某集团借款、费用报销与对外付款审批制度.docx
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1、借款、费用报销与对外付款审批制度版本号:受控编号:主办单位:审批:年月日实施日期:年月日密级:口秘密机密修订记录(修订要点详见末页)修订前编号/版本号修订后编号/版本号修订前总页数(含附件)修订后总页数(含附件)修订日期借款、费用报销与对外付款审批制度第一章总则第一条为了保障公司经营活动高效、有序的开展,规范借款、费用报销、对外付款等各项业务开支的财务审核与审批,根据国务院颁发的现金管理暂行条例及中国人民银行制定的现金管理暂行条例实施细则、支票使用管理暂行规定以及财政部制定的企业内部控制基本规范,并结合公司的实际情况,特制定本办法。第二条本办法所指的各项业务开支指公司经营管理活动中,日常发生的
2、费用开支、成本开支等所有以货币资金支付的业务。其中:费用,包括直接形成费用及先形成资产,然后以摊销、折旧等形式形成费用的各类资本性支出。第三条公司实行全面预算管理办法。各项业务开支,须在预算范围内办理。各项业务开支不得跨项目调剂支付。第四条公司签订的涉及款项收付的合同、协议、文件处理卡或其他内部审批文件,应交一份原件给计划财务中心存档(如果合同原件只有一份,按照有关规定原件不合适存放在计划财务中心的,要提交一份复印件并注明原件存放位置及本复印件与原件相符,加盖档案室印章),计划财务中心严格按合同及相关文件的约定进行审核,并办理款项支付。第五条公司各项业务开支,在全面预算管理、总额控制的前提下,
3、实行授权审批。计划财务部须严格按照审批权限,办理款项支付。第六条本办法适用于公司本部(以下简称“”),下属公司(包括独立核算的全资法人企业、非独立核算的事业部、控股以及控制公司,以下简称“下属公司”)可参照执行。第七条原则上,所有借款、费用报销与对外付款审批都必须通过费控系统线上审批。如无特殊原因,没有通过费控系统的审批,计划财务部有权退回相关单据,要求重新通过费控系统提交。第二章内部借款第八条内部借款,是指员工因业务需要向公司借支现金或支票,包括临时专项借款和备用金借款。第九条内部借款需在费控系统发起“员工借款单”流程,特殊情况或特殊业务需办理线下审批的,应填写借款审批单。在费控系统上传或借
4、款审批单后附相应借款事项的审批单据。第十条原则上员工只能在所属公司办理借款,严禁出现同一员工在多处挂账。员工离职时,财务人员必须核查离职员工的借款情况,确保无未清偿借款后方可在离职交接单上签字;如员工异动涉及公司调动的,必须在调出公司应结清借款。第十一条临时性专项借款(一)临时性专项借款条件:1 .经济业务尚未发生,必须预支款项,否则既定的经济业务不能进行;2 .具有能证明业务有效性及借款金额合理性的文件,如合同、协议、会议通知、车辆维修申请表、采购申请单、专业培训申请表、重大专项任务等,且费用金额不低于3万元;3 .发票等合法有效的原始凭证尚未取得(已取得发票等合法有效凭证的直接进入费用报销
5、程序);4 .已申请备用金的员工,在未还清备用金前不能申请临时借款;5 .个人差旅原则上不予借款。(二)借款限额依据业务有效性文件无法明确具体金额的情况,临时借款累计余额限额如下:1.S类员工:根据业务需要申请,由董事长(或董事长指定审批人)审批;2. A类员工:最高限额3万元;3. B类及以下员工:最高限额2万元。(三)借款审批流程计划财务部将按照集团财务管理授权审批流程表对借款进行审批。(四)借款归还:原则上临时借款期限不超过1个月,借款人员应在借款期限内,将符合规范的相关资料交到计划财务部,完成报销手续或者还款手续;(五)原则上实行“一事一借,一借一清,前款不清,后款不借;(六)公司出纳
6、要根据借款审批单编制员工借款台账,并与会计定期(每月月底)核对,核对完成后编制员工借款明细清单,对于借款逾期的借款人,计划财务部及时通知其所在部门负责人及借款员工,对于通知后超5个工作日仍未办理报销或归还的,计划财务部下发催款通知单给借款人,在下发催款通知单5个工作日借款人仍未归还借款并且无正当理由的,计财部将予以通报;(七)临时性专项借款原则上必须在每年年终(12月31日)前清偿完毕,因特别原因不能按时清偿借款,须特别说明不能清偿原因,并报业务及财务领导审批同意。第十二条备用金借款(一)公司原则上不实行备用金办法,若确因业务需频繁使用现金,以部门为申请单位,原则上一个部门只允许申请一笔备用金
7、,部门安排一名员工作为备用金申请及管理责任人,根据实际需要经公司批准申请一定金额的备用金;(二)备用金借款实行限额管理,原则上限额如下:1 .综合管理部日常采购类:3万元;2 .其他:2万元;3 .若异地项且处于前期阶段,并在财务团队未到位时,项目负责人可以申请最高额度5万元的备用金,同时综合管理部负责人可以申请最高额度1万元的备用金,用于项目前期管理。财务团队组建完成后,以上两项备用金应在1个月内还请。()备用金可在一个年度内可循环使用,使用后应及时凭发票等合法有效的凭证报销,报销的金额补充原定额;(四)借款人须在公历年度(12月31日)结束前还清借款。若在新的公历年度有需要时,需重新办理备
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