企业内部控制规范之外包业务.docx

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1、企业内部控制规范外包业务1岗位责任与授权批准制度1.2外包业务授权审核制度I1I1制度名称外包业务授权审核制度受控状态执行部门监督部门考证部门第1章总则第I条目的为了加强对外包业务的授权审批控制，规范业务外包授权审批行为，防范授权核批过程中的差错，根据国家有关法律法规及公司章程，特制定本制度。第2条授权审批的内容1 .授权内容。2 .授权范围。3 .授权期间和被授权人条件。4 3条适用范围本公司所有业务外包活动主要包括采购、设计、加工、销售、营销、物流、资产管理、人力资源、客户服务等外包业务所涉及的授权审批事项。第2章授权批准方式、授权内容及范围第4条授权方式公司关于外包业务授权审核的方式需以

2、授权书为准，逐级授权，口头通知与越级授权视为无效授权。第5条外包业务申请授权审批1 .公司相关部门编制外包项目计划书，具体阐述业务外包背景、外包内容、实施程序、主要风险和预期收益等信息。2 .相关职能部门负责人审核外包项目计划书。3 .董事长、总经理审核外包项目计划书。4 .加工、销售、营销、资产管理等核心业务，或涉及金额大于3000万元的外包项目，由董事长、总经理审核后，提交董事会及审计委员会审议批准。5 .采购、设计、物流、人力资源管理、客户服务等非核心业务，或涉及金额小于3000万元的外包项目，由董事长、总经理办公室审议批准。第6条外包合同协议签订的授权审批I.外包业务归口管理部门对承包

3、方进行资质审核及遴选后，引入合格的外包合作伙伴，并根据外包业务性质不同，拟定不同形式的合同文本。6 .归口管理部门负责人会同法律顾问对合同进行初审。初审通过后，根据合同金额交由不同级别的管理层进行审批。7 .合同金额在300万元以内的外包协议，由总经理审批。8 .合同金额在3OO3OOO万元的外包协议，由董事会审批。9 .合同金额在3000万元以上的外包协议，提交股东大会审批。第7条外包业务费用支付的授权审批1 .归口管理部门接到承包方付款请求后，在评价外包业务项目的基础上对其提交的付款中清进行全面确认，修改或删除不合理部分，计算付款净额。2 .由部门负责人会同法律顾问对付款申请进行审核，并签

4、发支付证书。3 .财会人员对支付证书进行审核，财务部门负责人复审合格后，根据支付金额交由不同级别的管理层审批。4 .单次涉及金额在300万元以下的申请，由总经理审批；300万3000万元的巾清，由董事会审批；3000万元以上的申请，由股东（大）会审批。5 .财务部门负责人确认审批程序无误后，由财务部会计给予支付。第3章授权期间被授权人条件及授权调整第8条外包业务归口管理部门的被授权人，其授权的有效期限自外包项目启动时起至外包项目结束时止。第9条总经理及以上级别的被授权人，其授权有效期根据公司章程的相关规定执行。第10条对被授权人条件的要求1 .被授权人在工作期间无重大越权行为。2 .被授权人在

5、工作期间无行为过失，且没有造成重大经营风险。3 .其他情况。第H条如发生下列情况时，授权机构可调整或撤销原授权。1 .授权人在工作期间有重大越权行为。2 .授权人在工作期间行为过失造成重大的经营风险或法律责任。3 .业务外包计划发生重大的变化。4 .经营环境、内部机构和管理体制发生重大的变化。5 .其他情况。第4章附则第12条本制度由总经理办公室负责制定和解释，经总经理审批后执行。第13条违反规定不履行或不完全履行授权审批的行为，要追究有关责任人的责任，并进行相应的经济处罚和行政处分。编制日期I批准日期I修改标记1111修改处数1111修改日期I2承包方选择管控规范2. 1外包合同管理办法制度

