管理文件控制程序.docx
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1、管理文件控制程序1目的和适用范围1.1 目的为规范管理文件的制(修)订、审批、下发、执行、评审、作废以及上级公司管理文件在公司内的会签、执行等工作程序,提高管理文件处理工作的质量和效率,有效控制职能缺失或交叉、运行效率低下等风险,特制定本控制程序。1.2 适用范围本控制程序适用于公司各部门及分公司,子公司参考制定。2引用标准1 术语和缩略语管理文件是企业实现经营目标所有管理机制、管理原则、管理方法的统称,以统一的格式要求编制形成的书面载体,是实施一定管理行为的依据和规范。本文中作为与支持文件等相对应的文件类别时,特指管理制度、管理办法和控制程序。1.1 管理文件:是基本的管理原则、管理职责、管
2、理流程(涉及公司领导审批的流程)、体系框架等,包括管理制度和管理办法,文件名称统一冠以“制度”、“办法”或“控制程序”。制度是与公司运营相关的基础管理原则;办法或控制程序是公司日常事项的管理要求。1.2 2支持文件:是管理文件的补充和扩展,以及流程和方法上的细化,包括细则和规范,文件名称统一冠以“细则”或“规范”。细则是工作事项的具体操作步骤和方法;规范是工作产品的标准和要求。1.3 范例:为指导和规范具体工作产品,用来参照的样例。文件名称统一冠以“范例”。1.4 作业指导书:描述具体业务、系统、设备的操作规程和使用指南,文件名称可冠以“手册”、“预案”、“指南”、“规程”等。4 .管理职责4
3、.1 1公司领导按照工作分工负责审批及签发公司管理文件,审批公司管理文件作废会签意见。4.2 科技创新部是公司管理文件总体归口管理部门,负责制(修)订本控制程序;组织管理制度、管理办法和控制程序的定期评审;负责管理文件的发布管理。4.3 各责任部门负责本部门职责范围内有关公司职能或业务的管理文件制(修)订、组织会签、送审等工作,负责管理文件的导入、培训、执行、检查、评审,根据评审结果作改版修订或作废申请等工作。4.4 各部门配合做好公司相关管理文件的会签,负责文件的接收、发放、执行及问题整改等工作。4.5 各类文件编制、审核、批准和发布职责对照表文件类别编制审核签发发布公司管理文件管理制度相关
4、责任部门公司分管领导/编写部门领导最高管理者/公司主管领导科技创新部发布管理办法/控制程序相关责任部门公司分管领导/编写部门领导公司主管/分管领导;需要时,提请最高管理者支持文件、范例、公司级作业指导书相关责任部门编写部门领导公司主管/分管领导部门管理文件相关责任部门编写部门领导部门主管领导部门发布分公司管理文件、范例分公司分公司分管经理分公司经理分公司发布5 .业务流程图见附件6,管理文件的管理6.1 科技创新部策划管理文件管理的运作流程及职责权限,制订本控制程序。6.2 各责任部门根据公司组织机构所确定管理职责范围,以“有序、高效、简洁、规范”为原则,梳理完善公司相关职能或业务的运作流程、
5、管理职责分工。按xx001组织代码及管理文件编制规范起草公司管理文件。6.3 会签6.3.1起草部门将拟订的公司管理文件草案,经本部门领导初审(部门第一负责人确认或授权,下同)后,通过公文系统送各相关部门和科技创新部会签。1.1.1 3.2各部门确认公司管理文件草案相关内容,提出会签意见,经本部门主管领导审核同意后,反馈起草部门。6.3.3 起草部门汇总处理各部门提出的会签意见(详见表格编号:xx00101K),并对公司管理文件草案进行修改。对于未采纳意见,起草部门要与相关部门充分沟通后注明原因。6.3.4 起草部门须将修改的公司管理文件草案、会签汇总处理意见,经本部门主管领导审核同意后,送科
6、技创新部审核、确认,并由起草部门通过公文系统管理文件报批。若有修改意见,返起草部门修改后重新执行6.3.4程序。6.3.5涉及文件的新增、关键内容修改(包括但不限于原则、职责、流程、权限、额度等)、文件废止等操作,必须执行文件会签程序。6.4送审6.4.1各责任部门负责将管理文件草案、会签汇总处理意见通过公文系统报公司领导进行审核、审批及签发。6.4.2未能获得批准的公司管理文件草案需要作进一步修改或暂缓发放的,由责任部门重新修订后执行6.3程序。6.5发布、存档6.5.1经批准签发的公司管理文件,由科技创新部确认文件编号、版本号、发布日期、实施日期,通过公文系统统一发布。对于上级公司下发的管
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