社会工作服务站档案管理制度.docx

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1、社工站档案管理制度为加强社工站档案管理，根据档案管理有关规定，结合社会工作实务制定本办法。第一条档案的分类社工站档案分五大类：项目档案、管理运行、服务内容、制度建设、媒体宣传。第二条档案管理的意义和作用社工站的档案是工作活动的记录。管理好档案是做好工作，提高工作质量和效率的必要条件。社工站形成的全部档案材料，由社工站指定专人集中统一保存和管理。各社工室、部门应及时收集归档的案卷，并为相关社工室、部门提供服务便利。第三条档案材料收集范围（一）项目档案材料：合同协议（招投标文件、合同协议）人员配置（组织架构、人员名单、执行计划）规范与风险（社会工作类套表模板、项目管理类记录资料）项目交付（项目评价

2、类档案）（二）管理运行材料：承接机构资料、项目计划、会议记录、月报周报、参访接待、培训学习、督导、汇报材料、媒体材料、物资管理等资料。（三）服务内容资料：收集需求、链接资源、救助服务、老幼关爱、社区治理、社会组织培育、工作照片等。1、个案档案材料：个案相关的基本信息、需求信息、跟进记录、个案计划、照片、证件复印件、票据复印件、音像资料等。2、物资收纳档案材料：用于记录来自单位、个人捐赠到援助社工站的物资入库登记、存放编号、出库目的、受捐人一般联络信息。3、活动开展档案材料：包括社工站开展、协助开展活动的计划方案、附件与宣传设计材料、签到表、相关人员材料、财务相关记录、照片、音像资料、活动简报、

3、媒体报道。4、会议记录档案材料包括社工站、社工站与各社工室、部门开展、街道社区开展、与项目相关的外出会议所涉及会议策划、会议相关宣传材料、会议所用资料、与会人员签到表、照片、音像记录文件、简报、媒体报导。5、讲师档案材料：包括社工站开展个案工作相关督导师，开展活动相关讲师的个人身份、学历、资质、银行卡复印件、工作方案、劳务合同、财务往来票据。6、政策资源库材料：包括社工站开展工作所涉及一切政策材料、个案工作所需社会提供资源、机构内部可提供资源材料。7、企业链接档案材料：包括社工站社工主动与辖区内企业、企业主动与社工站建立、辖区外参与辖区关爱援助工作相关企业、事业单位、个人机构相关的机构基本信息

4、表。企业跟进表、跟进照片、共同开展活动计划、简报。8、各周、月、季度总结计划档案材料：包括社工站项且周期内所涉及各周、月、季度时间节点的总结、下一时间节点计划简报、材料。9、活动照片材料：包括个案、小组、社区、走访、沟通、培训、督导等活动精选、清晰照片。（四）制度建设材料：管理制度、工作制度（社工专职服务制度工、管理制度材料：包括日常管理制度、信息收集与反馈制度、会议培训制度、项目管理制度、财务管理制度、档案管理制度、信息公开制度、绩效考核制度、服务监督制度固定资产管理制度等。2、社工服务制度材料：社工服务制度、单问责任制度、服务承诺制度、投诉处理制度、需求发现与评估机制、社会力量动员机制、服

5、务供需对接机制、绩效综合评价机制、工作统筹协调机制。（五）媒体宣传材料：宣传台账、新闻稿简报、刊物、广告设计制作文件、其它。第四条：收集的方法和份数（一）归档材料分为电子档案、纸质档案，电子档案由经办人自行上传云盘，如需审核的资料由社工站负责人审核后经办人上传云盘;待项目完成或结案时项目负责人/各服务板块负责人/指定项目档案管理人员打印纸质档案。（二）归档材料由社工站负责人指定专人负责收集整理归档，于项目开展第1个月立卷，结项前1个月检查档案并完成所有归档工作。（三）各社工室，部门外出参加有关单位会议的材料由参会人员负责收集归档。（四）机构统一管理制发的文件、报表等，应收打印件一式两份、主办的

6、会议文件收两套，出版物收三套归档。（五）文书档案应将正件与附件、请示与批复、转发文与原件等收集齐全。第五条，档案材料归档立卷要求（一）个案档案个案按照个案工作流程先后顺序编号立卷。（二）活动开展档案与企业链接档案1、活动开展档案与企业链接档案按活动开展时间先后进行立卷。（三）会议记录档案与各周、月、季度总结计划等文书材料1、按照文件类别立项（如计划、会议记录、简报等）2、资料按照时间先后编号归档。3、密不可分的文件应排列在一起。例如批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；印件在前，底稿在后：转发件在前，被转发件在后；方针、政策性文件在前，业务性文件在后；主管机关文件在前，本机构和其他单位文件在后。（四）政策资源库档案1、政策资源当以政策服务困境人群类型进行划分。2、相同政策服务类型的不同政策以该政策批示字号顺序存档。（五）物资收纳档案1、入库物资首先按食品、日化品、衣物等分类。2、食品等物资以保质期年限顺序立卷，日化品、衣物等物资以入库时间立卷。第六条档案的销毁对确无保存价值的档案，应登记在册，经社工站、机构领导批准后销毁。销毁时应有监销人，监销人要在销毁册上签字。