6、名称外包合同管理办法编号受控状态执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条目的随着公司业务量的增加，公司的对外合作愈加广泛，为加强本公司对外业务合同的管理，规范和约束公司的经营行为，减小和避免因合同管理不当造成的损失，维护公司的合法权益，根据中华人民共和国合同法及国家其他有关法律法规，结合本公司的实际情况，特制定本办法。第2条适用范围凡与本公司签订的所有外包合同，必须遵守国家法律法规，且合同内容有利于公司外包业务的顺利完成。本制度适用于公司所签订的一切业务外包合同。第3条订立外包合同的原则订立外包合同时，应遵循自愿平等、互利有偿和诚实信用的原则，不得有损公司的利益和形象。第4条业务外包合同内容涉

7、及国家安全或重大利益需要保密的，按相关规定办法办理，并与承包方签订外包项目保密协议书。第2章合同签订第5条外包合同签订前，需要填写“外包业务审批表”，并按公司的相关规定填写合同，为审批表盖章，同时还应满足下列要求。1 .合同金额在300万元以下的外包协议，由总经理审批，且需总经理签章。2 .合同金额在300万3000万元的外包协议，由董事长审批且签章。3 .合同金额在3000万元以上的外包协议，提交董事会或股东（大）会审批，且需加盖公章。第6条合同文本要规范，根据外包业务的性质，按公司的相关规定格式填写，内容要详实，必要时需补充保密协议书附件、技术协议书附件、外包项目咨询合同书附件。第7条公司

8、应当在外包合同中具体约定下列事项。1 .对于涉及本公司机密的业务和事项，承包方有责任履行保密义务。除合同约定的保密事项外，公司应当根据业务外包项目实施情况和外界环境的变化，不断更新、修正保密条款，必要时可与承包方补签保密协议。2 .公司有权获得和评估业务外包项目的实施情况与效果，获得具体的数据和信息，督促承包方改进服务流程和方法。3 .承包方有责任按照合同规定的方式和频度，将外包实施的进度和现状告知公司，并对存在的问题进行有效沟通。4 3章外包合同经费管理及执行第8条外包合同经费根据项目进展情况，按合同规定分阶段外拨，如全额拨出需提出充分、正当的理由。经费外拨时，归口管理部门应填写“外包合同经

9、费拨转中清表”。第9条合同生效后，归口管理部门应指定专人对外包业务进行定期或阶段性检查，检查内容包括经费的使用情况、业务进度情况及存在的问题。第10条对于问题较大的外包合同应终止执行，并追究当事人的贡任。第4章外包合同的保管第11条公司所有业务外包合同均要由印章管理部门统一编号，便于业务外包合同的管理。第12条合同档案管理人员专门保管业务外包合同、与业务外包合同有关的主合同，如保密合同、技术协议、咨询合同等。第5章附则第13条本办法自年一月_日起实施。第14条本办法有关内容如有与国家有关法规相抵触的，应以国家有关法规为准。第15条相关文件表单1 .外包项目保密协议书2 .外包业务审批表3 .外

10、包合同经费拨转申请表j审核日期I批准日期I修改标记1111修改处数1111修改日期I2.2外包合同保密制度IW度名称外包合同保密制度编号受控状态执行部门监督部门考证部门第I条为促进外包业务的发展并妥善保护各类保密信息，维护公平的竞争环境，促进本公司外包业务的进一步发展，根据中华人民共和国合同法等法律法规，特制定本制度。第2条本制度所称的外包业务是指发包方通过合同将整体或部分的研发业务、生产业务、销售业务、物流业务、人力资源业务等外包给外部的专业化厂商，利用他们的专长和优势来提高本公司的整体效率和竞争力的行为。第3条本制度所称的外包合同是指公司内部各类外包业务的合同、备忘录、意向书等文件。第4条

