合部是公司的合同综合管理部门,主要履行以下职责:(一)组织贯彻国家和上级主管部门有关合同的法律、法规和规章;(二)拟定合同管理的规章制度,并负责组织实施;(三)参与重大合同、涉外合同的可行性研究、谈判;(四)负责公司负责人有关授权委托事宜;(五)负责合同服务平台使用的指导、规范;(六)负责合同印章的管理和使用;(七)负责收集合同文
6、本及相关档案、合同资料的立卷归档;(A)负责对合同审签流程上载资料是否齐全进行审查;(九)配合处理合同争议、诉讼、仲裁等事宜(十)省公司和分公司赋予的其他职责。第六条纪委办公室是公司合同监察部门,主要履行以下职责:(一)合同履行情况的监督检查,负责合同履行过程中遇到的违纪违规情况的处理;(二)负责对合同中廉洁诚信承诺书及有无关联情况的审查。第七条财务部根据财务制度、审计制度及预算支出情况,对合同实行专项审核,主要履行以下职责:(一)负责审查合同项目预算;(二)对合同条款中约定的收/付款方式的提供建议,并对其合理性及经济风险进行分析、审查;(三)审查合同相关条款是否符合国家财会、税务相关法律法规
7、制度和公司内部财会、税务管理规定;(四)负责合同收付款的财务处理工作;(五)及时汇总、提供合同收付款情况;(六)负责合同印花税的申报和贴缴;(七)其他相关合同管理职责。第八条承办部门是合同的专业管理单位,应当履行下列职责:(一)具体负责所承办的合同的谈判、招标;(二)负责组织审查合同对方主体资格、业务经营资质、资信情况、履行能力;(三)负责合同稿的草拟和初审,并按规定在合同管理系统上起草合同、提交审批,并根据审核人员的审核意见修改合同;(四)负责办理合同的授权委托、签署、盖章等手续。(五)建立和管理本部门合同台帐,对每份合同的履行进度、收付款情况进行登记,负责与合同相关的数据统计;(六)负责本
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