云南建投安装股份有限公司关于收集移交2023年及以前待归档文件材料的通知 202337号.docx

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1、云南建投安装股份郁艮公破件云建投安股政发（2023）37号云南建投安装股份有限公司关于收集、移交2023年及以前待归档文件材料的通知各直管项目部（厂、所、分公司）、机关各部门：为进一步加强档案管理，落实档案管理工作统一领导、统一管理、统一制度、统一标准的要求，公司决定开展对2023年及以前所产生的有价值的待归档文件材料或遗留在机关部门、直管项目部的文件材料收集、移交工作，具体要求如下：一、职责、分工要求1 .公司机关部门负责人、档案兼职人员对各自职能部门范围内文件材料的收集、移交，并监督协调直管项目部档案进行收集、按时移交，对形成质量进行监管。2 .直管项目部档案分管领导负责配合公司机关部门对

2、涉及需归档文件的收集、移交，督促科（室）按时移交，并对形成质量进行监管。二、范围要求公司机关部门、各直管项目部在2023年及以前所产生的具有保存价值的文件材料，包括各种形式、各种载体的待归档文件材料，遗留在机关部门（直管项目部）的文件材料。归档范围见文件材料归档范围和档案保管期限表（按职能部门）（附件1）档案待归档及排架长度需求调查汇总表（附件2）计算机应用系统（软件）登记汇总表（附件3）。三、时间要求收集、移交时间为2023年3月-2023年9月，其中：1 .生产管理部产生的文件材料，移交时间为2023年4月。2 .市场经营部及直管项目部产生的建设工程招、投标文件材料，移交时间为2023年5

3、-6月。3 .财务管理中心及直管项目部产生的会计档案（包括财务人员未集中办公前所产生的会计档案），移交时间为2023年6-7月。4 .经济管理中心及直管项目部产生的建设工程预、结算文件材料，建设工程分包招、投标文件材料，移交时间为2023年7-9月。5 .云南安一工程质量检测有限公司产生的文书类文件材料、检测类文件材料、实物实体等，移交时间为2023年9月。6 .2023年公司机关部门产生的文书档案，移交截止时间为2023年6月。其余有价值的文件材料，随时可进行移交，截止时间为2023年9月。至2023年起，每年6月份之前移交前一年应归档的文件材料。四、收集、移交要求1 .收集、移交范围应为归

4、口部门所产生的文件材料，不得重复移交或跨部门移交。2 .文件材料收集、整理完成后，编制迎年归档文件目录（附件4）（若已有目录、清单或台账者，均可沿用），目录应与具体文件材料对应，条目齐全。3 .归档文件材料应按永久、30年、10年作为保管期限分类、组卷装盒（文书类除外）。4 .若为涉密文件材料，待文件材料解密后及时向档案室移交。5 .档案室收到文件材料后，应及时清点、编制总目录、归档及排架，案卷数量100卷以内需在一周内完成，100-200卷需两周内完成。6 .其余未尽事宜，按公司档案管理制度及相关文件要求执行。附件：1文件材料归档范围和档案保管期限表（按职能部门）2 .档案待归档及排架长度需

5、求调查汇总表3 .计算机应用系统（软件）登记汇总表.XX年归档文件目录附件1文件材料归档范围和档案保管期限表（按职能部门）序号归档范围保管期限1股东会1.1公司增资扩股、股权设置及变更的文件材料永久1.2公司股东会构成、变更文件、发起人协议、股东名册永久1.3公司股东会工作的有关规定、制度永久1.4公司股东代表大会会议形成的文件材料1.4.1会议通知、议程、报告、决议、决定、记录、领导讲话、总结、纪要、通过的文件材料、人员名单、录音、录像、照片等永久1.4.2讨论未通过的文件材料10年1.5股东履职和维护权益过程形成的文件材料永久1.6分公司的破产预案、资产处置、职工分流安置、社会职能剥离方案

6、等文件材料永久2董事会2.1公司董事会构成、变更文件、发起人协议、董事名册永久2.2董事会、董事管理制度、办法、规定等文件材料永久2.3公司推荐、委派的董事会成员，履职管理及履职评价工作文件材料永久2.4公司董事会会议形成的文件材料2.4.1会议通知、议程、报告、决议、决定、记录、领导讲话、总结、纪要、通过的文件材料、人员名单、录音、录像、照片等永久2.4.2讨论未通过的文件材料10年2.5公司董事会决议执行情况跟踪记录、董事会决议执行情况报告永久2.6公司董事会办公室向董事会及经营班子请示、报告和董事会及经营班子的批示、批复序号归档范B1保管期限2.6.1涉及资本、利润分配、章程修订等重大事

7、项永久2.6.2有批示的一般事项，无批示的重要事项30年2.6.3无领导批示的一般事项10年2.7公司与董事会沟通、联络的函、电话记录、电子邮件等30年2.8公司董事会与法律顾问、审计师等中介机构业务往来的函、电话记录、电子邮件等30年2.9公司内部调研报告10年2.10外界（监管机构、新闻媒体等）与公司业务相关的信息资料30年2.11公司董事会年度工作总结永久3监事会3.1监事会工作的有关规定、制度永久3.2公司监事会会议通知、议程、报告、决议、决定、记录、领导讲话、总结、纪要、人员名单、录音、录像、照片等永久3.3公司监督检查计划和工作方案30年3.4公司年度监督检查工作总结、年度监督检查

8、报告30年3.5公司监事会专项检查报告、监事会主席专报和调研报告30年3.6对监事会和监事的年度评价和任期综合考核评价材料30年3.7公司监事会季度监督检查情况汇报10年3.8公司监事会对所属分公司依法进行检查的报告10年3.9公司监事会成员参加培训的文件材料10年4综合办公室（改革发展部、档案室）4.1公司筹办和设立新公司的申请文件材料、政府相关部门批准设立公司的相关文件材料永久序号归档范B1保管期限4.2公司设立新公司的登记相关证照、证照变更登记文件材料永久4.3公司章程送审稿、批准稿及正式文本永久4.4公司合并、分立、改制、上市、破产、解散或其他变更公司形式等过程中形成的文件材料永久4.

