采购部门岗位工作流程.docx

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1、采供管理部岗位工作流程一、目的确保适质、适量、适价地供应所需物资材料，明确岗位工作程序和加强采购设备管理工作，提高工作效率，特此制定本制度。二、适用范围采供管理部全体人员均以本制度开展工作。三、岗位工作流程（一）采供管理部经理工作流程材料管理1、汇总整理上周工作实际完成情况及结合生产情况对下周的工作计划制定。2、落实部门人员工作进度，跟踪重点工程生产实际需求，保证材料质量符合要求，数量无误按时间节到场。3、根据实际生产需求情况制定资金需求计划。4、辅助材料采购（1）审核采购申请单，结合实际库存情况，合理安排采购。（2）审核相关采购流程中询价、比价及签署的采购合同。（3）审核递交财务的各种发票。

2、5大宗材料采购（1）根据项目工程施工计划和生产计划，制定采购计划，根据实际资金情况，制定采购模式。（2）根据采购申请单，起草招投标、竞争性谈判文件，起草的文件以书面形式报审计、法务、经营、工程、财务、副总、总经理审核。（3）收集供应商信息，对供应商进行全面考察（信誉、业绩、供货能力、供货周期、结算方式、售后服务），对符合要求的供应商发送招投标、竞争性谈判文件。（4）参与开标谈判及合同的签署。（5）跟踪物资到场情况，结合质检、仓库对到场原材料数量、规格、材质进行核对，符合要求办理入。（6）跟踪后期发票的提供及付款。6、制定并完善采购制度和采购流程，根据公司的长期计划，拟定部门的工作目标。7、定期

3、召开部门会议，及时传达公司的文件精神和要求，梳理总结工作中存在或出现的问题，严格把控工作中存在的风险点，并提出合理的改善意见，落实工作计划完成情况,推进下一步工作有序进行。8、每月汇总采购物料名称、数量、单价、总金额，整理供应商明细。9、供应商新增及淘汰机制（1）根据物料种类不同每季度，供应商应新增2家。（2）根据供应商供应的物料种类不同，每季度按照供应商考核办法进行考核，对不符合考核制度要求的供应商进行淘汰。10、上级领导安排的其他任务。设备管理工作1、现场巡查设备运行状况，发现隐患或故障，立即安排人员跟踪处理；2、出现设备事故，立即安排人员调查事故原因，给出相关处理意见，上报上级领导出具最

4、终处理意见；3、对每月设备不定期抽查检查出的问题，落实使用部门整改情况，对拒不整改事项，结合相关部门记入考核；4、对到场安装的设备，与厂家沟通协调，配合进行安装调试，并参与完成验收，审核设备技术性能、随机资料提出审核意见；5、对达到固定资产的设备，完成审核报备工作，落实建立固定资产台账，审阅固定资产录入信息；6、组织制定设备更新、改造，大中修保养，落实安排人员实施；7、对使用部门提出需报废设备进行技术性和生产适用性调查，审核设备相关人员依据设备的维修及维护成本评估给出最终处理意见，汇报提交上级领导：8、不定期查阅特种设备台账，落实到期检验设备，安排人员及时质监局报检，督导整改检测过程中发现的不

5、合格项；9、对易出现高频故障点和工艺及生产部门提出的需改造升级的设备，结合设备管理人员召开会议，研讨提出整改方法，安排落实人员跟踪整改；10、组织设备人员完成新采购设备的档案建立并审核设备台账信息，不定期检阅设备档案管理情况；11、组织设备相关人员，编制建立完善设备管理制度及目标方针，上报上级领导审核汇总审核意见，整改落实并下发跟踪执行情况;（二）主材采购工作流程（I）接收综合计划部同事下发的主材材料提料单；（2）对到手的提料单按名称、规格、材质进行归整，结合仓库管理人员和研发设计人员，对各项材料是否有库存，能否替代确认，并在提料单上进行备注；（3）将整理好的材料提料单发建材公司，电话沟通确认