11、密级确定公司外包合同的密级分为“绝密”、“机密”和“秘密”三级，属于公司保密范围内的外包合同及相关文件、资料，应在文件的右上角标明密级。I.“绝密”外包合同是指此类合同文件资料的泄密会使公司的利益受到特别严重的损害，直接影响公司的权益。2 .“机密”外包合同是指此类合同文件资料的泄密会使公司受到严重的损害。3 .“秘密”外包合同是指此类合同文件资料的泄密会使公司的利益受到损害。第5条各类密级外包合同保存期限1 .保密等级的划分由拟定文件或报告的部门负责人或分管领导确定，经总经理批准后，由部门负责人组织实施。2 .对公司所产生的外包合同事项应当及时确定密级，最迟不得超过10个工作日。3 .“绝密

12、”级文件的保密期限为永久，“机密”级文件的保密期限为10年，“秘密”级文件的保密期限为3年。第6条各类密级外包合同的保密措施1. “绝密”外包合同相关文件资料的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，应由总经理委托专人执行。2. “机密”外包合同相关文件资料，未经过总经理批准，不得复制或摘抄：收发、传递和外出携带“机密”相关文件资料应由指定人员担任，并在设备完善的保险装置中保存。3. 在对外交往与合作中需要提供“秘密”外包合同相关文件资料时，应当事先经总经理批准，然后选择具有保密条件的场所，根据需要，限定参加人员范围，对参加涉及密级事项的人员予以指定，并确定其内容是否传达及传达范囤。第

13、7条解密和降低密级1 .解密和降低密级由合同文档管理人员提出清单，报总经理批准后执行。2 .解密和降低密级操作应由总经理委托专人监管，然后由合同文档管理人员具体实施。3 .合同文档解密后一律当场销毁，销毁前，总经理应委托专人按清单一一核对无误后，用碎纸机进行销毁。第8条责任与奖惩I.予以当事人辞退并追究其法律贵任或酌情赔偿经济损失的情况（1）利用职权强制他人违反保密规定的。（2）故意或过失泄露公司秘密，给公司造成严重后果或重大经济损失的。（3）违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密外包合同的。4 .予以当事人违规处理的情况（1）已泄露公司秘密但已采取补救措施的。（2）违反

14、保密措施中规定的内容，泄露公司秘密，尚未给公司造成严重后果或经济损失的。5 .其他情况的处理（1）不遵守保密制度，泄露公司“秘密”，尚未造成不良影响或损失的，给予通报批评及以上处罚。（2）不遵守保密制度，泄露公司“秘密”，造成不良影响或损失的，或泄露公司“机密”级别以上信息资料，即使未造成不良影响或损失，也应给予降职降薪及以上处罚。（3）不遵守保密制度，泄露公司“秘密”，造成严重影响和损失的，或泄露公司“绝密”级别以上信息资料，即使未造成不良影响或损失，也应给予解除劳动合同及以上处罚。（4）出卖公司秘密的或利用公司秘密为己谋利的，除赔偿公司经济损失外，还要将其交司法部门处理。第9条本制度由公司

15、总经理办公室负责制定、解释和修改。第10条本制度由公司经理办公室监督执行。第11条本制度自一年月一日实施。编制日期H批准日期I修改标记1111修改处数1111修改日期I3外包业务实施管控规范3. 1外购存货授权管理制度制度名称外购存货授权管理制度编号受控状态执行部门监督部门考证部门第1条目的为加强时因业务外包需要由承包方购进存货的管理，如实反映公司外部存货的变动，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于所有外包业务的外购存货授权管理。第3条承包方根据公司生产产品的规定拟定“材料购买申请单”，并在该申请单中详细列出所需购买的原材料名称、报价、所需购买数量、购买时间、购买厂家等信息。第4条承包方将上述申请单交由公司业务外包归口管理部门审核，其可提出相关意见或指定相关材料供应商。第5条承包商按照公司的相关规定和归口管理部门的意见采购相应的材料。第6条承包方代表公司检验存货的数量和质量，并向公司提交相应的单据和凭证。第7条公司应当准确、及