业主档案管理作业指导书（物业管理）.docx

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1、福建中铁建华兴物业管理有限公司江西分公司编号HXWY/CX-2017名称客服部作业手册版本AA/01编制品质管理部审核涂保平批准生效日其月2017年1月1日受控文件严禁外传业主档案管理作业指导书1.0目的规范业主档案的保管工作2.0适用范围适用于客户服务中心业主资料档案的保管3. O职责3.1 客服部领班负责监控业主档案保管与跟踪工作；3. 2客服前台人员负责业主档案的建立、保管与跟踪。4. O程序要点4.1业主档案内容：经业主签定过的任何文字文件；4.2档案盒（夹）统一制作；4.3将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内；4. 4业主档案应永久保存；4. 5一般业

2、主入伙包括以下的资料：4.1 1业主相关资料、信息；4.5.2业主签定的物业管理服务协议及临时管理规约内容；4.5.3业主资料补充及变更资料；4.5.4紧急事故联络人的资料；4.5.5业主与服务中心往来文件；4.5.6业主投诉记录4.6一般业主装修包括以下的资料：4.6.1业主装修工程文件（包括装修审批材料及业主报批材料）；4.6.2业主违规事项；4. 6.3各项需告知业主事项。5.0注意事项5.1及时上行下达业主与管理之间的通告、通知、通报，传送文件应及时、准确,认真地登记并制作各种表格；5. 2协调与业主之间的关系，加强横向沟通；5.3做好与业主有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进;5. 4接听业主投诉，解决业主投诉；5. 5接听业主工程报修电话，及时联系修复。6. O质量记录7. 1房屋交接书8. 2业主基本情况登记表6. 3房屋现场验收表6.4防火协议6. 5装修协议6.6 装修申请表6.7 装修验收表