P0161101文件和记录的控制程序 10.docx

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1、1. 目的本程序规定了公司的SMS文件和资料的控制方法和要求，旨在确保公司岸基和船舶使用最新、有效的文件。2. 适用范围本程序适用于公司安全管理体系(SMS)涉及的所有部门、船舶和人员3. 定义3.1 SMS文件：描述公司SMS并指导其运行的安全管理文件。包括公司内部文件和外来文件。亦称SMS相关文件。3.2 内部文件：系指由公司内部编写的适用于整个体系或体系内部分部门和船舶的文件。其中包括：安全管理体系文件总清单(KS)安全管理手册(KSM)程序文件(KSP)须知文件(KSI)须知文件附件-各轮操作文件(SIV)应急反应文件(KSC)记录(R)3.3外来文件：国际强制性规定及规则；国际海事组

2、织、主管机关、船级社、海运行业组织和港口国主管部门所建议适用的被公司SMS引用的规则、指南、管理标准等。3. 4资料：包括船舶管理所需的航海出版物等。3.5受控文件：所签发的专门标明为“受控文件”，并可跟踪追回的文件。公司SMS只使用受控文件。受控文件须在文件批准页上加盖“受控文件”印章。4. 职责4. 1总经理负责SMS文件的批准。4.2指定人员4.2.1负责SMS文件的审核；4.2.2负责监控并指导SMS文件的管理工作。4.3SMS办公室4.3.1负责SMS文件的总体控制；4.3.2负责SMS文件的发放和管理，以及公司岸基SMS文件的管理；并对岸基使用文件的有效性和完整性负责，填写文件有效

3、性检查表。(SPR1101-04)4.3.3负责安全管理手册和部分SMS文件编写及修改。4.4职能部门4.4.1负责主办SMS文件的编写和修改；4.4.2协助SMS办对相关外来文件的收集。4.5船舶4. 5.1船长负责本船持有文件的管理，及本船关键性(设备)操作须知(SIV)的批准，并对使用文件的有效性和完整性负责；填写文件有效性检查表(SPR1101-04)5. 5.2轮机长或大副负责本船本部门“设备操作规程”的编制，确保内容准确、完整，并经船长批准。6. 5.3船员按各自的职责,根据程序和须知的要求填写SMS活动产生的相关记录,并妥善管理,使其连续完整。7. 内部文件控制7.1 文件的编写

4、5 .1ISMS办负责编写安全管理手册和相关部分的程序、须知文件等；体系内其它部门/船舶负责编写本部门/船舶责任范围内的程序、须知文件等的有关内容。编写的内容应考虑制定船上关键性操作方案和须知程序(SP0701)等相关程序和须知的要求；所有文件由SMS办统一编号。6 .1.2文件的编写格式依据文件编码结构(附件一)的要求，公司受控SMS文件均应加盖“受控”印章，并用统一的文件代码予以标识，每一份SMS文件都有持有者的“分发号”，公司岸基文件分发号为01，船舶按加入公司的时间先后顺序以此顺延为02,03,04；文件每一页都有下列控制要素：文件名、文件号、版本号、页数和公司名称等。7.2 安全管理

5、手册、程序文件、须知文件、应急反应文件编写完成后，由指定人员审核，总经理批准；5.3SMS文件的发放SMS文件由SMS办统一打印装订成册,编制文件控制清单，填写文件发放登记表SPRI1(H-02,按岸基/船舶受控文件的分发号，发至各轮。岸基SMS文件由SMS办保管控制。5.4SMS文件的更改5.4.1由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写文件更改申请单(SPR1IoI-01)递交SMS办并说明更改原因，如可能可以指出需修改的章节、修改建议或拟制修改后的内容。5.4.2SMS办协助原编写责任部门对文件更改原因或修改建议进行分析，如确需修改，应报指定人员批准。5.4.3SMS文件更改由原编

6、写部门进行,文件更改采用换页或换版的方式，文件的换版采用整体更换的方式；文件的换页采用楷体字(例：“文件”的楷体字为“文件”)表示当前最新修改条款的文字。编写完工后应按本程序5.2和5.3的要求进行审批和发放，同文件按原发放范围发放；5.4.4文件持有者收到文件后，应及时替换，对换页拆出的文件应及时销毁，对换版的文件应上交SMS办，并填写文件更换/销毁记录表(SPR1101-03)；5.4.5文件编制部门将失效文件作历史资料留存时，须加盖“作废”印章后另行保管。5.5持有文件的管理5.5.1所有受控文件均由专人负责，放置在固定地点，妥善保管，方便查阅，在规定范围内使用，使用者必须保持文件整洁，

7、不得在文件上随意涂改或批注；5.5.2文件破损或遗失，使用者应向SMS办公室申请补发,SMS办经核实报指定人员批准后补发新文件并交回损坏文件。新发的文件仍可沿用原来的分发编号。5.5.3文件保管人员调离或休假时，须将文件移交并做好记录；5.5.4船舶脱离公司管理时，船长负责将所有受控文件移交SMS办。6.外来文件6.1外来文件的收集SMS办应与公司SMS相关的文件资料供应机构保持联系，负责收集与公司SMS有关外来文件或其最新版本信息。6.2外来文件的发放和保管6.2.1外来文件由SMS办发至船舶,船上外来文件由船长负责保管,岸基的外来文件由SMS办负责保管。6.2.2SMS办、船舶收到清单所列

