外来文件管控程序.docx

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1、外来文件管控程序1.目的为使外来（客户）的文件资料在公司内部能有效进行管制，确保各相关部门能获得适当、有效的最新（客户）文件。2 .适用范围由外部（客户）通过邮件方式提供的电子文件（客户指定的产品品质/产品要求/产品技术相关的规格/产品图纸/产品合同等）。3 .定义不是本公司内部制定，而是根据需要从外部接受的文件，如产品要求，产品图纸，产品技术相关的规格，产品合同等。4 .职责4.1 业务部：外来文件的接受，整理，存档，对外来文件进行分析，整理转换成内部对应管控文件；把相对应的文件分别下发至采购部及质量部。4.2 2质量部：接受业务部传递的转换文件，打印纸质版文件（需加盖受控章）分发给各个部门

2、。4.3 采购部：接受质量部分发的受控文件，按照客户产品需要的材料标准及要求，到指定供应商采购。4.4 样品开发部：接受到业务部分发的受控客户图纸，进行样品制作；制作完的样品，经客户签样确认后，由业务部将最终客户确认的图纸、要求，传达至质量部；由质量部加盖受控章，下发到各个部门。4.5 生产部：接受质量部分发的受控文件，如产品合同，产品图纸，工艺卡片等；进行加工生产。4.6 财务部：接受质量部分发的受控合同文件，如产品合同需要的材料预算与结算，进行归档。4.7 质检部：接受质量部分发的受控文件，如产品的检验标准，进行产品检验。5 .工作程序5.1 文件接受：业务部负责接受外来（客户）文件，应对

3、客户文件相应项目内容进行逐项、全面的审查。针对客户文件内容如遇有不明之处，应及时向客户进行了解以明确作业内容。5.2 文件管理：需检查如客户名、文件名称、文件内容、日期等，识别其是否适用于我公司，识别其实施日期，是否为现行有效版本，并确认其主要适用部门。对相关文件进行编号、标识，以便查询，并做好文件外来记录表记录。5.3 文件转换：业务部、质量部等相关部门，根据客户文件作业要求，进行分析、整理，并转换成公司内部文件，以便于公司内部部门进行作业。5.4 文件分发：质量部审查归档，并将转换的内部文件加盖受控章下发至各个使用部门，并做好文件分发/回收记录表记录。5.5 文件变更/回收：业务部收到客户变更要求（如图纸、包装等），并召集有关部门进行协商，进行文件修订，并做好文件修订记录表记录；同时旧版需收回，加盖作废章，填好文件、记录销毁申请表。6 .流程图财务部(订单)7 .相关文件(a)文件分发/回收记录表(b)文件修订记录表(c)外来文件记录表8 .附件文件印章：受控文件章、作废文件章。