记录控制程序.docx

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1、记录控制程序文件编号：WG-QESP-02版本号：B/0编制：审核：批准：版本号更改记录简要生效时间1 .目的：对记录进行控制和管理，为保证质量/环境/职业健康安全符合规定要求、体系有效运行、产品相关活动或服务的可追溯性及采取纠正预防和改进措施提供依据。2 .适用范围：适用于管理体系运行记录及管理活动记录的控制和管理。3 .权责：3.1 管理者代表负责确保本程序完善，正确持续的运行。3.2 各职能部门负责本部门各记录表格的拟制。3.3 各部门负责将有关记录收集、编写、归档、贮存、保管和处理。4 .定义：记录：为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。5 .程序内容：5.1 记录表单设计之制

2、订与变更：5.1.1 各类程序文件与工作标准书所附之表单由原制订部门负责设计，制订。由文控统一发行办理。5.1.2表单格式之设计须具备可追溯性。5.1.3表单栏位之填写，若无法使填表人员一目了然时须附带书面说明或施以教育训练。5.2记录表单填写规定：5. 2.1字迹应清晰且保持干净整洁。6. 2.2不得使用铅笔。7. 2.3表单必须填写完整不得漏填。1.1.1 2.4表单如需修改时，可在修改处划线写上正确内容并于修改处签名（不可使用涂改液），且能分辨出原意。1.2.5 记录之修改有品质争议时（如会影响到检验判定），修改人应注明修改原因。1.2.6 表单所注明的口符号，口表示为选择性项目，原则上

3、口由该表填写人填写,不使用时该口可不填写。5. 2.7记录文件之收集：记录收集方式，由各撰写或保存单位依记录性质、日期编号、顺序自行归档。6. 2.8记录窗体须加以归类并在档案夹明显处注明文件名称。7. 2.9档案之数据应按照顺序、项目分别建立/归档。5.2.10记录储存维护：由各保存单位指定专人以档案柜自行集中保管，并须注意储存环境，避免文件受潮。5.2.11记录保存期限，如客户或法规有要求按客户或法规规定保存期限，内部文件保存年限为最新版，生产类报表保存年限为1年，品质/环境/职业健康安全类表单保存年限为3年（法律法规有特殊要求的，按照相关规定执行），技术性文件的及表单保存5年以上，如是特殊性文件及环保文件记录则保存在10年以上。5.2.12记录处理:过期记录之销毁，由各部门指定人员交到文管处统一保管，由文管每年依保存期限申请销毁。5. 2.13若合约中约定质量记录亦可供客户或客户代表审查评估，但如欲索取时需经主管（含）以上人员批准。6. 2.14取阅:记录之取阅需经本部门主管同意后即可取阅，阅毕后必需完整归还。6 .相关文件：无7 .相关表格：7.1 记录控制清单