做好办公室工作培训材料.docx

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1、浅析如何做好办公室工作办公室是直接为本机关、本单位领导工作服务的综合部门，是沟通上下、协调左右的枢纽和桥梁，是领导的参谋部、助手室,是单位的窗口、形象和面孔。下面，就如何充分发挥办公室职能作用，着力提高办公室工作水平，与大家作沟通交流。一、办公室的工作内容随着组织所处的时期和担负的中心任务的不同，办公室的工作也有变化，综合其工作内容可概括为以下几方面。（一）组织协调。一般有两方面：一方面是秘书工作部门的领导协调，如办公室主任的组织协调，针对比较重要的事情组织好对内对外、对上对下的协调；另一方面，是指办公室工作中办文、办会、办事等具体协调落实。（二）督办检查。一是对上级领导和领导机关下达的需要办

2、理并报告结果的重要指示和文电的督办检查；二是对本级领导和领导机关所作出的重要决定、指示需下级贯彻执行的有关事项的督办检查；三是对下级机关向上级的请示，需要办理和答复的问题的督办检查。（三）调查研究。一方面通过对重大问题开展调查研究，向领导提供可行性方案和建议；另一方面从微观角度，对领导决策的实施过程或每一时期的中心工作进行调查研究，及时向领导反馈信息。（四）会务工作。包括严密细致地组织好会议期间的各项活动、安排好会后的一切事宜、热情周到地做好会议服务等。（五）安排领导活动。是指为领导的个体和群体安排的一些社会性应酬活动，如：会议、外出参观考察、调查研究、检查指导工作等。（六）文书立卷与归档。是

3、指对本机关形成的有重要保存价值的文件进行分类整理，立卷归档。（七）信访接待。是指对人民群众和下级组织向领导或领导机关提出的建议、批评、要求，以至申诉、控告、检举、揭发等进行研究、调查和核实，按照党和国家的政策、法律进行处理的一系列活动。（八）机要通信。是指传递党政军机关及国民经济各部门机密文件的通信工作。（九）公务接洽。是指上级机关派人到本机关了解情况、检查指导工作，兄弟单位来参观、考察，下级机关来请示、汇报工作的接待、转办、沟通联系等事宜。（十）印信管理。主要是指对印章、介绍信的管理和使用，同时还负责对下级单位印章的制发管理工作。（十一）情况综合。是指办公室对来自上下、左右、内外的各种信息、

4、资料、情况等进行收集、加工和综合分析，为领导决策提供信息依据。（十二）信息处理。包括对信息的收集、传递、处理、反馈的过程。（十三）起草文稿。包括草拟公文，起草领导讲话稿，编辑简报等工作。（十四）文书处理。是指机关文书运转全过程中的一系列程序性、技术性工作，主要有发文处理、收文处理、阅办和管理文件。（十五）编写大事记。是对机关在实施领导职能过程中的重要活动、事件的记载。（十六）打字印刷。（十七）完成临时交办任务。二、办公室工作的特点从专业角度看，办公室工作具有服从性、服务性、时效性和广泛性四个特点。从具体情况看，办公室工作还有四方面的特征。（-）位置重要。作为办公室，一切信息在这里汇总、整理,一

5、切指令从这里发出；工作业务联系在此进行，日常事务在此处理。办公室运行水平直接影响到整个单位的工作质量，关系到整个单位的工作效率；办公室又是本单位与相关工作单位业务联系、与社会公众联系、与新闻媒介联系的中心场所，是“窗口”。办公室的设施、装饰、环境，办公人员的工作态度、工作作风和综合素质，都代表着一个单位的形象。（二）作用关键。办公室在单位中具有六大作用。1.枢纽作用：承上启下、文件吞吐、信息集散的总枢纽。2.助手作用：协助领导制定决策；协助领导实施各项领导或管理工作；为领导处理文件、信息；完成领导交办的一切事宜。3.参谋作用：向领导提出建议、意见和出谋划策，提供备选方案；在重大工作部署或计划实

6、施过程中，发挥参谋作用。4.信息、耳目作用：也可称作信息反馈作用，关键在于反馈灵敏、准确、有力的信息。5.沟通协调作用：通过在机关各部门之间、单位与单位之间开展有力、有效的联系协调，促进工作效率最大化和资源使用充分化，尽力减少磨擦和内耗。6.门面、窗口作用。（三）工作繁杂。办文、办会、办事是办公室的基本职能。被动性和服务性是它的本质，业务缠身、忙忙碌碌是它的特点。办公室的工作规律是什么？没有规律，就是它的规律。但随着形势变化发展，对办公室工作的“质”和“量”均提出新的要求，工作任务不断拓展与延伸。办公室的管家职能十分显现，吃、喝、用、住、行无所不揽，一些突击性、临时性的工作均由办公室这个管家受