9、5公司岗位职责、人员编制、启用印信的文件材料永久4.6印模、作废印章及印章制发、启用、备案、使用、保管、废止等文件材料永久4.7公司行政办公会议、专题会议的记录、纪要永久4.8公司工作计划、安排、总结、报告4.8.1年度和年度以上的工作计划、安排、总结、重要问题的报告、重要的专题调研报告永久4.8.2年度以下的10年4.9公司召开经理书记工作会议、年中工作会议、专项工作会议、干部大会的文件材料4.9.1通知、名单、日程、报告、讲话、决定、总结、纪要、媒体宣传报道、录音、录像等30年4.9.2典型材料、经验交流材料、代表发言材料、简报等10年4.10有关机关和上级主管部门领导、社会知名人士检查、

10、视察、考察、调研公司工作形成的文件、题词、批示、录音、录像、照片、奖励等永久4.11公司呈报的请示、报告与上级有关部门的批复、批示4.11.1涉及公司经营管理等重要事项和其他重要事项永久4.11.2涉及公司一般事项、无批复的重要事项30年4.11.3无批复的一般事项10年4.12公司收到的集团公司等上级主管部门和有关单位颁发的文件材料4.12.1涉及公司经营管理等重要事项和其他重要事项永久4.12.2涉及公司一般事项、无批复的重要事项30年序号归档范B1保管期限4.12.3无批复的一般事项10年4.13公司为主办的与其它机关联合行文的文件材料4.13.1重要业务问题的永久4.13.2一般业务问

11、题的10年4.14公司为协办的与其它机关联合行文的文件材料4.14.1重要业务问题的30年4.14.2一般业务问题的10年4.15公司文秘、机要、保密工作文件材料4.15.1公司文秘、机要、印章、保密工作制度、规定、办法、总结等文件材料永久4.15.2公司文秘、机要、保密工作规划、计划等文件材料30年4.16企业管理、年检、资质申报文件材料4.16.1企业管理规划、计划、总结、实施方案、制度、办法、规定、决定等文件材料永久4.16.2企业管理方案实施、检查验收文件材料30年4.16.3公司工商年检、营业执照年检等申报、审批文件材料、证书永久4.16.4企业资质申报材料、审批材料、证书永久4.1

12、7公司编制的简报、重要文件汇编等30年4.18同级机关、所属分公司的来函、请示与公司的复函、批复等文件材料4.18.1重要业务问题的30年4.18.2一般业务问题的10年4.19综合办公室负责承办、督办事项的文件材料序号归档范B1保管期限4.19.1综合办公室负责承办、督办重要事项中形成的通知、报告、总结、签到表等文件材料永久4.19.2综合办公室负责承办、督办一般事项中形成的通知、报告、总结、签到表等文件材料10年4.20车辆改革和公务用车管理制度、办法、规定，购置公务用车的请示、批复、购置、调拨、保险、事故、报废等文件材料30年4.21物资（办公设备及用品等）采购计划、审批报告、购置等文件

13、材料30年4.22公司发展规划、改制改革等文件材料4.22.1公司发展战略、中长期发展规划、专项规划永久4.22.2改革、改制工作报告、改革实施方案、请示与批复、总结、报告等文件材料永久4.22.3改制改革、发展战略研究报告永久4.23档案、图书、资料工作文件材料4.23.1档案、图书、资料工作管理制度、办法、规定等，档案开发、编研成果、档案移交清单、销毁清册永久4.23.2档案、图书、资料工作计划、总结、报表、档案统计，档案业务活动文件材料30年4.23.3档案、图书、资料总目录、分类目录等检索工具文件材料永久4.23.4其他一般性文件材料10年5法律事务部5.1法院判决书、调解书等诉讼和仲

14、裁等文件材料永久5.2案件、纠纷、行政处罚、复议文件材料及公证事务中结论性材料永久5.3案件、纠纷、行政处罚、复议文件材料及公证事务中调查、协调过程形成的文件材料永久5.4重大事项、重大项目决策前的法律审查意见、建议30年5.5重要合同、协议的法律风险审查意见、建议30年5.6法律工作计划、总结、规章、制度、办法等文件材料永久序号归档范B1保管期限5.7五年普法规划、总结、宣传等文件材料30年5.8其他一般文件材料10年6财务管理中心（各核算组、清欠办、内部银行）6.1财会管理文件材料6.1.1财会管理制度、办法、规定、集团三本制度长期6.1.2年度会计预算、决算报表、编制说明长期6.1.3贷款报告、请示及批复等文件材料30年6.1.4资金网络平台的运行管理、