XX集团公司文件控制程序范本.docx

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1、XX集团公司文件控制程序范本1目的确保质量管理体系运行的各相关场所使用的文件有效，以实现质量管理体系适宜、有效、充分的运行。2范围适用于与质量管理体系有关的文件的控制和萱理（包括外来文件）。3职责3.1 质保部负责质量管理体系所需文件的总归口和管理。1. 1质保部负责质量管理体系中管理类文件的归口管理，并定期（每年不少于1次）编制管理类的有效文件清单。3. 2技术部负责技术类文件的归口管理，并定期（每年不少于1次）编制技术类的有效文件清单。4. 3各相关部门负责有效文件的使用、保管与本部门的管理，一旦发现本部门的文件与有效文件清单不符，应及时与归口部门联系。4程序4.1文件分类与编号5. 1.

2、1质量管理体系覆盖的文件分类1）质量手册（含质量方针）；2）程序文件；3）技术类文件（包括产品标准、工艺规范、设备操作规范、等）；4）其它质量管理类文件（包括管理规定、质量目标、等）；5）外来文件（包括国家标准、行业标准、法律、法规、顾客文件、等）；6）其它。5.1. 2文件编号质量手册：XXX/SC-章节号-版本号。程序文件：XXX/CX-对应质量手册的章节号-流水号-版本号。技术类文件：文件分类代号-流水号-发布年份。技术类文件分类代号如表1规定。质量管理类文件：XXX/G1-对应质量手册的章节号-流水号-版本号。其它管理类文件：XXX/G1-流水号-版本号。注：流水号从OO1开始（可以不

3、连续，但不能重复）；3S为公司的代号，通常可以省略；外来文件用其原编号。41.3质量手册、管理类文件版本以A/0、A/1、B/2表示，其中A/0表示未经修改的A版、A/1表示经第一次部分修改的A版、B/2表示经第2次部分修改的B版。4.1.4技术类文件的修改编号是原文编号前加“修”字头，文件流水号不变，年份按修改实际时间而定，并在最后加上带括号的序号，以表示原文的修改次数。如：“XXX-2003(2)”即表示原文为“XXX-xxxx”的工艺规范于2003年进行了第2次修改的文件。表1技术类文件分类代号序号技术类的文件名称分类代号序号技术类的文件名称分类代号1XXX市企业标准Q/JBAE,Q/S

4、SSV10工艺试验通知单验2标准决定书标决11作业制导书作3技术决定书技决12新品试制总结报告结4试制产品技术标准试13新品开发任务书任5产品技术条件Q/SZ14协议产品技术条件XJ6产品工艺规范艺15产品材料定额料7试制产品工艺规范试艺16技术协议书技协8设备操作规程操17计量检定方法检9原材料标准材4.2文件的编制和审批4.2.1质量手册和程序文件管理者代表组织编制，总经理批准。4.2.2技术类文件由有关技术人员编制和校对，技术部经理或技术副总经理审核，技术副总经理或总经理批准。技术类文件的格式如附件二所示。4.2.3其它质量管理类文件由各相关部门编制，管理者代表审批，必要时总经理批准。4

5、.3文件发放4.3.1文件分为受控文件和非受控文件两种状态。受控文件均需编制册号并通过发放签收等手续，以确保处于受控状态，并加盖“不准复制”或“复制无效”印章表示复制无效。册号的规定如表2。表2序号发放部门文件册号序号发放部门文件册号序号发放部n文件册号1档案管理/6设备部0611总经理092质保部027人事部0712质检组123技术部038财务部0813综合组154销售部049开发部1314认证机构215生产部0510采购部144.3.2受控文件均需在文件首页加盖“受控”章。4.3.3质量手册、程序文件、管理文件由文件编制部门根据文件需求情况明确“文件发放清单”，经审批后发放。4.3.4技术

6、文件由文件编制部门根据文件需求情况发放。4.3.5当顾客需要时，由有关业务部门提出，经技术副总经理批准后可发放，受控状态视顾客要求而定。若顾客要求文件受控，今后该文件发生变更时，须将变更文件以受控方式发给顾客。4.3.6受控文件发放时须在“文件发放记录”上署名签收。4.4文件的使用4.4.1 文件使用人不得擅自转让、出借、拆卸、涂改、复印文件；调离工作岗位时应及时办理文件移交手续。4.4.2 文件要保持正确、完整、统一、清晰，不得有涂改。当文件使用人的文件破损严重、影响使用时，应到原文件发放处办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的发放编号和册号仍沿用原编号，破损文件由发放处或归档管理

