16合同管理控制程序.docx

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1、合同菅理控制程序QH/CX-C/O-16-2011第1页共5页1目的为加强油田公司合同管理，预防合同纠纷，维护油田公司的合法权益,特制定本程序。2适用范围本程序规定了油田公司对合同的订立、履行、变更、解除及纠纷处理而进行的全过程监督、检查和控制，适用于油田公司对外签订的属中华人民共和国合同法中所规定的各类销售合同、工程合同、技术合同、采购合同、涉外合同等。3管理流程（见附图）4工作程序4.1 企管法规处（内控与风险管理处）负责制（修）订青海油田分公司合同管理办法、青海油田分公司招投标管理办法和青海油田市场管理办法。4.2转委托授权制度4.2.1 油田公司对外发生经济往来均需签订合同时，必须先办

2、理转委托授权，明确委托授权范围和期限。按要求应上网的合同，其签约授权经合同管理系统申报，未经转委托授权或超出授权范围签订的合同油田公司不予认可。4.2.2 转委托授权采取长期授权及单项授权两种方式，授权申请经企管法规处（内控与风险管理处）等相关处室审查，并报油田公司总经理（或公司主管领导）批准。4.3 项目建设单位前期市场调研油田公司合同承办部门/单位签订合同前应进行必要的市场调研，了解合同意向对方的资质、信用和履约能力。4.4 供方（承包方）办理市场准入4.4.1市场准入的对象是具备独立法人资格或经其授权的专业队伍，必须拥有相应资质等级，信誉良好，能够独立完成所承揽的项目工作。4.4.2准入

3、审批分为年度集中准入审批和临时准入审批。生产建设急需或特殊情况时，对属年度集中准入审批范围内的项目，也可进行临时准入审批。4.5 合同的审查、签订及履行4. 5.1油田公司各部门/单位负责本部门/单位合同管理。对本部门/单位合同文本进行审查，检查合同履行情况；对签订、履行合同中出现的重大问题，及时向本部门/单位负责人及油田公司合同管理部门汇报；参加处理本单位合同纠纷；负责合同台帐、合同档案的建立及合同文本的管理；按时统计填报合同报表。5. 5.2油田公司合同承办部门/单位进行重要商务谈判应成立精干谈判工作小组，明确谈判负责人或首席谈判代表。按照油田公司招投标管理办法规定必须以招投标方式订立合同

4、的项目，执行青海油田分公司招投标管理办法。6. 5.3合同文本应尽力选用国家及中国石油天然气股份有限公司推行的格式合同或示范文本，自拟的合同文本应做到条款齐全、责任明确、逻辑性强、语言表达清楚。在与供方正式沟通前，应确保合同中表述的采购信息是充分与适宜的。合同承办部门/单位在签订经济合同的同时，要明确QHSE的要求。7. 5.4油田公司所有合同经合同承办部门/单位初审后，油田公司机关职能部门按照各自业务范围，负责对合同的立项依据、资金渠道及技术经济的合理性等进行审查，并提出意见和建议。审查合格后加盖油田公司合同专用章，未加盖油田公司合同专用章的合同油田公司不予认可。8. 5.5合同订立后，合同

5、承办部门/单位应当全面履行合同约定，同时接受本部门/单位合同主管部门以及上级相关部门对履约情况的监督检查。合同承办人员及时检查合同履行情况并向本部门/单位合同管理主管领导汇报履行中出现的问题，并提出解决问题的建议；保管合同文本与履行、变更、解除合同有关资料,并按期交本部门/单位合同管理部门归档。9. 5.6合同未能按约定履行时，承办部门/单位应及时将不能履约的情况报本部门/单位合同主管部门协助处理，遇重大问题应向本部门/单位主管领导汇报的同时向油田公司合同管理部门进行汇报，采取必要措施，避免发生经济损失和其它风险。10. 5.7合同变更、转让、终止的有关通知、协议必须采取书面形式。合同发生变更

6、、转让或终止，须报油田公司合同管理部门，由油田公司合同管理部门会同油田公司有关职能部门审查核准。11. 5.8合同履行过程中发生争议和纠纷，合同承办部门/单位应依据合同约定方式解决；解决不成时，合同承办部门/单位应及时报企管法规处（内控与风险管理处），企管法规处（内控与风险管理处）组织合同承办部门/单位拿出可行建议报油田公司主管领导审批后处理。12. 5.9依据中国石油天然气股份有限公司合同管理系统有关要求，公司合同的签定、履行及变更均按规定的审查审批流程进行。13. 5.10油田公司合同承办部门/单位应建立合同总台帐及合同履行、变更、解除、违约、纠纷等台帐，对合同文本、附件、履约凭证、变更或

