外来文件管控程序.docx

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1、惠东县嘉兴隆塑胶厂有限公司程序文件外来文件管控程序惠东县嘉兴隆塑胶厂有限公司外来文件管控程序文件编号QM-80版本号1.0编制日期2020. 1.6生效日期2020. 1. 6制定QA经理：尹胜福审核总经理：罗燕平批准总经理：罗燕平1.0目的本程序规定了对外来文件（不包括外来记录）的编码、批准、发放的控制程序,以保证外来文件在受控状态下使用。本程序文件仅适用于与质量管理及服务质量有关的外来文件。3.0职责外来文件由QA经理负责整理、存档业务部负责文件的转发4.0工作程序4.1 评审与批准对为顾客提供服务所需的外来文件如政府部门或上级管理机构发布的强制性各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准、

2、用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等，在使用前由QA经理进行评审后批准使用，并制定分发范围。4.2 标识经批准使用外来文件由QA经理接收，并对外来文件进行编码，编码方式按YL序号码”序号码-文件顺序编号取三位数字，从001开始进行4.3 发放与保管4.3.1 QA经理根据发放范围整理，文件原件为正本，如若是传真文件则先复印一份以该份复印文件作为正本。正本存入文件档案内，正本文件的复印件为副本，发行方式可用电邮，由业务部邮件抄送相关人员。4.3.2 业务部根据发放范围将文件发给有关部门负责人，并填写外来文件记录表。4.3.3 外来文件必要时也可张贴在有关的作业场所，但须做好发放登记。4.3

3、.4 若需领用外来文件,须填写外来文件记录表后分发；4.3.5 若文件严重损坏或遗失，应立即汇总检查文件最新版本，重新补发。4.4 外来文件的更改441更改的外来文件接收、发放与“4.1,4.2,43”相同。4.4.1 QA经理在发放更改的外来文件的同时，旧文件立即作废。若新版文件是旧版文件的替代，则收回旧版文件,QA经理将旧文件正本从档案中取出盖上“作废”章印，并存入作废文件档案内，更改的文件正本存入文件档案内，所有旧文件的副本作废品处理。若新版文件是旧版文件的补充，则将新、旧版文件存放在一起。4.4.3作废的外来文件永久性保存。4.4.4 更改的外来文件是指发文单位有指定更改的外来文件或有改版的外来标准文件并可追溯出以前的外来文件。惠东县嘉兴隆塑胶厂有限公司外来文件管控程序文件编号QM-80版本号1.0编制日期2020. 1. 6生效日期2020. 1. 6制定QA经理：尹胜福审核总经理：罗燕平批准总经理：罗燕平5.0记录5.1外来文件记录表外来文件记录表 惠东县嘉兴隆塑胶厂有限公司外来文件记录表收到日期文件编码文件名称发出日期备注12