证照管理制度.docx

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1、证照管理制度第一章总则公司各类证照印章是公司行使权力的标志，也是公司的法律体现。为进一步规范公司各类证照印章的安全使用，规范使用流程，降低法律风险，提高使用效率，特制订本制度。本制度适用于公司各单位的印章和证照的管理使用。第二章管理职责一、人力行政中心行政部（下述简称行政部）是公司证照管理的责任部门，职责如下：1负责各类证照的申报、登记、变更、年检、注销以及保管、登记、备案。2、建立证照资料目录及相应档案，方便及时查找。3、负责日常管理,保证证照资料的完好无损，防止任I可情况下的遗失损坏。4、严格按照公司制度办理有关借阅、借用、复印等工作。二、行政部应指定专人管理公司证照印章，其职责如下：1专

2、管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁在保险柜内，妥善保管；次日上班后，首先检查印章保险柜有无异样，若发现意外情况应立即报告。2、专管员因故不在岗时，应指定其他人代管印章并交接工作，不得影响证照印章的正常使用。3、专管员正常上班后，代管人员应向专管员交接工作，登记交接的日期，实行印章人员登记备案制，明确责任，落实到人。4、专管员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印，手续不全的用印申请，坚决回绝。5、专管员用印章位置要准确，恰当，印记要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖，不多盖，超过一页的用印文件，要在落款和骑缝处一并加盖印章。6、专管员不得擅自用印，一经发现，严肃处理；若

3、因擅自用章导致公司遭受严重经济损失时，由其承担全部赔偿责任,并由公司对违纪者予以行政处分；造成严重损失或者情节严重者，移交有关机关处理。7、专管员离职时，其管理的印章记录和档案作为员工离职交接的一部分，同时办理交接手续。8、凡因保管不善或借用、借阅手续不齐，导致证照及重要文件资料遗失的，由行政部承担补办费用及相关责任。9、凡因借用、借阅人过失而造成的证照资料灭失，由借用、借阅人承担补办费用及相关责任。10、因行政部管理失责,造成证照年检逾期所产生的罚款由行政部自行承担。第三章证照印章的范围一、证照包括：营业执照、商标证书、专利证书、各类许可证、批准证书、认证证书、土地证、房产证、产品检测（验）

4、报告、验资报告、审计报告、评估报告、年检报告、董事长或管理委员会指定的重要文件、银行U盾、公司公章等证照原件及申办原始资料。二、公司的印章包括人事专用章、法人代表章、公司公章、财务专用章、合同专用章、发票专用章公司等。第四章证照印章的管理一、公司所有的证照印章，均由行政部负责登记、留样、存档，印章应注明启用时间、废止时间、废止原因，证照应注明年审时间。二、印章更换、证照年检均统一由行政部办理相关手续。行政部对公司的证照印章建立台账并定期更新。三、公司各单位营业执照（正副本）、公司公章、商标证书等由行政部负责管理。四、银行开户许可证、银行支付U盘、法人印章、支票、财务专用章、发票专用章由财务部负

5、责管理和使用。五、印章或证照丢失、损坏、被盗，应需及时向公司行政部书面报告，行政部应在发现当日登报挂失,然后凭挂失公告及工商部门开具的证明到公安局指定点刻制。五、各单位或个人不得擅自刻制印章或办理证照，由此引起的一切法律责任均由单位责任人承担。六、印章如果需要注销的，先填写印章注销申请报告，上报行政部。印章注销申请报告批准后，由行政部人员按照国家规定的注销程序进行注销。第五章证照印章的使用一、证照资料的借阅、借用、复印管理1、公司员工因工作需要必须借阅、借用、复印证照资料时，应先出具书面申请，填写证照使用登记表（注明名称、用途、件数、使用时间、归还时间等），经部门负责人同意并签字确认后，到行政

6、部办理使用手续。2、需要使用公章的各类合同、协议、证明等文件务必经法务部审核后方可盖章。3、行政部仅凭书面签批文件办理借用、借阅、复印等业务，其它任何人员提出的任何要求，均不予受理。4、凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述（1）款相同，但最长不得超过一个月。5、各类证照未经主管领导批准，任何人不得随意翻动、复印、外借，更不许擅自使用公司的证照进行各种担保。二、对不符合用印手续，用印文件内容与审批件不符的，印证，证件管理人有权拒绝办理并及时告知其部门负责人。三、盖章确保规范、清晰、上不压正文、下盖年月日。四、公司印章不允许随意带出公司，确因工作需要将印章或证照带出去使用的，应按照规定填写用印申请表说明事项，使用完毕，应立即去行政部办理归还手续。五、对外使用证照，一律使用复印件，并注明仅限于当次使用范围；如必须使用证照原件的，行政部需做好登记,使用结束后立刻归还。六、公司不允许开具盖有公司公章的空白文件，如因工作需要或其他特殊情况确需开具的，由申请人写明原因、用途，经总经办书面批准，行政部做特别登记、追踪管理。第六章本制度由人力行政中心负责解释，经董事长审批通过后生效。