7、解除合同的协议等各种资料进行分类归档。依据有关要求，对合同管理中存在的问题，提出改进意见和建议。4.6 合同专用章管理与使用4.6.1油田公司及销售单位的合同专用章由企管法规处（内控与风险管理处）统一编号，总经理（党委）办公室统一刻制、颁发。4.6.2合同专用章应由专人保管，保管人应建立印章使用记录，合同管理系统上运行的合同，其印章使用以系统记录为准。4.7 合同管理考核及奖罚4. 7.1油田公司定期对各合同承办部门/单位合同管理基础工作进行检查。5. 7.2合同管理检查由企管法规处（内控与风险管理处）牵头组织，会同油田公司其它职能部门进行。检查结束后应通报油田公司合同管理中存在的问题，并对油

8、田公司合同管理状况作出综合评价。6. 7.3油田公司按综合评价对合同管理工作成绩突出的合同承办部门/单位、合同管理人员、合同承办人员进行一定的物质精神奖励。7. 7.4合同承办部门/单位未办理转委托授权手续而擅自签订的合同，超越代理权限签订的合同以及未加盖油田公司合同专用章的合同，油田公司一律不予承认，也不补办手续。4.8 销售合同管理4.8.1原油（天然气）、石油化工产品的销售，由销售单位按油田公司年、季计划组织生产销售：原油、成品油、液化石油气、重油、聚丙烯、甲醇由格尔木炼油厂（销售公司）负责销售；天然气由天然气开发公司负责销售。4.8.2销售、服务部门、单位负责识别、确定与产品或服务有关

9、活动的要求，这些要求包括：a）顾客明示的要求，包括活动、产品或服务质量要求，交付、结算方式、QHSE等方面要求；b）顾客没有明示，但它是产品或服务预期或规定的用途所必需的要求；c）与活动、产品或服务有关的法律、法规及强制性标准规定的要求；d）为增强顾客的满意，油田公司对顾客的其它要求。企管法规处（内控与风险管理处）委托销售服务部门、单位负责对与产品有关的要求进行评审；评审应在正式向顾客作出提供产品、服务的承诺（如签订正式合同）或接受合同或订单的更改之前进行，并确保：a）产品要求得到规定；b）与以前表述不一致的合同或订单已予以解决；c）油田公司有能力满足规定的要求。4.8.3与活动、产品或服务有

10、关要求的评审可由销售、服务部门相关责任人审查合同后在合同评审表上签署意见的方式进行。4.8.4若顾客的要求没有形成文件，有关销售、服务部门应在接受顾客要求前对顾客要求进行确认。4.8.5当顾客要求发生变化时，销售服务部门/单位应对销售服务合同进行再次评审，确保相关文件得到修改，将顾客要求及时传递到相关部门。4.8.6销售部门、单位保存销售合同评审结果及评审所产生的措施的记录。企管法规处（内控与风险管理处）不定期检查销售合同履约情况，及时协调处理销售合同中有关事宜。4.8.7销售部门、单位采取其它媒体方式网络发布产品目录、产品广告或服务信息时，应在发布前对其内容进行评审，确保有关信息准确、真实。

11、5支持性文件5.1石油青企（2008）290号关于印发青海油田公司合同管理办法等两项制度的通知6记录6.1合同管理系统相关表单7附流程图本程序起草部门：企管法规处（内控与风险管理处）主要起草人：吴爱平青海油田公司QHSE管理体系程序文件流程图编码：QH/CX-C/0-16-2011合同管理控制程序流程图管理层/主管领导归口部门/企管法规处（内控与风险管理处）相关部门/单位过程描述O1企管法规处（内控与风险管理处）负货制（修）订d者海油田分公司合同管理办法。02油田公司审查、批准合同管理制度。03相关单位、部门执行合同管理制度04合同承办单位对合同进行申报。05企管法规处（内控与风险管理处）及相关处室对合同进行申亿06公司领导对合同进行审批.07合同承办雎位与合同意向对方拟订合同，审查合格后加盖油田公司合同专用章。08合同承办单位全面履行合同约定。09油田公司对合同管理基础I：作进行检查并对合同管理状况作出粽合评价。10面大合同管理问题报油田公司领导审批。11合同承办单位对检查出的问题进行整改。12合同主管部门对整改措施予以确认.13资料归档。13存档编制：吴爱平审核：苏昨