企业公文处理制度1.docx

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1、企业公文处理制度目的：为促进提升公司公文处理工作规范化、科学化、制度化和高效化，基于公司整体战略发展需要和内部文件高效流转需求，结合上级相关的规定和要求，并兼顾对公司现有实际情况的相关考虑，特制定本公文处理办法。第一章指导思想第一条公司的公文是传达贯彻党和国家的方针政策和上级的指示精神及公司在经营管理、请示报告、答复问题，指导工作、交流经验的重要工具。第二条公文处理是指公文的办理、管理、整理、（立卷）归档一系列相互关联，衔接有序的工作。公文处理必须本着实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第二章公文种类定义第三条公司常用的公文分为上行文、下行文和平行文3种文体。一、上行文1、请示请

2、上级指示和批准，用“请示”。2、报告向上级汇报工作，反映情况，用“报告”。二、下行文1、指示对下级布置工作，阐明工作活动的指导原则，提出要求，用“指示二2、批复答复下级请示事项，用“批复”。3、通知传达上级指示，要求下级办理或需要知道的事项,批转下级公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，公司内部职员的任免、调动，用“通知4、通报表彰先进、处罚、奖励，传达重要情况以及需要各部门知道的事项，用“通报二5、决定、决议对某些问题或者重大行动做出决定，用“决定:经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议二6、会议纪要综合、整理会议议定事项和主要精神，并非每次会议都要写“会议纪要”，如有重大决定、

3、决议的事项或主持会议的领导及要求有关单位、部门共同遵守或执行的，应拟写“会议纪要”。三、平行文函同平级的或无隶属关系的单位之间互相商洽工作或告知某一事项，通常用“函二第三章公文格式规定第四条公文格式一般包括：标题、公文字号、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位等。1、公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容、发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。2、向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。3、发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。在发文时间前，发文单位不

4、再署名。发文时间用汉字将年、月、日标全，零写作“O”。4、公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。5、公文如有附件，应当在正文之后、发文时间之前，注明附件的名称和件数。6、收、发文单位应写单位全称或规范化简称。7、公文纸一般用A4纸，在左侧装订，文字一律从左至右横写横排。8、凡以公司名义发文的请示或报告，必须由公司董事长或总经理签发，以董事会名义发文的请示或报告必须由公司董事长签发；9、公司内部行文，可按问题的种类和性质，以部门名义行文。各部门之间不得联合行文，部门之间不要用发文形式解决一般性的问题。10、公司内部向公司领导的请示，由部门经理签字后，按内容要求，办公室根据实际情况转相关部门签署

5、意见后，呈报公司领导批复意见，并应及时将公司领导批示过的文件返回经办部Ho11、请示、汇报一般不得越级行文。因特殊情况，经领导批准，必须越级行文的，应当抄报越过的单位。12、向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导者个人（除领导直接交办外）；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。13、按照一级抓一级的管理原则，公司行文原则上只发到各部门，一般不直接发到员工个人。14、发文应根据需要确定主、抄送单位，由公司办公室核定，不得滥发。第四章公文处理流程第五条收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序（见收文处理程序表）；1、外来文件包括上级、平级

6、单位发来的原件、复印件、传真件等，均由文秘人员统一签收、登记并交办公室主任安排传阅或处理。2、办公室应根据文件规定的传阅范围或领导指示，及时将处理公文，以免积压或传失。3、凡需办理的公文，收件人收文件登记后，应先送办公室主任签署拟办意见，再分送领导批示后办理。各部门在收到文件后，应认真阅读并对相关事宜提出处理意见，重要的或有密级的文件当日下班前应交还办公室，第二天需要时再向办公室借阅，以免丢失或泄密；需要特别处理的急件，1天内应办理，最迟不能超过3天。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。4、加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以

7、防积压或漏办。各部门对上级部门或公司发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的,要及时检查反馈。5、无论是公司领导或工作人员，参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交办公室文秘人员登记、存档。第九条、发文处理。一般包括拟稿、审稿、校对、签发、用印、分发等程序。第十六草拟公文的基本要求1、要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关文件精神。2、行文中，情况要确实，观点要明确，文字要精炼，表述要准确，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。3、公司公文中，引用的上级公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。4、草拟公文必须使用A4纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡

8、是文面凌乱不清的，要重新清稿。5、数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。6、不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称，单位名称简写前必须注明全名。第七条公文审核。公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿，以公司名义发出的公文,应呈送公司领导审核签发。审核的重点：1、是否需要行文。2、是否符合国家的方针、政策、法律、法令，与本单位曾发过的公文是否衔接，是否有相悖之处。3、提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。4、处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。5、

9、文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。审核时如发现不妥之处，必须及时进行修改。改动过大的，应退回原文件起草部门修改。第八条公文签发。1、公司内部行政文件，在分管副总经理签署意见后，需会签的由各部门领导签名后，由主要领导签发，董事会或公司的重要文件由董事长签发。2、公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔或签字笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。3、经董事长或总经理签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。4、公文签发后，由文秘人员负责打印、盖章、装订、登记、分发。打印文件要美观大方，符合公文格式。装订要整齐不漏页、错页、粘页。5、除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，都应当加盖印章。

10、印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文的方法解决。6、公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。7、公文办理完毕后，要及时送交文秘人员整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件，未经办公室主任同意，任何部门不得随意印制文件，如办公室同意复印，应将原件交还办公室，并在原件登记簿上说明情况。第五章公文日常管理第九条各部门要有专人负责文书的处理管理工作，建立严格的管理制度，加强

11、对相关人员的保密纪律教育，做好文件的管理工作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文登记薄检查归档，以防丢失和遗漏。第十条各部门工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决定、决议、照片、图表、音像带等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，移交文书或兼职档案员核对整理后，于次年第二季度前送交档案室归档，各部门、各经办人不得逾期自行留存应该归档的文件。第十一条没有存档价值和存查必要的公文，由办公室列出清单，经办公室主任审查、批准后，到指定地点，由2人以上监督进行销毁。本办法自下发之日起执行，并每两年进行相应的内容修正及更改，解释权归公司综合部所有。