ERP系统运行管理制度.docx

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1、ERP系统运行管理制度1. 1目的SAPERP系统对于改善企业业务流程、提高企业核心竞争力的作用是显而易见的。为确保事业部各部门相关人员确实动员起来，积极参与SAPERP系统的开展工作，同时规范SAPERP系统的管理工作，保障SAPERP系统安全稳定运行，支持正常业务顺利开展，特制定以下制度。1.2适用范围本办法适用于*公司SAPERP系统运行管理。2制定依据2. 1*。2.2*。3定义3. 1ERP：EnterpriseResourceP1anning,企业资源计划。3. 2SAP：SystemsApp1icationsProductsindataprocessing,SAP是当前主流的ER

2、P产品之一。3. 3*公司本期SAPERP系统运行含以下六大模块：SD（销售与分销）、MM（物料管理）、QM（质量管理）、FI（财务会计）、CO（成本控制）、PP（生产计划与控制）。4职责由综合管理部负责本办法的制定、修订与组织实施。5具体条款5.1SAPERP岗位职责及内容*分公司本期运行的SAPE即系统含F1（财务会计）、CO（成本控制）、MM（物料管理牧SD（销售与分销）、PP（生产计划与控制）、QM（质量管理）6大模块。根据系统职能的设置，对SAPERP工作小组及系统操作用户职责进行界定，共分解出如下岗位：5.1.1SAPERP主管:5.1.11负责SAPERP项目全盘指挥工作：包含整

3、个项目的规划、跟进、检查和支持；5.1.1.2负责SAPERP相关内容的培训，各项计划的落实与安排及各项工作考核；5.1.1.3负责监督及跟踪相关部门是否按照SAPERP流程操作业务；5.1.1.4SAPE即运行情况的工作汇报，以及项目中的各项制度和文件的编写；5.1.2SAPERP系统管理员:5.1.2.1负责SAPERP系统报表和单据的开发；5.1.2.2负责SAPERP系统的日常维护;5.1.2.3负责SAPERP权限的管理及分配。5.1.3营销中心销售部：销售内勤、销售员、销售主管5.1.3.1销售人员必须按照SAPERP业务蓝图来操作业务。5.1.3.2严格根据销售合同，在SAPER

4、P系统中维护销售订单。根据交货时间出具库存拣配单。5.1.3.3监督库存产品发货的正确性。5.1.3.4每天必须在SAPERP系统中查看：库存数量、生产完成情况、销售订单的跟踪。及时了销售产品的库存情况、生产完成情况、已有的销售合同情况。5.1.3.5财务提供应收帐款的清单，提配销售人员催款，销售人员依据财务提供的清单进行催款。5.1.3.6每天必须做到日清日结，当天的业务必须录入到SAPERP系统中。每月最后一天12点为财务月结时间，销售人员必须完成当月SAPERP所有业务处理。12点以后则为下个月的业务。5. 1.4制造中心工艺技术部：工艺师5.1. 4.1根据技术部门开发的新产品，对产品

5、的基础资料进行维护,制定产品的物料清单（BOM）；5.1.4.2对于物料清单（BOM）的更改，由需求部门申请，相关领导审批。制造中心工艺技术部按照审批单，在系统内录入变更单，执行BOM的更改。5.1.5物流中心采购部：采购员、计划员、采购主管、采购内勤5.1.5.1采购人员必须按照SAPERP业务蓝图来操作业务。5.1.5.2采购人员必须依据MRP结果和部门的申请，在SAPERP系统中创建采购订单。5.1.5.3采购人员每天必须了解原材料的库存量、生产计划和采购订单的完成情况。及时对采购订单进行跟踪。5.1.5.4监督库存原材料的收货的正确性。5.1.5.5每天必须做到日清日结，当天的业务必须

