进出口企业员工档案安全管理制度AEO认证文件.docx

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1、文件变更记录版本生效日期变更内容变更人2.02023-1-1增加人员安全相关内容2.12023-4-27文件签收记录序号签收日期签收人签字1234567891011进出口企业员工档案安全管理制度（AEo认证文件）1 .目的为了规范公司的人事档案管理，同时为了维护人事档案的完整，防止档案损坏或丢失，便于高效、有序地利用档案资料，特制定本管理制度。2 .适用范围适用于公司（含分公司）员工纸质档案和电子档案的管理活动。3 .职责和权限3.1 公司人事行政部门为本公司员工人事档案的对口管理部门，指定人事专员为人事档案的保管负责人，负责保管公司人事档案管理工作；负责收集、鉴别和整理人事档案有关材料；负责

2、办理人事档案查阅、借阅和转递；负责做好人事档案的安全、保密、保护工作。3.2 各分公司由负责人指定专门文员配合人事行政部进行分公司人事档案的收集、整理、交接工作。4 .员工档案管理工作程序4.1 档案管理工作总体要求档案管理工作要做到：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、动态管理、整理规范,档案分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，并制电子目录，以便查阅。4.2员工档案建档4.2.1员工档案的分类a）员工入职档案：人力需求申请表、个人简历、应聘人员职位申请表、面试记录及待遇核定事项审批、应聘人员背景调查表、身份证复印件、学历学位证复印件、入职体检表、关于个人无犯罪记录的

3、声明。b）员工在职档案：转正及晋级表、企业员工动态管理核查记录表、各类合同及协议等。c）员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、外出培训审批表。d）绩效管理档案：员工绩效考核相关资料。4.2.2员工档案及时建档新员工报到后，人事档案管理人员收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、员工姓名、性别、部门、职务等信息。人事档案管理人员将档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案应备份在公司移动硬盘中，移动硬盘存放于人事行政部的保险柜中。员工人事档案管理人员须忠于职守，严格遵守公司员工

4、保密管理相关制度。4.3人事档案借用、查阅4.3.1查阅员工的人事档案需填写借用、查阅人事档窠审批表并经有效批准后方可查阅，本部门员工的人事档案查阅需经部门主管批准，部门主管有权查阅其他部门员工的人事档案，但需经人事行政部门主管审核，并报总经理批准；总经理有权查阅部门主管级别员工的人事档案。4.3.2查阅档案原则上在人事行政部门内部并在指定人员陪同下查阅。如需借出人事行政部门,需经人事行政部门主管批准。借用档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印，借出的档案必须在2天内归还。4 .4人事档案保管年限离职员工的人事档案每年清查，另外存档，应在妥善保管3年以后销毁。4.5本制度最终解释权归人事行政部，本制度从下发之日起实施。5 .参考文件/关联文件5.1 人员安全管理制度5.2 招聘录用辞退管理制度6 .附件/表单6.1 借用、查阅人事档案审批表6.2 关于个人无犯罪记录的声明