文书类电子文件单套归档管理技术规范.docx
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1、文书类电子文件单套归档管理技术规范1范围本标准规定了文书类电子文件单套归档的一般技术要求,包括归档流程、归档功能、归档信息包组织、归档元数据、归档格式等要求。本标准适用于各级党政机关文书类电子文件的归档和处理,其他机关和企事业单位文书类电子文件归档可参照执行。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是标注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版木(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范GB/T39362-2023党政机关电子公文归档技术规范DA/T22-2015归档文件整理规则DA/T70-
2、2018文书类电子档案检测一般要求3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。文书类电子文件administrativee1ectronicdocument在办公自动化系统或协同办公平XX形成、办理、传输和存储,反应党政机关党务、政务等各项管理活动形成的电子文件。电子档案e1ectronicrecord具有凭证、查考和保存价值并归档保存的文书类电子文件。注:改写DT582014,定义2.2。3.3归档archiving将具有保存价值且办理完毕的文书类电子文件及相关信息经收集、整理并向档案部门移交的过程。注:改写注/T39362-2023,术语和定义3.3。单套归档sing1earchiving仅以
3、电子形式归档文书类电子文件的方式。内容数据contentdata文书类电子文件或电子档案中包含的数字对象。注:改写IS014721;2012,定义。元数据metadata描述文书类电子文件或电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。注:改写GB/T18894-2016,术语和定义3.3。归档信息包ArchiVingSubmissionInformationPackage文书类电子文件形成或办理部门在归档时按照要求对文书类电子文件及相关信息进行组织并向档案部门提交的信息包。办公自动化系统officeautomationsystem一种用于集成办公活动的信息处理系统。GB/T5271.27-2
4、001,术语和定义协同办公平台co1Iaborativeofficeautomationp1atform多家党政机关共同使用,协同办公的办公自动化系统。4总则4.1 开展文书类电子文件单套归档的前提是文书类电子文件通过办公自动化系统或协同办公平台形成、流转和办理,办公自动化系统或协同办公平台应具备成熟稳定的文件流转、电子签名、安全认证等功能。4.2 开展文书类电子文件归档工作应遵循保留形成原貌、保持有机联系、保证长期可用的原则。4.3 文书类电子文件的收集、整理、移交工作应由文件形成或办理部门负责,档案部门负责档案接收并对整个归档过程予以必要的业务指导。4.4 文书类电子文件归档时应去除电子印
5、章的数字签名信息,只保留印章图形;电子档案内容数据中应不包含非开放的压缩、加密、签名、时间戳等技术措施,以减少技术依赖性。4.5 5文书类电子文件归档范围和保管期限可由各党政机关分别制定,对于多家党政机关共同使用的协同办公平台,也可制定协同办公平台统一的归档范围和保管期限(参见附录A)o文书类电子文件归档范围和保管期限的制定应按照机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定的要求。4.6 文书类电子文件办结后应按照归档范围的要求即时归档,向档案部门移交时间最迟不超过文件办结后的次年6月。4.7 文书类电子文件单套归档工作应通过电子文件归档功能在线完成,并应采用相应的技术手段确保归档的文书类电子文
6、件来源可靠、程序规范、要素合规。5归档流程要求1.1 总体流程文书类电子文件归档流程从文书类电子文件办结开始,到档案部门接收归档信息包结束。文书类电子文件归档流程见图1:文书类电子文件归档流程业务部门档案部门电子文件办结图1文书类电子文件归档流程示例1.2 流程说明文件采集文书类电子文件流转办理结束后,根据归档范围要求自动将办公自动化系统或协同办公平XX办结的文书类电子文件内容数据和元数据进行采集,并符合以下要求:a)采集的元数据应符合第8章的规定;元数据采集以计算机自动采集为主,无法自动采集的元数据可采用人工录入;b)采集的文书类电子文件内容数据应符合第9章的规定;对于不符合归档格式要求的文
7、书类电子文件内容数据应进行格式转换。5. 2.2整理组件按照DA/T222015及文件整理相关规定对文书类电子文件开展整理工作。文件整理的步骤如下:a)组件:文书类电子文件一般以件为单位进行整理,存放至归档文件夹中,件内文件的构成以及件内文件排序应符合DA/T22-2015的要求;b)编号:对完成组件的文书类电子文件,按照DA/T222015的要求编制档号。6. 2.3封装固化按照归档信息包结构(见第7章)要求对整理完毕的文书类电子文件进行封装,形成归档信息包。并使用数字签名、数字摘要、时间戳等技术手段,对归档信息包进行固化。生成的固化信息可单独保存,并建立与归档信息包的关联。7. 2.4归档
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