机械租赁施工公司文件管理办法.docx

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1、机械租赁施工公司文件管理办法一.总则1 .为规范文件格式、提高办公速度和发文效率，保证文件的适用性和有效性，充分发挥文件精神在各项工作中的指导作用，特制订本办法。2 .文件管理内容主要包括：分公司文件/资料的生成、发送、发布、签收、登记、存档、回收、保存、销毁等。3 .综合部负责本单位文件资料的管理，指导本单位各部门、服务站(作业队)的文件管理工作。二分类根据分公司实际情况，将文件/资料分为内部文件/资料、公司文件/资料。1 .内部文件/资料指分公司因工作需要而编制的文件/资料，包括公文、制度性文件(体系文件)及资料性文件三类，各类文件的文种如下：(1)公文：决定、通告、通知、报告、通报、请示

2、、批复、会议纪要、函、计划、总结、调查报告等文件。(2)体系文件包括：管理手册、程序、标准、规程、办法、准则、导则、规范、指导书、记录等。(3)资料包括各种资质材料、宣传推广资料、统计分析资料、调查研究资料及其它有价值的文献等。2 .公司文件/资料指公司下发或传发的文件/资料。三.成文1 .公文和体系文件由归口部门起草，部门主管进行审核，分公司经理批准。分公司上报、平传、下发正式文件，统一由综合部负责，各部门一律不得擅自向上、平行、向下发送正式文件。2 .常务文件由责任人员起草，部门主管进行审核，分公司经理审阅、批准，由综合部办理成文手续。成文程序(手续)和要求如下：(1)拟稿：草拟文稿应做到

3、情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。(2)初审：综合部应根据公司的要求，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿。(3)复核：经综合部审查修改后的文稿，送分公司书记核稿。(4)会签：需经会签的文稿，应在交付发文前送各部门审核会签。(5)签发：文稿审核会签后，呈送分公司经理审核、签发。(6)编号：经领导签发后的文稿交综合部文员统一编号、打印。3 .资料性文件由获取人提供，部门负责人进行价值评估，分公司主管领导决定取舍。四 .编号分公司按年份及发文顺序编写。五 .文件/资料的分发1 .文件资料分发由综合部负

4、责，分发应建立和保持可追溯记录（如发文簿、等）。用邮寄分发的，应采用挂号方式,并将凭证号妥善保存备查；直接分发至收件人的，应保存收件人签收记录；用互联网、局域网分发，应做发放记录，并及时跟踪收文情况。2 .文件资料按一般原则不得越级分发。分公司文件原则上分发至各部门、服务站（作业队），再由各部门、站（队）根据文件资料的适用性转发至各作业班组、个人。3 .文件资料分发由综合部负责，收到后应先确认文件资料内容无误，然后按收文处理程序中铁五局集团第四有限责任公司机械租赁施工分公司发文稿会签单，呈送分公司签发,相关领导会签，并确保文件资料及时分发至相关部门、站（队）。六.电子公文1 .电子公文指由公司

5、、分公司统一配置的文档管理软件生成传输的具有规范格式的电子数据，电子公文与纸质公文具有同等效力。2 .电子公文的生成、分发、接收应使用统一配置的文件管理软件系统，并由综合部负责处理，应符合公文处理的有关规定要求和软件操作规程，同时要建立和保存相应的处理记录,确保其可追溯。3 .收到电子公文后，必须确认数据是否完整无误，进行登记，按收文处理流程进行处理。同时建立电子公文的备份，分类存储，以便备查。具体执行集团公司电子公文传输管理暂行办法。七.文件/资料的复印、领用与清退控制1文件/资料进行复印、领用时，综合部或人员可自行进行办理，并进行登记。2.文件持有者调离单位/岗位时，应向综合部清退文件。工

6、作岗位或性质没有变化的内部调动人员，经分公司经理同意,可不清退原持有的文件。八.文件资料的评审文件资料的评审分为定期评审和不定期评审。1 .定期评审(1)文件资料应定期评审，以确保文件资料的有效性、适宜性。按公司规定及要求进行评审。(2)分公司本部各部门，应于每半年对文件资料通过对在用有效文件清单进行整理(包括作废文件清除、新的文件补充)的形式集中评审，评审由各归口管理部门负责。评审后填报在用有效文件清单，经部门领导审核后报综合部汇总形成分公司在用有效文件清单，呈经理审批后于7天内发布。综合部将在用有效文件清单发至各部门、各站（队）。（3）新成立的机构或部门，由综合部提供在用有效文件清单，向文

7、件归口管理部门索取所需文件，并及时形成本部门/站（队）的在用有效文件清单。2 .不定期评审当分公司内外部环境发生变化可能影响相关文件资料的适宜性时，综合部应及时组织评审。九.文件的修订和废止1 .对于内部文件，经过评审不适用时，应及时修订、废止,其修订和废止由原文件拟制部门负责，书面评审及修订、废止意见应报分公司领导审批，及时在收文簿的备注栏内标识。2 .各部门/站（队）接到文件修订、废止通知后，应及时通知文件持有人。在在用有效文件清单的备注栏中作修订或作废标识。十.文件立卷归档1 .应归档文件处理完毕后，承办人要及时移交本部门文件管理人员，个人不得保管。2 .机构撤销时，其档案必须按规定及时

8、进行移交。3 .电子公文归档按有关规定处理。十一.传阅与呈办1收文后按公司机械租赁施工分公司收文呈办单传阅文件。阅读文件应抓紧时间，当天阅完彳笈应在下班前将文件交综合部，阅批文件不得超过两天，阅彳爰应签名以示负责。根据领导批示、拟办意见，综合部应责成有关部门和人员办理有关事宜。2 .阅文者不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理手续，以防止丢失泄密。3 .文件阅完彳笈，应送交综合部，不得随意传播。4 .综合部对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件应立即指定专人办理。不得将文件私自扣压随意放置，如需备查，应征得综合部负责人同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。十二.文件销毁1.已作废、过期失效等无保存价值的文件，由综合部报分公司负责人批准后销毁。文件持有人销毁，并填写文件/资料/记录销毁清单。记录表格：a)在用有效文件清单(ZTWB1T-DO)b)发文簿(ZTWJ:B1-2-D0)c)收文簿(ZTWJ:BI-3-D0)d)文件/资料/记录借阅登记表(ZTWJ:B1-4-D0)e)文件/资料复印登记表(ZTWJ:B1-5-D0)f)文件/资料/记录销毁清单(ZTWJ:B1-6-D0)g)卷内文件目录(ZTWJ:B1-7-D0)h)文件更改通知单(ZTWJ:B1-8-D0)i)公司机械租赁施工分公司发文稿会签单k)公司机械租赁施工分公司收文呈办单