6、提料单内容，避免有遗漏，对于大批量材料采购，确定急需材料的规格重量；（4）建材公司对需采购材料按照采购流程进行采购，在此期间通过电话沟通确认材料的采购进度，最终落实各类材料的到场日期；（5）建材公司和供应商签订合同把材料定下来后，我方和建材公司签订购销合同；（6）随时跟踪落实材料生产情况，确保材料能按时到厂；（7）材料到厂后，通知仓库、质检，对材料进行检验，合格后过磅，最后把材料卸到指定位置；（8）对已到场材料做好统计工作，做到心中有数，直至材料全部到厂；（9）跟踪材料的使用情况，看材料使用期间是否出现问题，对出现问题的材料查找原因并及时解决，并把出现的问题反馈给建材公司：（Io）督促建材公司

7、对已到场材料进行结算并开具发票,发票整理好签字后送至财务部;（三）辅材采购工作流程（1）厂区辅材采购1）采购申请单：需要填写完整，有需求公司、需求部门、名称、规格型号、申请数量、使用时间等，签字必须完整（申请人和部门领导签字）；2）采供管理部：仔细审核采购申请单，接收采购申请单，交于采购经理审核签字，确认后才可采购，将采购申请单中材料进行整理，并作出采购计划，并作出询价表；3）供应商：选择3家以上合格供应商进行询价，发给供应商询价表，对采购计划中材料进行询价（含税含运费价格、货到时间、开发票时间等），并要求供应商严格按照询价表中内容进行填写（填写完成后需盖章、签字等）：4）选择供应商：根据以上

8、询价表制作比价表，以同质量最低价格为本批次供应商，并将做好的询价表、比价表交与部门经理、审计部、经营部、法务部、财务部、分管副总、总经理进行审核签字；5）签合同：制作合同，交与部门经理、审计部、经营部、法务部、财务部、分管副总、总经理进行审核签字，拿合同最终版本与供应商进行签合同；6）跟踪材料进场时间：与供应商沟通确认材料进场时间;7）材料进场，结合质检对材料进行检验：材料进场第一时间通知质检对材料进行检验；8）检验材料合格后入库，不合格退回：根据质检对材料进行检验结果合格产品进行入库，不合格产品退回；9）整理入库单、发票、付款单，财务入账、付款：根据仓库入库单与供应商开具的发票，填写付款单，

9、交于财务；10）跟踪材料使用情况：结合车间一线使用材料工人，材料是否存在问题，如出现问题，及时与供应商联系，对材料进行核实，并更换。（2）工地现场材料采购1）采购申请单：需要填写完整，有需求公司、需求楼号、名称、规格型号、申请数量、使用时间等，签字必须完整（甲方、项目经理、工程负责人等签字）；2）采供管理部：仔细审核采购申请单，接收采购申请单，交于采购经理审核签字，确认后才可采购；3）对于本次采购材料结合领导由谁来采购，本公司还是建材公司。本公司采购：1）制作采购材料的竞标文件（交与部门经理、审计部、经营部、法务部、财务部、分管副总、总经理进行审核签字）2）选择供应商：选择4家一一5家合格供应

10、商，并将最终竞标文件发给他们；3）结合工地工程负责人，通知供应商提供材料样品，并送到工地现场；4）结合工地工程负责人，通知供应商开标时间、开标地点；5）在所有必须人员到场的情况下，对材料进行开标，确定中标人；6）通知中标人，签订材料合同（合同评审流程）；7）结合工地工程负责人，对材料进工地时间进行确定，并将材料进工地时间通知供应商o8）材料进工地，材料进工地第一时间通知工地监理对材料进行检验，材料检验合格卸货，材料检验不合格退回；9）价格签证单：根据预算部门提供的信息价进行比对，高于信息价需要价格签证单，低于信息价不需要。建材公司采购：1）跟踪建材公司人员对材料竞标文件的制作进度，选择供应商的

11、进度；2）结合工地工程负责人，通知建材公司让供应商提供材料样品，并送到工地现场;3）结合工地工程负责人，通知建材公司材料开标时间、开标地点；5）结合工地工程负责人、建材公司，参与开标会议，确定中标人；6）与建材公司签订材料合同（合同评审流程）；7）结合工地工程负责人，对材料进工地时间进行确定，并将材料进工地时间通知建材公司。8）材料进工地，材料进工地第一时间通知工地监理对材料进行检验，材料检验合格卸货，材料检验不合格退回；（3）NC系统，订单维护1）混凝土根据现场需求情况，需求部位，进行内部调拨申请，维护订单。其他采购产品进行采购入库，维护订单，核对工程项目名称、项目经理以及到货数量、价格等进

