进出口企业访客登记管理制度AEO认证文件.docx

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1、文件变更记录版本生效日期变更内容变更人1.02023-4-302.02023-3-1修改文章结构2.12023-4-27文件签收记录序号签收日期签收人签字1234567891011进出口企业访客登记管理制度（AEo认证文件）1 .目的为加强公司访客接待工作的管理，促进访客管理工作规范化，保证公司正常的工作秩序，保证公司人员和财产安全，特制定本制度。2 .适用范围适用于本公司（含分公司）办公场所所有访客登记管理活动。3 .职责和权限3.1 公司人事行政部行政前台人员负责公司访客登记、预约、访客引导、防范异常及可疑人员进入的工作。行政前台人员应参加公司组织的供应链安全应急培训，能正确的识别可疑人员

2、，按本制度有关规定进行汇报与处置。3.2 各分公司指定专人负责分公司访客登记、预约、访客引导、异常人员进入防范工作。3 .3本制度的各种记录表单由行政前台人员负责登记整理，每年汇总一次交给公司AEO认证档案管理员打包、编号，放置在档案室进行保管，档案文件管理参见企业认证档案管理制度执行。4 .定义4.1 政府人员访客：公路运输管理、海关、工商等到访的执法人员。4.2 公务访客：公司客户、供应商、商业洽谈及拜访人员。4.3 私人访客：公司员工亲属、朋友。4.4 异常访客（可疑人员）：以下行为的人可以界定为异常访客（可疑人员），一是办公区域周边形迹可疑人员，包括行为或精神面貌怪异、神情紧张、蓄意滋

3、事、疑似恐怖分子者等；二是在办公区域内，非本公司员工且未佩戴访客证者，或非本公司员工虽佩戴访客证，但在没有本公司人员陪同的情况下擅自在公司市场部办公室、人事行政办公室、档案室、财务办公室、进出口关务办公室、总经理办公室等特殊敏感区域过多停留、四处闲逛、东张西望者。4 .5特殊敏感区域：特殊敏感区域范围为：公司市场部办公室、人事行政办公室、档案室、财务办公室、进出口关务办公室、总经理办公室。5 .工作程序5.1 访客预约5 .1.1凡需进入公司的访客，应提前预约，待确认受访者有时间会客时再来访，行政前台人员填写来访人员预约登记表。6 .1.2凡公司内部接待人员已与访客预约好的情况，应及时告知人事

4、行政部，进行前台报备、登记。待客人到后，行政前台人员应先询问客户，确定来访人员属于哪一类型的访客，采取对应的汇报、接待工作。5.1.3访客进入办公区域时，不得携带任何易燃易爆品、危险物品及其他管制刀具、枪支弹药等违法携带物品。5. 2访客车辆及进入登记管理5.1.1 访客车辆停放在物业停车场保安指定的停车位置，接受物业保安的现场指挥，离开车辆时紧闭车门，保管好自己的贵重物品。5.1.2 凡有访客进入公司，行政前台人员应先通知受访人员，在受访人员确认后，方可放行;进入公司的访客，须在办公场所前台接待处出示本人的有效证件，并准确规范的填写访客登记表，此记录表应保存3年。5.2.3行政前台人员必须仔

5、细查验访客的有效证件，并与访客填写的访客登记表逐项核对，查验核对无误后，发放访客证，并指引至预先安排的会客室，访客必须全程佩戴公司的访客证。5.2.4访客分类管理a）如果是政府或公司客户，前台人员需要立刻联系相关人员前来接待，然后核实客户的真实身份信息填写访客登记表并发放访客证,并由前台人员带领前往会客室或受访人员办公室。b）如果是一般访客，前台人员需要请访客出示身份证件并询问访问缘由与受访者,前台人员联系受访者，在征得受访者同意后，由访客填写访客登记表，并由前台人员发放访客证并带领前往会客室或受访人员办公室。c）如果访客没有身份证、身份证过期或非本人身份证，应禁止其进入办公区域，如果的确是有

6、事找公司内部人员，需报告公司人事行政部经理后才能进入，并由公司人员全程陪同或在公司办公区域外会见，前台人员填写前台值班人员工作日志，此表保存3年。5. 2.4异常访客（可疑人员）来访控制措施a）公司全员应加强对异常访客（可疑人员）正确识别能力的培训，前台人员及其他员工需要有识别、质询和确认未经许可进入、身份不明的人员的能力，一经发现有异常访客（可疑人员）进入的情况，前台人员或其他发现可疑人员的员工要及时报告。b）行政前台人员在接到其他员工的通知或本人发现可疑人员后，在最快时间内最大限度核实来访人员身份，来访人员目的，并汇报给人事行政部经理。前台人员填写前台值班人员工作日志，此表保存3年。C）异

7、常访客（可疑人员）情绪比较激动时，行政前台人员需要冷静面对避免冲突。当异常访客（可疑人员）可能做出突发性攻击行为时，前台人员需要在保护好自身安全情况下采用拍摄手段取证并及时报警。6. 3特殊敏感区域访问控制措施特殊敏感区域访问首先要通知该区域主管领导是否允许来访，待该特殊敏感区域主管领导作出安排后才可带领相关人员访问，总经理办公室来访需要经过总经理同意。7. 4本制度的相关登记表单档案管控在每一年的一月份，汇总上一年度的各种记录表单，汇订成册，统一交给公司AEO认证档案保管员保管，档案存在档案室。8. 参考文件/关联文件8.1 办公场所安全管理制度8.2 出入口安全管理制度9. 附件/表单9.1 来访人员预约登记表9.2 访客登记表9.3 前台值班人员工作日志