党政机关办公用房档案管理规范征求意见稿稿.docx
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1、ICS01.140.30CCSB01B14山西省地方标准DB14TXXXX-2023党政机关办公用房档案管理规范(征求意见稿)2023-05在提交反馈意见时,请将您知道的相关专利连同支持性文件一并附上。2023-XX-XX发布2023-XX-XX实施山西省市场监督管理局发布目次前言II1范围12规范性引用文件13术语和定义14基本要求15工作职责26档案类型27收集28整理39归档510保管511利用6本文件按照GB/T1.1-2023标准化工作导则第1部分:标准化文件的结构和起草规则的规定起草。本文件由山西省机关事务管理局提出并监督实施。本文件由山西省市场监督管理局对标准的组织实施情况进行监
2、督检查。本文件由山西省机关运行保障管理标准化技术委员会(SXS/TC34)归口。本文件起草单位:山西省机关事务管理局、山西省检验检测中心(山西省标准计量技术研究院)。本文件主要起草人:党政机关办公用房档案管理规范1范围本文件规定了党政机关办公用房档案的术语和定义、总体要求、档案收集、整理、归档和管理。本文件适用于各级机关事务管理部门对党政机关办公用房使用过程中的档案管理。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。DA/T1档案工作基本术语
3、DA/T12全卷宗规范DA/T13档号编制规则DA/T18档案著录规则DA/T22-2015归档文件整理规则DA/T25档案修裱技术规范DA/T31纸质档案数字化规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3. 1党政机关党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、监察机关、审判机关、检察机关,以及工会、共青团、妇联等人民团体和参照公务员法管理的事业单位。3.2党政机关办公用房档案党政机关办公用房管理工作中收集、整理形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。反映办公用房规划建设、权属登记、使用管理、维修改造等过程和结果,以纸质介质和电子介质保存。4基本要求4.1 党政机关办公用房档
4、案管理工作应遵循集中管理、分级负责、分类归档、多套分存、真实准确、完整规范、授权使用的原则。4.2 各级机关事务管理部门本级级党政机关办公用房档案的集中统一保管、使用、管理等工作。4.3 各办公用房使用单位负责本单位办公用房档案的收集、整理、归档、移交、分存、利用等工作。4.4 档案管理人员应具备档案管理和信息管理相关知识背景,定期参加档案业务学习。4. 4.1建立健全档案管理制度,确保办公用房档案的完整、准确、安全和有效利用,人员变动时应办理工作交接手续。4.5 应接受上级部门和档案管理主管部门的监督、指导和检查。4.6 档案的编码应符合省级机关事务管理部门的要求。5工作职责5.1 组织办公
5、用房档案应由专门部门、专职人员负责管理,不具备设立档案管理专门部门和专职人员的,应指定档案工作负责部门和管理人员。5.2 人员5.3 档案人员应树立高度的保密意识,自觉遵守党和国家的各项保密制度和有关规定,严守国家机密,知晓的机密,不应以任何形式传播。5.4 归档的档案应存放在专用档案柜里,存取档案完毕后应及时锁好档案柜。5.5 任何人不应擅自摘抄、复制、翻印保密的档案资料。5.6 销毁到期的档案时应经过鉴定,审核批准。未经鉴定和批准,不应销毁任何档案。5.7 发现失密、泄密档案的现象,应立即向有关部门报告,并要采取补救办法,对严重泄露机密的事件,要严肃处理。6档案类型办公用房档案应包括以下类
6、型:a)权属档案;b)配置档案c)使用档案(包括物业);(1)维修档案;e)处置档案。7收集7.1一般要求7.1.1 材料收集时,应对材料进行鉴别,各类档案材料原则上应为原件。7.1.2 应保证材料齐全、内容完整、数据准确、表格填写清楚规范、图形清晰。7.1.3 发现材料有缺失、不完整、不准确、不规范等问题时,应及时补充和修正。7.2收集内容7.2.1权属档案包括但不限于以下材料:a)产权单位的统一社会信用代码证书、不动产权证书等;b)房屋拍卖、交换等有关材料,房地产调拨凭证、有关部门房产转移的上级批件或会议纪要等;c)房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图,房地产分幅平面图、分丘平面图、分
7、层分户平面图等;d)其他有关办公用房的权属来源资料。7.2.2调配使用档案包括但不限于以下材料:a)机构设立批准文件;b)“三定”方案;c)办公用房调配方案;d)办公用房调配申请表;e)办公用房地址、方位、结构、楼层平面等图表和调配面积;f)人员编制(职数)情况;g)使用协议;h)其他相关材料。7. 2.3处置档案包括但不限于以下材料:a)机构调整文件;b)城乡规划调整文件;c)房屋安全鉴定报告;d)办公用房处调剂、置换、租用、转换用途、拍卖等处置申请及批文;e)出租出借合同(协议);f)其他相关资料。8. 2.4维修档案包括但不限于以下材料:a)维修改造申请文件及批准文件;b)鉴定报告;c)
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