6、录入到SAPERP系统中。每月最后一天12点为财务月结时间，采购人员必须完成当月SAPERP所有业务处理。12点以后则为下个月的业务。5.1.6物流中心物流部：仓库管理员、物流专员、库房主管5. 1.6.1仓库保管员必须按照SAPE即业务蓝图来操作业务。5.1. 6.2仓库保管员必须必须依据单据收货和发货,杜绝没有单据收、发货。5.2. 6.3仓库保管员每天必须了解原材料的库存量、生产计划。5.1.6.4每周五下班前必须把一周的出库单和入库单，交货财务进行审核。5.1.6.5每天必须做到日清日结，当天的业务必须录入到SAPERP系统中。每月最后一天12点为财务月结时间，仓库保管员必须完成当月S

7、APERP所有业务处理。12点以后则为下个月的业务。5.1.6.6每个月必须在财务的监督下，作一次库存的抽盘。每个季度做一次库存的全盘。保证库存的帐面数和实际数一致。5.1.7制造中心生产计划部、总装车间：生产调度、生产主管5.1.7.1生产计划员、生产人员必须按照SAPERP业务蓝图来操作业务。5.1.7.2必须凭单据到库存领料，监督仓库员发料的正确性。5.1.7.3必须了解物料的库存量、生产计划执行情况。5.1.7.4每天必须做到日清日结，当天的业务必须录入到SAPERP系统中。每月最后一天12点为财务月结时间，生产人员必须完成当月SAPERP所有业务处理。12点以后则为下个月的业务。5.

8、1.7.5每个季度做一次车间的盘点。保证车间库存的准确性。5. 1.8质量安全部:质量工程师、检验员、质量主管5.1. 8.1质量检验员必须按照SAPE即业务蓝图来操作业务。5. 18.2由于检验员工作不认真,造成不能正常生产,需要进行处罚。5.1 .8.3每天必须做到日清日结，当天的业务必须录入到SAPERP系统中。每月最后一天12点为财务月结时间，仓库保管员必须完成当月SAPERP所有业务处理。12点以后则为下个月的业务。5.2 .9财务资产部：成本会计、财务会计、财务主管5.1.9.1财务人员必须按照SAPERP业务蓝图来操作业务。5.1.9.2每周必须审核库存人员的工作。5.1.9.3

9、所有的盘点财务人员必须监督，对产生的差异财务部必须最终给出处理的作法。5.1.9.4每天必须做到日清日结，当天的业务必须录入到SAPE即系统中。每月最后一天中午12点为财务月结时间，财务人员必须提醒业务部门作好结算工作，出具月结报表，关闭本月会计期，打开下个月的物料和会计期。5.1.9.5及时了解库存成本和产品成本，如有差异需要及时变动。5.1.10公司决策层5.1.10.1每周组织相关部门召开供、产、销协调开会，解决采购、生产、销售的存在的问题，保证业务正常运行。5.1.10.2每天在SAPERP系统中查询和跟踪业务完成情况。如发现问题，及时联系相关负责人。5.2 SAPERP系统用户权限及

10、密码管理5. 2.1事业部设SAPERP系统管理员1名，负责SAPERP系统用户权限的管理和维护。6. 2.2各部门新增用户、用户权限变更，应集中由涉及模块关键用户提出书面申请，模块关键汇集整理申请表经本部门领导签认后，报SAPERP系统管理员进行设置。7. 2.3SAPERP系统用户第一次登录系统后，必须修改个人的初始密码，密码长度不得小于5位。在使用过程中应不定期的修改个人密码,不得将用户名和密码借他人使用。8. 2.4SAPERP系统用户出差或其它原因不能办理业务时，由本部门领导指定专人代理负责，并做好用户名、密码交接记录。指定代理人应按相应的岗位职责进行操作，SAPERP系统用户返回岗

11、位时，应及时收回用户，并修改相应密码。5.3 运行管理5.3.1日常管理5.3.1.1各模块关键用户以现场支持的工作方式。5.3.1.2项目组每周四下午四点召开工作例会，分析问题清单，检查运行情况，每月整理出当月的问题汇总单及分析报告，月结完成后第一天召开SAPERP月度工作会，并形成SAPERP系统运行工作报告和考核意见，向公司SAPERP领导小组汇报。5.3.1.3项目组每月对各部门SAPERP系统相关工作情况进行评估,对于系统操作人员进行考核。5.3.1.4各部门负责人或SAPERP项目组成员必须对本职能小组的SAPERP工作负责，必须合理安排好本部门的工作时间和人员，以确保按照实施计划