8、最新外来文件后，应及时将旧版外来文件撤离原存放地点并在该页加盖作废章或其它作废标志；6. 2.3SMS办、船舶应定期核查外来文件配备情况，确保使用最新、有效版本的外来文件;6.3资料的控制由各职能部门按照航海图书资料管理规定(KSIO70114)进行。7. 附件附件一文件编码结构附录二SMS记录总清单8. 记录SPR1101-01船舶报表清单SPR1101-02文件更改申请单SPR1101-03文件发放登记表SPR1101-04文件更换/销毁记录表SPR1101-05文件有效性检查记录9. 相关文件制定船上操作方案和须知程序(KSPO701)航海图书资料管理规定(KSIO70114)附件一文件

9、的编码结构（一）1. 受控文件的缩写代码文件码记录代码KSM：安全管理手册SPR：程序文件记录表KSP：程序文件SIR：须知文件记录KSI：须知文件SIV：须知文件附件SCR：应急反应文件记录KSC：应急反应文件W1外来文件1.1 安全管理手册编码结构表示安全管理手册表示安全管理体系文件表示本公司名称代码KSP1.2程序文件编码结构每一章节程序顺序号程序所属安全管理手册的章节表示安全管理程序表示安全管理体系文件表示本公司名称代码1.3须知文件编码结构XXXXX每一章节须知顺序号须知所属程序手册的章节号表示安全管理须知表示安全管理体系文件表示本公司名称代码注：应急反应文件的编码结构同1.3。1.

10、4安全管理记录的编码结构1.4.1 程序所属记录记录顺序号（归属每一程序）每一章节程序顺序号程序所属公司手册的章节号安全管理记录表示安全管理程序表示安全管理体系文件记录顺序号（归属每一须知）须知顺序号每一章节程序顺序号程序所属公司手册的章节号安全管理记录表示安全管理须知表示安全管理体系文件1.5记录表格的编号SMS记录表格的编号方式：按顺序从XXX-OO1到XXX-999.（XXX表示船名的缩写字母，例如船名KINGSUCCESS,缩写为KSW）附件二:SMS记录总清单NO.记录编码记录名O1SPR0401-01SMS活动监控记录表02SPR0501-01船长SMS评审报告03SPR0601-

11、01船长派船审核表04SPR0601-02船长考核记录表05SPR0602-01船员派船审核表06SPR0602-02船员考核记录表07SPR0602-03轮机长派船审核表08SPR0602-04轮机长考核记录表09SPR0603-01新聘及转岗船长/轮机长熟悉职责及开航前指令表10SPR0603-02新聘及转岗船员熟悉职责及开航前指令表11SPR0603-03新聘及转岗岸基人员熟悉职责确认表12SPR0604-01培训需求表13SPR0604-02年度培训计划表14SPR0604-03SMS培训实施方案15SPR0604-04培训情况记录表16SPR0701-01新增关键性操作标识审批表17

12、SPR0801-01应急反应记录表18SPR0901-01不符合、事故及险情报告表19SPR0901-02纠正预防措施实施报告20SPR1002-01新增关键性设备和系统的标识审批表21SPR1002-02安全应急、备用设备和系统测试记录表22SPR1101-01文件更改申请单23SPR1101-02文件发放登记表24SPR1101-03文件更换/销毁记录表25SPR1101-04文件有效性检查记录表26SPRO1102-01SMS信息传递记录表27SPR1201-01内部审核记录28SPR1201-02内审首次会议/末次会议签到表29SPR1201-03内部审核不符合报告30SPR1201-

13、04船舶内审报告31SPR1202-01SMS定期评价计划32SPR1202-02SMS定期评价报告NO.记录编码记录名33SPR1203-01SMS管理复查计划34SPR1203-02SMS管理复查报告35SIR060301-01船长交接班报告36S1R060301-02大副交接班报告37SIR060301-03二副交接班报告38SIR060301-04三副交接班报告39S1R060301-05GMDSS操作员交接报告40SIR060301-06轮机长交接报告41SIR060301-07大管轮交接报告42SIR060301-08二管轮交接报告43SIR060301-09三管轮交接报告44SI

14、R060301-10电机员交接报告45SIR060301-11普通船员交接记录46SIR070101-01船舶防抗台风记录表47SIR070102-01进入大风浪区域准备检查表48SIR070103-01狭水道航行检查与记录表49STR070106-01船舶加/移油工作计划50SIR070107-01压载水报告51SIR070109-01到港前准备检查表（甲板）52S1R070109-02开航前准备检查表（甲板）53SIR070109-03开航/抵港前准备检查表（轮机）54SIR070109-04船长开航/到港前通知55SIR070114-01船存海图清单56S1R070114-02航海图书资料送船回执57SIR070116-01航行计划58SIR070116-02航路计划检查表59SIR070116-03修改记录60SIR070119-01装卸货计划61SIR07011