居家养老服务规范:信息采集与档案管理.docx
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1、居家养老服务规范:信息采集与档案管理1范围本部分规定了居家养老服务信息采集与档案管理的总体要求、服务分类、服务提供过程、档案管理风险控制和质量评价与改进等要求。本部分适用于居家养老服务组织提供的信息采集和档案管理服务。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T19001质量管理体系GB/T26316-2010市场、民意和社会调查服务需求GB/T9705-2008文书档案案卷格式GB/T18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范DA/T31-2005纸
2、质档案数字化技术规范3术语和定义DB11/TXXXX.1-201X界定的以及下列术语和定义适用本文件。DB11/TXXXX.1-201X界定的及下列术语和定义适用本文件。3. 1纸质档案paperarchive以纸张作为载体的一种记录材料。电子档案e-record利用计算机技术形成,经鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件。电子文件e1ectronicdocument工作人员在日常工作中形成的数字形态记录。物理归档physica1fi1ing经过归档处理的电子文件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程。3.5逻辑归档1ogica1fi1ing将电子文件的物理地址存放于档案管理部门控制的网络服
3、务器中,使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。真实性authenticity对老年人纸质档案和电了文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。完整性integrity老年人纸质档案和电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。有效性effectiveness老年人纸质档案电子文件应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、教体的完好性和兼容性等。捕获capture对老年人纸质和电子文件进行实时收集和存储的方法与过程。3. 10迁移remove将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。基础档案archives记录老年人基础
4、信息的文件。健康档案hea1threcord记录老年人体检、慢性病、日常健康管理的文件。3. 13月艮务档案servicerecord记录为老年人提供居家养老服务状况的文件。4总体要求3.1 服务组织3.1.1 基本要求信息采集和档案管理的基本要求包括但不限于以下内容:a)加强信息采集和档案管理工作,促进辖区内居家养老服务业的发展;b)遵循相关法律、法规,依法进行信息采集和档案管理工作;c)应明确信息采集和档案管理的部门或人员,确保信息和档案完整、准确和安全;d)信息应涵盖服务对象、服务提供方、服务形式、服务频次、服务内容等要素;e)档案应包括服务对象、服务组织、服务提供、质量评价和绩效考核等
5、文件;f)信息采集和档案管理工作应接受行政管理部门的监督和指导。3.1.2 组织管理信息采集和档案管理的组织管理要求包括但不限于以下内容:a)信息采集的各个组织应制订信息采集计划和培训计划、制定相应的管理职责;b)应配备与服务要求相匹配的专(兼)职管理人员和工作人员;c)应负责培训信息采集项目督导人员、信息采集人员、档案管理人员的专业技能;d)应将组织结构,包括与服务完成和质量控制的有关人员的职责,形成文件;e)确保信息采集和档案管理人员熟悉相关职业操守、法规和文件化的程序与方法;f)应负责项目实施过程中的管理和质量控制。4. 2服务人员4. 2.1信息采集人员信息采集人员包括信息采集督导人员
6、和信息采集人员。a)信息采集督导人员要求:D督导人员应由工作认真负责、业务技能精湛的人员担任;2)应负责公开或隐蔽地对信息采集人员实行监督;3)应现场指导信息采集人员进行调查;4)应对项目实施情况进行检查,确保问卷资料的完整性与有效性。b)信息采集人员的要求:1)应熟悉国家现行有关的方针、政策、法规,有社会责任感和事业心;2)应具有敬业精神、敏锐的观察力;3)应具有谦虚谨慎、平易近人的品行;4)应具有市场调查的一些基础知识;5)应具有一定的业务素质,包括阅读能力、表达能力、书写能力、独立外出能力和随机应变能力;6)应具有较好的身体素质;7)应具有较好的普通话水平。4.2.2档案管理人员档案管理
7、人员的素质和工作要求包括但不限于以下内容:a)应经过专业培训后上岗;b)应忠于职守,熟练地掌握计算机系统的使用技能;c)应熟练掌握信息采集方法,组织编制归档纸质文件、电子文件的各种检索工具;d)应严格遵守档案管理的各项规章制度,做好档案收集、整理、归档、查阅、利用和e)保密工作;f)应做好文件材料的形成、积累整理、立卷归档工作;g)应检查验收归档文件材料是否完整、准确、系统是否符合质量要求,办好交接手续;h)应做好案卷的整理、分类、登记建卡、编号等工作,做到管理科学、案卷排列整齐、i)主次分明、标志明确;j)应做好档案安全防护工作,防止事故发生,对损坏变质的档案材料要及时采取措施k)进行修补和
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