7、理，其他专业部门不囊括的事项也由办公室总管。三、办公室人员需具备的基本素质针对办公室工作的特殊性及重要性，办公室人员应在内强素质、外塑形象上下功夫，在统筹兼顾、会弹钢琴上做文章，在创新服务、提升效率上求实效，落脚点是提供优质高效的服务，着力点是练就一身过硬的履职本领。（一）着力锤炼“四种”素质一要发扬忘我工作的作风。办公室工作千头万绪，纷纭复杂,付出超量劳动是做好工作的主要保障。良好的精神状态是做好办公室工作的精神基础和思想基础，严谨的工作作风是做好办公室工作的基本要求和根本保证。要加强理论学习，坚定理想信念，精通业务技能，做到爱岗敬业，埋头苦干，无私奉献，不计名利，不计个人得失，甘当无名英雄

8、。二要发扬求真务实的作风。坚持说实话、办实事，扎扎实实做事，诚诚恳恳做人，说话朴实、作风扎实、办事老实，不摆花架子，不做表面文章，凭真抓实干，靠真才实学，求真功实绩。三要发扬一丝不苟的作风。文秘工作要经得起推敲，事务性工作要经得起检验，临时性任务要经得起端详。坚持把每一项工作作为精品来打造，做到含糊的数据不使用，劣质的材料不出门。四要发扬雷厉风行的作风。优质高效完成办公室工作的“捷径”就是快办、速办、立即办，坚持高效率、快节奏，做到好中求快，快中求好。办公室工作人员必须牢固树立时间观念、效率观念，增强只争朝夕的紧迫感和责任感，做到当日事当日毕，急事急办，特事特办，及时完成领导交办的工作。（二）

9、着力塑造“四种”形象一树“笔杆子”形象。办公室是出材料、出思路的地方，撰写材料是办公室人员的看家本领。提升材料水平应从四方面入手：一是勤学习。紧跟知识更新步伐，不间断进行知识补充、更新和积累，做到吃透新政策、掌握新动向、了解新情况、提供新信息。二是多实践。要有持之以恒的精神，多想多思，多写多练,坚持自我加压，勇挑重担，在实践中不断提高。三是善观察。站在全局的高度观察和分析问题，既要善于观察分析宏观形势，从中把握大的发展走向，又要善于观察分析微观现象，尽可能掌握多方面的情况；既要善于观察分析领导的言行，从中搜寻决策的前沿信息，又要善于听民声、察民情，在结合上做好文章，保证材料的高度和深度。四是重

10、研究。办公室人员要注意研究经济,研究数字，研究政策，特别是对全年重点工作要跟踪调查，掌握进度，这样写出来的材料才有较强的真实性、针对性、指导性和可操作性，避免大而空。二树百事通形象。一是知识要广。要广学博采，多渠道拓宽知识面。二是信息要灵。对内外发生的重要事件要及时了解，始终掌握最新信息，特别是对领导决策有重要参考价值的信息要快速反馈，及时提供。三是情况要熟。办公室人员要做有心人,注意搜集整理各层面的情况，成为领导的“资料库。注意搜集总结本地和外地的经验做法，并结合实际加以吸收利用；对本地本部门的情况要了如指掌，尤其是对当年重点工作、经济发展情况、基层先进典型等做到心中有数。三树老黄牛形象。一

11、是敬业。办公室工作要付出比别人更多的努力和艰辛，办公室人员必须有强烈的事业心和责任感，有高度的敬业精神，有踏踏实实的工作态度，干一行、钻一行、爱一行。二是实干。既要抬头看路，盯准目标方向，又要低头实干,靠实干取得政绩，靠实干赢得领导和同志的信任，靠实干树立良好的形象。三是诚信。要以诚信为本，操守自重，一诺千金，不说空话。四是奉献。以苦为荣，安贫乐道，真正耐得住清贫，抵得住诱惑，守得住防线。四树勤务员形象。无论是想问题、办事情，还是出主意、搞协调，都要自觉做到脑勤、腿勤、口勤、手勤。脑勤，就是要多动脑，多思考，特别要注意研究和思考一些事关全局的重大问题和重点工作，经常提出建设性意见和建议。腿勤，