12、参加SAPERP项目的各项工作,从而提交适时、适质、适量的资料。5.3.1.5SAPERP工作不是一朝一夕的，每天的工作要日清日结。5.3.1.6涉及到相关部门协助才能处理的问题，相关部门要很好的配合。5.3.1.7日常工作中有困扰部门开展工作的难题不能解决时，要及时的反馈到SAPERP项目经理或本模块关键用户处。5.3.1.8为确保相关负责人对SAPERP操作的熟练度，SAPE即项目小组会根据具体的情况会安排培训工作，培训分为集中培训和单个培训，具体由SAPERP项目经理或组长确定。培训内容主要是理论培训、实践培训操作规范。5.3.1.9参加各项会议和培训相关人员请按时到位，不准迟到、早退和

13、一切违反纪律的事情发生。培训和会议中要积极提出问题、讨论问题。5.3.1.10为提高系统资源利用率，SAPE即系统用户在完成各项操作后，应及时退出SAPERP系统避免其他用户无法使用。5.3.1.11各项业务的审核人员应认真履行本岗位职责，每半天至少登录系统1次，及时处理相关业务，发现问题应及时沟通、反馈，避免造成工作延误。5.3.1.12为提高系统运行效率，各级审核人员应提高服务意识，入库、出库审核一般应在1个工作日内办理完毕，存在较多问题的入库业务处理应在2个工作日内办理完毕或给予答复；其他审核应在2个工作日内办理完毕，确保不影响审核业务的正常进行。5.3.1.13其它日常管理将遵循事业部

14、各项规章制度（包括工作时间、考勤制度、绩效评估等）。5.3.2问题处理5.3.2.1分类SAPERP系统问题分为：用户操作问题，系统功能问题，权限问题、系统主数据问题、终端设备问题，网络故障问题，主机系统问题、需求修改和新增问题及其他问题。所有问题与工作，依照以下的受理、解决、确认、归档的管理机制和工作流程来处理。5.3.2.2受理5.3.2.2.1各业务操作人员在使用SAPE即进行业务操作时，必须按照SAPERP用户操作手册进行操作，当遇到无法明确的操作业务时，不得擅自主张随意操作，必须向项目组提出，由SAPERP项目小组给予解答，并按解答之后的操作规范进行操作。5.3.2.2.2项目组成员

15、接到用户请求后，无论是否属于本业务的范围，都要详细询问问题内容，耐心解答，并按照统一的SAPERP系统问题处理记录表格式认真记录问题，不得有推诿现象。5.3.2.2.3填写完SAPERP系统问题处理记录表后，如属于本业务范围的按相应的业务问题流程处理，如不属于本业务范围的或不清楚的，应负责与相关业务人员商量确定，将SAPERP系统问题处理记录表交项目组组长按相应的业务问题流程处理。5.3.2.2.4权限、系统主数据、需求修改和新增问题只受理各模块SAPERP关键用户整理递交的、并经本部门审批者批准的纸面文件,电子邮件、电话、口头形式的申请均不受理。5.3.3解决接到用户请求后，应在1小时内给用户回应，一般问题在两小时内解决，除重大问题外，当天的问题应当天解决。凡是当天解决不了的问题，必须向项目组组长报告。5.3.4确认问题解决后，应及时通知相关用户，并督促用户测试申请的问题，直至问题的解决得到用户确认。5.3.5归档问题解决后应按SAPERP系统问题处理记录表格式记录解决方案，归档备查。5.4 奖罚条例5. 4.1奖励条例6. 4.1.1对本制度学习非常透彻，考试成绩特别优秀者给予奖励50元一次（或按人力资源相关规定奖励）。7. 4.1.2平时表现突出，有很好的团队意识，定期完成工作任务且质量非常好