7、部门统一销毁。4.4.3 文件遗失时，文件使用人应及时向原文件发放处说明情况，并提交书面申请，经技术副总经理批准后方可领取文件，新文件的发放编号和册号仍沿用原编号。4.4.5 内部员工借阅、查阅归档文件，办理文件借用、查阅登记表；外单位要求查阅，需经技术副总经理批准后方可查阅，并办理登记手续。4.4.6 4.6文件的审批稿由文件发放处送资料档案室归档，未经批准不得借阅。4.5文件的更改及换版4.5.1文件需要非换版性的更改时，由有关技术员编制“文件修改补充通知单”，按本程序42审批。对于管理类文件，更改后的发放版本中，须用下划线标识本次改动的内容。4.5.2文件更改批准后，由原文件发放处按“文

8、件发放清单”实施发放，或发放修改文件，被更换的文件，技术类应回收统一销毁、管理类文件允许文件使用部门自行销毁。45.3文件一次更改超过三分之一或更改次数累计达五次，必须进行换版。换版更改的审批程序和格式与该文件首次编制审批时相同。454非受控文件不需要随受控文件的更改而更改。4. 6文件的作废4.1.1 文件作废由文件的原编制部门填写“文件更改（作废）通知单”，并按原审批程序进行审批。4.1.2 作废文件，按类型分类，技术类文件由文件发放部门按“文件发放清单,回收和销毁，管理类文件可以由使用部门自行销毁。除归档的文件审批稿的销毁须办理审批手续外，其它文件的销毁不需办理审批手续。4.1.3 作废

9、文件的审批稿在封面和每页上须加盖“作废”章后，作为资料保存于资料档案室。4.7外来文件控制4.7.1各相关部门收集到有关国家、行业类的标准、管理规定等，技术类交技术部统一汇总、管理，管理类交质保部统一汇总、管理。技术类文件通过编制“标准决定书”转换成内部文件使之生效，管理类文件在文件封面上加盖“外来文件”印章，并在“有效文件清单”上注明发放范围。4.7.2顾客提供的，技术类文件则由技术部负责管理，并在顾客提供的文件上加盖“外来文件”印章，或以公司编制文件的附件形式予以管理，其它资料则由质保部管理。4.8定期（通常为每年的1月或7月）由技术部和质保部分别编制技术类有效文件清单和管理类有效文件清单

10、，各文件使用部门（或场所）据此整理。5相关记录1）文件发放清单（XXX/XXX.1-001）2）文件借用、查阅登记表（XXX/XXX.1-002）3）文件修改补充通知单（XXX/XXX.1-008）4）有效文件清单（技术类和管理类）（XXX/XXX.1-005）6附件1）附件一：归档文件底稿封面的格式归档文件底稿封面文件名称：:佟批准核订签审标校编会期期期期期日日日日日编号：代替：页数：文件发放清单（XXX/XXX.1-001-B/0）部门份数册号签收部门份数册号签收质保02财务08技术03总经理09销售04开发13生产05采购14设备06综合组15人事07质检组12归档打字：（签名）校对：（

11、签名）归档者：（签名）归档日期：年月XXXXXX公司2）附件二：技术类文件的格式XXX（文件名称）册号共印册编号年月代替3）附件三：文件借用、查阅登记表的格式文件借用、查阅登记表记录编号：XXX/XXX.1-002-B序号：20-日期文件名称文件编号借用/杳签名归还日期/4）附件四：有效文件清单的格式年有效文件清单（质量管理类）文件编号：XXX/XXX.1-005-B序号：20-序口质量管理类文件名称文件编号-J肝号白对发放数唱三年有效文件清单（技术类）文件编号：XXX/XXX.1-005-B序号：20-序技术类文件名称文件编号审批：校核：编制:5）附件五：文件修改补充通知单的格式记录编号：XXX/XXX.1-008-B序号：20-文件修改、补充通知单编号：年月文件名称文件编号：页号：修改、补充原原来项目修改、补充内有关问题处理生效日期审批：标准化：编订：打字：校核：会签：校对：受控清单部册份部册份部册份部册份门号数I1号数门号数门号数归档销人1售041事070130部部质保021生产050财务080采购140部部部部技术部031设备部061总经理090军友210