12、行入库，待订单审批通过后，机打入库单，并领导签字。2）发票维护，对已到货产品，督促客户尽快开具发票，可根据系统入库单，进行发票维护，系统财务入账。（四）设备主管工作流程采购方面：1、接受各关联部门审批流程合格的采购申请单，制定采购计划，并督导实施；2、根据采购申请单的相关工艺参数要求等相关信息进行市场调查；3、根据市场调查的信息进行询价，整理相关报价文件及相关供应商合格证明文件；4、进行合格供应商评价，进行多家合格供应商综合条件对比（与供应厂商谈判价格、付款方式、交货日期等），最终确定合作供应商；5、进行合同的起草，商议大致合同模板，提交公司进行内部合同评审流程，合同审核完毕，签订合同，按照合

13、同各自履行相关条款；6、新购设备及备品备件到货接受，开箱验收（装箱清单核对与设备及备件的型号核对3设备及备件外观的检查今相关数量的核对）；7、设备的协调安装、调试、试机生产；备品备件的入库，通知相关申报部门到货时间；8、设备的整体移交，设备固定资产程序的申报及审核流程，提交财务部门进行固定资产入账核算；9、遵守采购制度，杜绝不良行为的产生，保持良好的职业操手。设备管理方面：1、拟订设备管理工作方针与目标；2、设备管理制度的建立与改善；3、设备的档案建立：新到设备的接受（设备验收合格后进场，不合格返厂）1设备基础信息的采集（设备台账建立等）基础信息的录入3建立设备管理档案今有公司领导审核及查阅；

14、4、设备档案的管理：设备资料的采集3新建设备的资料采集、既有设备更新资料的采集3设备保养、检修、维护后资料的采集今每年对设备的运行进行统计分析，对非正常检修进行分析、找出原因3设备维修价值的核算及分析3设备的更新3设备的报废；5、设备运行跟踪及保养、备品备件的使用跟踪：对设备制定周期检修计划，每年年末下发下年计划-制定中大修计划并提交审批文件，跟踪实施情况，总结检修情况报告-每月对设备进行4次不定期抽查，对检查出现的问题进行公告并要求限时整改）每月初采集上月设备维修、点检、巡检、运行等相关资料，汇总制表进行年总设备考核3实时对备品备件进行使用跟踪，建立易损件台账，统计使用周期3根据实际使用情况

15、进行调整和整改；6、设备的改造升级：根据车间实际使用反馈，结合设备工艺性能及设备的运行安全，对设备运行危险部位进行改造及加装防护f对车间运转裸露区进行加装可拆卸式防护1对设备高频故障点进行升级改造1结合工艺及生产使用部门反映进行设备升级改造计划每年改造项不少于10项：7、设备的报废：根据设备使用情况，结合市场信息，依据设备的维修及维护成本进行评估，对设备进行申请报废3结合相关部门起草设备报废申请方案3提交相关领导审核并出具意见3提交最终设备报废会签申请单今按照拟定方案进行处理报废设备。（五）设备管理员工作流程1、设备采购（1）其他部门提交采购申请单；（2）审核确认采购申请单（设备规格型号）；（3）询价对比，选择符合公司生产需要的最优产品，填写询价单；（4）递交上级领导审核，拟定采购合同，确认付款方式，发货时间等；（5）部门经理、审计、财务、分管副总审核采购合同；（6）与厂家签订合同、廉政保证书；（7）制定汇款申请单，由财务、分管副总、总经理审核签字，递交财务部；（8）跟踪付款情况，与厂家联系发货事宜；（9）设备到场验收，结合生产使用部门安装调试，验收交接；2、设备备件采购加工（1）机修或生产部门提交采购申请单；（2）审核确认设备零部件规格型号，依据具体情况选择是否可外协加工；