12、就是要求办公室人员对负责的每一项工作要认真抓，多跑腿，加快工作节奏,提高工作效率，确保工作落实。口勤，就是要对基层热情接待，不厌其烦；向领导多请示、多汇报，争取支持；与同志多交流、多谈心，加强沟通。手勤，既要多办事，勤办事，会办事，又要多写多练，不断提高文字表达能力，提高以文辅政水平。（三）主动接受“四种”考验一是受得了委屈。主要是强化个人修养，提升思想成熟度。二是经得起诱惑。摆正位置，俭德勤政，自觉修剪欲望，主动抵制诱惑，当好“服务员”。三是耐得住寂寞。要尽心，心要静，在忙碌中体验快乐。四是守得住秘密。树立保密意识，提升保密能力，增强保密敏感性，将保密工作与日常生活紧密结合起来。四、提升综合

13、能力的几点建议并不是每个人天生就是办公室的行家里手，而办公室工作的特殊性客观上要求工作人员必须快速适应，针对性地自我提高。从现实情况看，较好的能力提升方法是在实践中强化锻炼，在锻炼中快速成长。（一）用心学习。这是快速获取知识的有效方法。办公室工作如驾驶，客观上要求工作人员都具备良好驾技，但事实上却没有“持证上岗”的长效机制，致使在岗学习尤为重要。一要注重积累。抓住办公室工作相对的周期性，分类整理汇总相关素材，在掌握最新情况的基础上，以归纳、完善、补充等方式节省工作时间和精力。二要注重总结。及时猎取纵向、横向的经验做法，结合实际做好“嫁接”，实现总结成果运用最大化。三要注重纠错。以相互“找茬”的

14、理念开展工作，追求“零差错”，集体“堵漏洞”，在不断在减少失误中成长。（二）用力做事。这是指工作态度的问题。繁杂的工作任务不能成为办公室人员滋生应付思想的土壤。一要树立精品意识。把每一个材料、每一项工作都作为体现办公室能力的平台，竭尽全力，务求完美，不留遗憾。二要合理使用人力。个人能力在同一时间完成的工作量是既定的，办公室必须全面掌握可用资源和人力，让能够胜任的人去完成相关工作，做到人尽其才，才尽其用。三要科学调配精力。针对不同时期，结合不同任务，坚持集中精力办要事，节约时间保运转。具体讲，可实践“28定律”，即：用20%的精力完成80%的常规工作量，用80%的精力思考、突破20%的重点和难点

15、工作。（三）用情工作。这是一种境界，是成就事业的不竭动力。一是对岗位充满激情。尽管办公室工作相对辛苦，却不是每一位同志均能胜任。作为办公室的一员，就应该倍加珍惜岗位荣誉，充满激情投入工作。办公室最大的快乐，就是能够做事，尤其是能够比同龄人做更多的事。二是对同事充满感情。办公室的战斗力源于全体人员工作效率的最大化，工作效率的提高有赖于同事间的鼎力支持和密切协作，核心是相互充满感情，共搭台互补台,互帮助共成长。三是对群众充满热情。这是办公室人员维护单位形象的集中体现，也是做好新时期群众工作的基本素质，热情制造和谐，热情减少阻力。五、办公室工作需要处理好的几个关系一要处理好大事与小事的关系。基本的出

16、发点是：小事不能不管，大事不能不抓，把任何事都当大事来做；基本的评价方法是：做好的都是小事，失误的均是大事；核心的原因是：办公室人员担负着全面服务的职责，却无法弥补因任何工作失误所带来的后果。同时，办公室应把主要精力放在协助领导解决大事上。领导一个时期想什么问题，研究什么问题，需要提供什么信息，就是办公室同时期应该抓的大事，必须以适应决策层的要求来安排和组织办公室工作。要千方百计替领导挡小事，让领导集中精力抓大事。二要处理好主动和被动的关系。办公室工作有很大的被动性，这由办公室的工作特点所决定。但也不是完全处于被动的地位，关键要妥善处理好主动和被动的关系，在随意中把握有序。一是通过超前介入把握主动。在掌握常规工作周期性、季节性的基础上，及时领会上级精神，预见并超前开展有关工作，在时间及思路上把握主动权。在全面掌握本部门、本乡镇情况的基础上,准确领会主要领导思想意图